¿Contratar personal o subcontratar servicios? Esa duda recurrente puede costar dinero, tiempo y reputación si la decisión es incorrecta. Para pymes pequeñas la elección no es solo económica: afecta control operativo, escalabilidad y riesgos legales. Esta guía práctica proporciona criterios cuantitativos y cualitativos, ejemplos numéricos adaptados a España (valores indicativos), plantillas básicas y un plan de acción listo para aplicar.
Lo esencial de contratar empleado vs subcontratar (PYMEs pequeñas)
Decisión clave: contratar aporta control y fidelidad; subcontratar aporta flexibilidad y reducción de costes fijos. Coste total típico de un empleado puede sumar 30–45% sobre el salario bruto por cotizaciones y costes asociados (valor indicativo).
Subcontratar compensa cuando la necesidad es temporal, especializada o volátil; contratar suele compensar cuando la carga es estable y estratégica.
Riesgos legales y de continuidad cambian: la empresa asume mayores obligaciones con empleados; con subcontratistas conviene revisar SLA y responsabilidades compartidas.
Regla práctica: si la actividad requiere más de 20–25 horas/semana durante 6+ meses y aporta ventaja competitiva, tender hacia contratación; si la necesidad es intermitente, escalar proyectos o requiere especialización puntual, considerar subcontratar.
Idea central: comparar coste total y riesgo operativo en el mismo horizonte temporal (12 meses) antes de decidir.
Contratar empleado
Control operativo ✅
Subcontratar servicio
Flexibilidad ✅
✓ Elegir según estabilidad de la carga de trabajo, criticidad del know‑how y control deseado.
Cómo comparar costes reales: ejemplo numérico para pymes españolas
Explicar la comparación con un ejemplo concreto ayuda a entender la decisión. Los números siguientes son indicativos y deben ajustarse con datos oficiales y cotizaciones vigentes.
Concepto
Empleado (mensual)
Subcontratado (mensual)
Salario bruto
1.800 €
—
Cotizaciones empresa (aprox. 31% indicativo)
558 €
—
Vacaciones y pagas prorrateadas
150 €
Incluido en tarifa
Seguros, formación y equipo
80 €
Puede añadirse (+) 60–150 €
Coste total estimado
2.588 €
2.000 € (ej: tarifa externa 25 €/h x 80 h/mes)
Interpretación del ejemplo
El coste empleado (2.588 €) refleja salario más cargas sociales empresariales y costes asociados; es fijo y recurrente.
El coste subcontratado (2.000 €) varía según horas y tarifa; suele incluir responsabilidad fiscal del proveedor, pero puede implicar costes ocultos (coordinación, tiempo de gestión, calidad variable).
Conclusión práctica: si la carga de trabajo supera cierto umbral de horas fijas y la función es estratégica, contratar puede ser más rentable a medio plazo; si la actividad es variable o especializada, subcontratar suele ganar en flexibilidad.
Costes ocultos al contratar empleado en España
Retribuciones no monetarias: formación, equipos, herramientas y onboarding .
Absorción de días de baja y absentismo: coste indirecto por productividad perdida.
Coste administrativo: nóminas, gestión de Seguridad Social, prevención de riesgos y documentación.
Riesgo de despido: indemnizaciones y trámites legales según tipo de contrato.
Beneficios sociales y clima laboral: gastos en incentivos o medidas de retención.
Errores frecuentes: subestimar la tasa real de cotización, olvidar prorateo de pagas extras, no provisionar indemnizaciones y asumir que la adaptación es inmediata.
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Ventajas y desventajas prácticas de cada opción
Ventajas de contratar
Mayor control sobre tareas y cultura organizativa.
Retención de conocimiento y alineación estratégica.
Posibilidad de aplicar bonificaciones y contratos formativos o de apoyo (consultar ayudas locales).
Desventajas de contratar
Costes fijos elevados y menor flexibilidad para ajustar plantilla.
Obligaciones legales y tributarias continuas.
Riesgo de ineficiencia si la carga de trabajo baja.
Ventajas de subcontratar
Costes variables y escalables según demanda.
Acceso a especialización sin invertir en formación interna.
Menor gestión administrativa directa.
Desventajas de subcontratar
Menor control sobre procesos y tiempos de entrega.
Riesgo de dependencia del proveedor y fuga de know‑how.
Necesidad de contratos claros (SLA) y supervisión de cumplimiento.
Cómo evaluar proveedores y contratos de subcontratación
Verificar solvencia y referencias: solicitar proyectos similares y contactos de clientes.
Comprobar seguros y responsabilidad civil: pedir pólizas vigentes.
Definir SLA con KPIs (plazos, calidad, penalizaciones por incumplimiento).
Incluir cláusulas de confidencialidad y propiedad intelectual.
Definir procesos de traspaso si se desea internalizar más adelante.
Información fiscal en la Agencia Tributaria y cotizaciones en la Seguridad Social ayudan a calcular costes oficiales.
Contratos, tipos y obligaciones legales para pymes (España)
Contrato indefinido: mayor protección y posibles bonificaciones. Requiere alta en Seguridad Social y retenciones de IRPF.
Contrato temporal o formación: útil para necesidades puntuales o formación interna; atención a la normativa que limita concatenaciones.
Autónomos y convenios mercantiles: cuando se contrata a un profesional autónomo, evitar la falsedad laboral comprobando jornadas, dependencia y exclusividad.
