¿Te preocupa no saber cómo controlar las cuentas del bar o la cafetería y cumplir con Hacienda? ¿No sabes cómo calcular KPI y diferenciar obligaciones fiscales de registros contables? En esta guía simple se explica paso a paso la contabilidad sectorial: hostelería en España, incluyendo impuestos para cafeterías para principiantes España y cómo calcular KPI bares paso a paso España. Además se detalla la diferencia entre fiscal y contable hostelería España y qué hacer si Hacienda inspecciona bar España.
Puntos clave: Lo que debes saber en 1 minuto
- Registro diario de caja y TPV: el control diario evita problemas con IVA y facilita conciliaciones.
- Impuestos básicos: IVA, retenciones, pagos fraccionados y tasas locales son los esenciales para una cafetería.
- KPI prioritarios: RevPAR/ingreso medio por servicio, coste de alimentos y bebidas y ticket medio por cliente.
- Diferencia fiscal/contable: registros contables reflejan la realidad económica; la fiscalidad adapta esa información a normas tributarias.
- Inspección Hacienda: mantener facturas, libros y conciliaciones al día y atender requerimientos con profesional evita sanciones.
Por qué la contabilidad sectorial: hostelería es diferente
La contabilidad en hostelería tiene particularidades: altas transacciones en efectivo, ventas por TPV, compras frecuentes de materia prima, gestión de reservas, servicios combinados (alojamiento, F&B) y normativas específicas de IVA y tasas turísticas. Estas diferencias exigen un plan de cuentas adaptado, controles de inventario y procedimientos de cierre rápido para determinar la rentabilidad diaria.
En la práctica, los errores más comunes vienen por no diferenciar centro de coste (bar, cocina, terraza), no registrar ventas por canales (delivery, mesa, barra) y confundir conceptos fiscales y contables. Integrar una guía simple contabilidad hostelería España desde la apertura reduce riesgos.
Plan de cuentas y asientos típicos para bares y cafeterías
Un plan de cuentas adaptado a hostelería debe incluir cuentas para: ventas por categorías (bebidas, alimentos, servicios), compras de mercaderías, mermas, costes laborales por turnos, costes indirectos (agua, luz, gas), y cuentas de anticipos y reservas. A continuación ejemplos de asientos básicos:
Asiento venta en TPV
- Debe: 570 Caja/572 Bancos (según cobro) 100 €
- Haber: 700 Ventas de mercaderías 83,33 €
- Haber: 477 IVA repercutido (10% o 21% según producto) 16,67 €
Asiento compra de mercancías
- Debe: 600 Compras 60 €
- Debe: 472 IVA soportado 12,60 € (21%)
- Haber: 400 Proveedores 72,60 €
Nómina y seguridad social
- Debe: 640 Sueldos y salarios 1.200 €
- Debe: 4753 Seguros sociales a cargo de la empresa 360 €
- Haber: 476 Acreedores por salarios 1.560 €
Estos ejemplos simplificados ayudan a entender la estructura, pero es imprescindible adaptar cuentas y subcuentas a cada negocio.
Guía simple contabilidad hostelería España: pasos imprescindibles
- Abrir un plan de cuentas sectorial y codificar por centros de coste.
- Registrar diariamente ventas, cobros y arqueos de caja.
- Conciliar semanalmente extractos bancarios con ventas TPV y cobros.
- Controlar inventarios y mermas con hojas rápidas por turno.
- Asientos de cierre mensual: amortizaciones, provisiones, regularización de IVA y pagos fraccionados.
- Guardar facturas y justificantes digitales y físicos durante 6 años.
Para principiantes, la regla práctica es: siempre registrar la operación el mismo día y mantener un backup de la TPV.
Impuestos para cafeterías para principiantes España: obligaciones y calendario
Las obligaciones fiscales básicas suelen ser:
- IVA: declarar trimestralmente (modelo 303) y resumen anual (modelo 390). Algunos productos tienen IVA reducido (10%) y otros general (21%). Consultar Agencia Tributaria para ejemplos actualizados.
- Retenciones: si hay profesionales o arrendamientos, presentar modelos 111 y 115 trimestrales.
- IRPF/IS: autónomos presentan pagos fraccionados (modelo 130 o 131) y empresas el modelo 202.
- Impuestos locales: tasas de ocupación de vía pública, licencias y posibles tasas turísticas.
Consejos prácticos para principiantes: separar el IVA de cada ticket, contabilizar y agrupar facturas de compra por periodo y programar recordatorios trimestrales para modelos. Para dudas sobre tipos reducidos y regímenes especiales, consultar el apartado de IVA de la AEAT en agenciatributaria.es.
Cómo calcular KPI bares paso a paso España (tutorial práctico)
KPI esenciales para un bar
- Ticket medio = Ingresos totales / Número de tickets
- Coste de mercancías (%) = (Coste ventas / Ventas) x 100
- Margen bruto = Ventas - Coste ventas
- RevPAR (en alojamiento) = Ingresos habitaciones / Habitaciones disponibles
- Cobertura por servicio = Ingresos F&B / Total ingresos
Paso a paso: calcular ticket medio y coste de mercancías
1) Reunir datos del periodo: ventas totales, número de tickets, compras de mercancías y ajuste de inventario.
2) Calcular ticket medio: dividir ventas entre tickets.
3) Calcular coste de mercancías: sumar compras y variación de inventario para el periodo.
4) Expresar coste sobre ventas en porcentaje.
Estos pasos permiten detectar desvíos en precio o mermas. Para implementarlo a diario, exportar informes del TPV y usar una hoja de cálculo con fórmulas fijas.
Tabla comparativa: software contable y TPV para hostelería (criterios prácticos)
| Software/TPV |
Integración TPV/PMS |
Control inventario |
Precio estimado |
Uso recomendado |
| TPV A (ejemplo) |
Alta |
Sí |
25 €/mes |
Cafeterías pequeñas |
| TPV B |
Media |
Sí, con módulos |
60 €/mes |
Bares con delivery |
| ERP contable C |
Baja |
Limitada |
120 €/mes |
Restaurantes con contabilidad propia |
| Solución cloud D |
Alta |
Avanzado |
40 €/mes |
Cadena pequeña con multi-centros |
Esta comparativa orientativa muestra la importancia de elegir herramientas que permitan exportar ventas y pedidos para automatizar conciliaciones.
Diferencia entre fiscal y contable hostelería España: claves para no confundir
- Contabilidad: registro fiel de la actividad económica conforme al Plan General Contable. Refleja ingresos devengados, gastos imputados y patrimonio.
- Fiscalidad: conjunto de normas tributarias que modifican bases y plazos para cálculo de impuestos (por ejemplo, amortizaciones fiscalmente deducibles con límites distintos).
En hostelería la diferencia aparece en: reconocimiento de ingresos (reservas y depósitos), tratamientos de propinas, y en la valoración del inventario. Contabilizar un ingreso no siempre coincide con su imputación fiscal. Ante dudas, documentar el criterio y conservar soporte.
1) Solicitar identificación y documento de notificación.
2) Mantener la calma y entregar solo la documentación solicitada: libros contables, facturas, modelos presentados y conciliaciones.
3) Anotar el alcance temporal de la inspección y pedir copia del acta.
4) No admitir hechos que no estén documentados; consultar con asesor fiscal inmediatamente.
5) Si existe un descuadre, proponer regularización con voluntariedad y solicitar fraccionamiento si procede.
Documentación clave a tener lista: libros registro de IVA, libro diario, cuentas anuales, justificantes de caja y extractos bancarios. Para orientaciones oficiales, ver agenciatributaria.es.
Checklist fiscal y contable mensual para cafeterías y bares
- Conciliación bancaria semanal.
- Registro diario de tickets y arqueos de caja.
- Control de reservas y anticipos (asiento de ingresos no devengados).
- Revisión de inventario y mermas.
- Preparación de IVA trimestral y pagos fraccionados.
- Copia de nóminas y seguros sociales.
Flujo operativo contable 🍽️
Paso 1 → Registro ventas (TPV/efectivo) 🍽️ → Paso 2 → Conciliación bancaria y arqueo 💳 → Paso 3 → Control inventario y mermas 📦 → Paso 4 → Asientos de cierre y provisiones 📊 → ✅ Éxito: presentación fiscal correcta
Checklist operativo de cierre mensual
✓ Ventas y arqueo
Exportar registros TPV, tickets y arqueo diario.
✓ Inventario
Comparar compras menos mermas vs ventas.
✓ Pagos y proveedores
Conciliar facturas pendientes y vencimientos.
Ventajas, riesgos y errores comunes
✅ Beneficios / cuándo aplicar
- Mejora de la liquidez y previsión cuando se implementa un control diario.
- Mayor capacidad para negociar precios con proveedores con datos sólidos de consumo.
- Reducción de sanciones por presentaciones a tiempo y conciliaciones.
⚠️ Errores que debes evitar / riesgos
- No diferenciar centros de coste (barra, cocina, terraza).
- No registrar las propinas y su tratamiento contable y fiscal.
- Olvidar la documentación de entregas a cuenta y reservas.
Casos prácticos y plantillas recomendadas
- Plantilla A: hoja de cálculo para cálculo diario de ticket medio y coste mercancías.
- Plantilla B: diario de caja y conciliación bancaria.
- Plantilla C: plan de cuentas adaptado con subcuentas por centro de coste.
Implementar al menos dos plantillas y automatizar la importación desde el TPV reduce errores.
Preguntas frecuentes
¿Qué es la contabilidad sectorial: hostelería y por qué importa?
La contabilidad sectorial: hostelería adapta el plan contable y controles al modelo de negocio del sector, facilitando la gestión de costes y cumplimiento fiscal.
¿Cómo declarar el IVA de las ventas en una cafetería?
Se debe separar el IVA repercutido por tipo (10% o 21%) y presentar el modelo 303 trimestralmente, con el resumen anual en modelo 390.
¿Qué impuestos para cafeterías para principiantes España son imprescindibles?
IVA, retenciones de profesionales, pagos fraccionados de IRPF o IS y tasas locales son los básicos para una cafetería en España.
¿Cómo calcular KPI bares paso a paso España sin software complejo?
Exportar ventas y número de tickets del TPV, registrar compras e inventario y aplicar las fórmulas: ticket medio, coste mercancías (%) y margen bruto.
¿Cuál es la diferencia entre fiscal y contable hostelería España?
La contabilidad refleja la realidad económica; la fiscalidad adapta esa información para calcular impuestos siguiendo normas tributarias específicas.
¿Qué hacer si Hacienda inspecciona bar España y no están todas las facturas?
Comunicar al inspector, aportar lo que exista y tratar de regularizar la situación con el asesor fiscal solicitando plazos o fraccionamientos si procede.
¿Cuáles son los KPIs más útiles para decidir precios y cartas?
Ticket medio, coste de materias primas (%), rotación de stock y margen por plato o bebida.
TU PRÓXIMO PASO:
- Registrar hoy mismo el arqueo diario y exportar un informe del TPV para la última semana.
- Implementar la plantilla de cálculo de KPI y calcular ticket medio y coste de mercancías del mes pasado.
- Revisar el calendario fiscal y programar recordatorios trimestrales para IVA y pagos fraccionados.