Importante: no considerar al trabajador como autónomo si existe dependencia organizativa; en caso de dudas, consultar a la Inspección de Trabajo o un asesor laboral.
Ministerio de Trabajo y Economía Social ofrece guías y normativa vigente.
Riesgos legales al subcontratar y cómo mitigarlos
Riesgo de responsabilidad solidaria en materia de seguridad social en determinadas cadenas de subcontratación; revisar la normativa aplicable.
Incumplimientos del proveedor que afecten reputación o continuidad del servicio.
Pérdida de control sobre datos personales: garantizar cláusulas de protección de datos y cumplimiento del RGPD.
Medidas prácticas:
- Incluir cláusula de auditoría y pedir certificados de cumplimiento (por ejemplo, ISO o auditorías externas).
- Exigir pólizas de seguro y fianza si corresponde.
- Documentar entregables y revisiones periódicas.
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Checklist rápido para decidir contratar o subcontratar
¿La necesidad es recurrente y predecible? (sí → contratar)
¿La función aporta ventaja competitiva central? (sí → contratar)
¿La demanda es estacional o por proyecto? (sí → subcontratar)
¿Existe capacidad de gestión interna para supervisar un proveedor? (no → revisar opción)
¿Existen ayudas o bonificaciones para contratación disponibles? (consultar administraciones locales)
Errores frecuentes al externalizar talento en pymes
No formalizar un SLA con KPIs claros.
Seleccionar solo por precio sin evaluar solvencia.
No prever duración mínima y cláusulas de salida.
No exigir seguros y acreditaciones.
Consecuencia: sobrecostes por rectificaciones, retrasos y problemas de calidad.
Balance estratégico: lo que ganas y arriesgas con contratar vs subcontratar
✅ Escenarios de éxito (contratar)
Operaciones estables con crecimiento moderado.
Necesidad de control y protección de propiedad intelectual.
Programas continuos de atención al cliente o producción.
✅ Escenarios de éxito (subcontratar)
Picos estacionales o proyectos puntuales.
Necesidad de capacidades especializadas no presentes internamente.
Optimización rápida de costes variables.
⚠️ Puntos críticos de fracaso
Falta de contrato claro con proveedor → conflictos por entregables.
Subestimar costes indirectos de empleados → impacto en liquidez.
Mala gestión del cambio al internalizar servicios previamente externalizados.
Plantillas y cláusulas esenciales (resumen)
Contrato laboral básico: duración, salario, horario, periodo de prueba, convenio aplicable, cláusulas de confidencialidad.
Modelo de acuerdo de servicio (SLA): objetivos, entregables, plazos, penalizaciones, revisiones y resolución de conflictos.
Checklist de due diligence para proveedores: referencias, pólizas, solvencia, certificaciones y RGPD.
Proceso de decisión
Paso 1 → Evaluar carga (horas mensuales y previsión 12 meses) → Paso 2 → Calcular coste total (salario + cotizaciones vs tarifa externa) → Paso 3 → Evaluar criticidad y protección de datos → ✅ Decisión: contratar/subcontratar
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FAQ práctico sobre contratar empleado vs subcontratar (PYMEs pequeñas)
Cómo saber si conviene más contratar o subcontratar
La decisión depende de la estabilidad de la carga de trabajo, la criticidad estratégica de la función y el coste total en un horizonte de 12 meses. Comparar coste total y riesgos ayuda a decidir.
Por qué la subcontratación puede salir más cara a largo plazo
La subcontratación puede implicar costes ocultos de coordinación, baja continuidad y dependencia; si la función es estratégica y recurrente, esos costes suman y pueden superar la economía de un empleado.
Qué pasa si se usa a un autónomo y la inspección considera relación laboral
La empresa puede enfrentarse a sanciones, recálculo de cotizaciones y responsabilidades por falta de altas. Conviene documentar independencia contractual y condiciones reales de trabajo.
Cuál es el coste real de contratar en España hoy
El coste real incluye salario bruto, cotización empresarial (indicativa 25–35%), pagas prorrateadas, seguros y costes administrativos. Para cifras oficiales consultar la Seguridad Social y la Agencia Tributaria.
Cómo proteger datos al subcontratar servicios
Incluir cláusula de tratamiento de datos conforme al RGPD, revisar cláusulas de subcontratación y exigir auditorías o certificados de seguridad.
Por qué revisar SLA cada 6–12 meses
Las condiciones del negocio y las necesidades cambian; revisar SLA evita desalineaciones, permite ajustes en KPIs y previene problemas de calidad.
Tu plan de acción para decidir hoy
Paso 1: Recolectar datos (10 minutos)
Anotar horas mensuales estimadas, funciones críticas y tarifas ofrecidas por proveedores.
Paso 2: Calcular coste total (10 minutos)
Usar la tabla de ejemplo y sustituir con cifras propias: salario bruto, % cotización indicativa y tarifa externa. Resultará una cifra orientadora.
Paso 3: Tomar una decisión temporal y medir (10 minutos)
Si la decisión es subcontratar, firmar un SLA de 3–6 meses con revisiones mensuales. Si la decisión es contratar, estudiar posibles bonificaciones y contratar con periodo de prueba.
Recursos y enlaces útiles
Recursos adicionales descargables
Plantilla: contrato laboral básico (modelo).
Plantilla: acuerdo de servicio / SLA con KPIs.
Calculadora: hoja de cálculo para comparar coste total (empleado vs subcontratado), se recomienda adaptar a cifras locales.
