¿Preocupa el riesgo de sanciones por protección de datos? ¿No está claro cómo adaptar la documentación y los procesos al RGPD sin contratar un costoso servicio legal? Esta guía sobre Cumplimiento RGPD para autónomos y pequeñas empresas ofrece pasos claros, plantillas prácticas y respuestas directas a situaciones reales: cómo adaptar contrato RGPD para autónomos, guía simple adaptación RGPD pequeñas empresas y qué hacer si te inspeccionan por RGPD.
Puntos clave: lo que debes saber en 1 minuto
✅ Obligatorio para casi todos : El RGPD aplica a la mayoría de autónomos y pymes que traten datos personales, incluso sin facturar en grandes cantidades.
✅ Registro y contrato son básicos : Registro de actividades de tratamiento y cláusulas de encargo con proveedores son las dos acciones prioritarias.
✅ Evaluación proporcional : Realizar un paso a paso evaluación de riesgos RGPD proporcional al volumen y sensibilidad de los datos.
✅ Plantillas prácticas : Usar mejores plantillas RGPD para principiantes pymes acelera la implementación y reduce costes.
✅ Inspecciones: calma y documentación : Si surge una inspección, la reacción inmediata está en la documentación y las medidas técnicas implementadas,saber qué hacer si te inspeccionan por RGPD evita agravantes.
Cómo adaptar contrato RGPD para autónomos ✅ cláusulas esenciales
¿Qué debe incluir un contrato cuando se externaliza tratamiento?
⚖️ Objeto y duración del encargo.
🛡️ Medidas técnicas y organizativas concretas (cifrado, backups, control de acceso).
🔁 Subencargos : permiso y condiciones.
📤 Notificación de brechas en 24-72 horas.
📌 Responsabilidades y auditorías .
Modelo práctico: cláusula mínima (resumen)
Finalidad y límites : sólo el tratamiento necesario para la prestación.Instrucciones del responsable : el encargado actúa según documentación escrita.Seguridad : medidas proporcionadas (cifrado en tránsito y reposo, control de accesos).Subcontratación : requiere autorización previa.Confidencialidad : obligación expresa de personal.Sincro de datos : duración y eliminación/ devolución al finalizar.
Cómo adaptar contrato RGPD para autónomos según actividad
💼 Servicios profesionales (asesoría, diseño): enfatizar confidencialidad y eliminación de archivos.
🛒 Comercio online: cláusulas sobre cookies, proveedores de pago y transferencias internacionales.
🩺 Servicios de salud o datos sensibles: mayores medidas y requisitos de seguridad.
Enlaces útiles: AEPD , BOE (textos legales) .
Guía simple adaptación RGPD pequeñas empresas ⚙️ checklist 30/60/90 días
🧾 Registrar los tratamientos principales.
🔐 Revisar accesos y contraseñas.
📄 Implantar cláusulas de privacidad en contratos y web.
60 días: medidas técnicas y contratos
🛠️ Firmar encargos con proveedores (hosting, contabilidad).
💾 Configurar copias de seguridad, cifrado y logs.
📊 Realizar un primer paso a paso evaluación de riesgos RGPD para los tratamientos críticos.
👥 Formar al personal y actualizar documentación.
🧩 Implantar procedimiento de gestión de brechas.
📎 Guardar evidencias y plan de mejora.
Guía simple adaptación RGPD pequeñas empresas: estimación de costes
Plantillas y auto-implementación: €0–€250.
Revisión legal puntual: €200–€800.
Servicio continuado/consultoría: €60–€200/mes.
¿Quieres más información? Escríbenos y te orientamos
Paso a paso evaluación de riesgos RGPD 🧭 método simplificado
Paso 1: identificar el tratamiento
¿Qué datos se recogen? (nombres, emails, tarjetas)
¿Con qué finalidad?
Paso 2: mapear flujo de datos
Origen, almacenamiento, acceso, transferencia.
Paso 3: valorar probabilidad e impacto
Alta/Media/Baja en función de volumen y sensibilidad.
Paso 4: medidas para mitigar
Técnica: cifrado, control de accesos, copias periódicas.
Organizativa: políticas internas, formación, contratos.
Paso 5: documentar y revisar
Registrar resultados en el registro de actividades.
Revisar anual o tras cambios importantes.
Mejores plantillas RGPD para principiantes pymes 📂 recursos y ejemplo
Pack mínimo recomendado
📝 Registro de actividades de tratamiento (RAT).
📜 Cláusula de encargo para proveedores.
🔒 Política de seguridad básica.
📩 Modelo de aviso de brecha y comunicación a interesados.
📎 Política de cookies y texto legal web.
Dónde conseguir plantillas actualizadas
Mejores plantillas RGPD para principiantes pymes: recomendaciones prácticas
Empezar por plantillas editables (docx) y adaptarlas con datos reales.
Priorizar registro y cláusulas de encargo antes que políticas extensas.
Checklist visual: 30/60/90 días para pymes
30 días
Registro básico, cláusulas web, contraseñas
60 días
Contratos con proveedores, backups, cifrado
90 días
Formación, simulacros y revisión anual
Cómo funciona realmente
📊 Datos del caso:
- Actividad: tienda online (microempresa).
- Volumen: 2.000 pedidos/año, 10.000 emails de marketing almacenados.
- Proveedores: hosting en UE, plataforma de pago externa.
🧮 Cálculo/Proceso:
- Paso 1: registro de tratamiento (ventas, marketing, facturación).
- Paso 2: paso a paso evaluación de riesgos RGPD: marketing (impacto medio), facturación (impacto medio-alto por datos financieros).
- Paso 3: medidas: cifrado en base de datos de clientes, revisar contrato con proveedor de pago, sistema de consentimiento doble opt-in.
✅ Resultado: reducción del riesgo legal (de alto a medio), documentación lista para inspección y plan de respuesta a brechas.
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Flujo de cumplimiento visual 💡
🟦 Identificar → 🟧 Documentar → 🟨 Mitigar → ✅ Auditar
Comparativa rápida: soluciones técnicas coste-efectivas 📊
Solución
Ventaja
Coste estimado anual
Hosting cifrado y backups
Seguridad + recuperación
€60–€250
Gestión de consentimientos (plugin)
Cumple cookies/consent
€0–€150
Servicio legal puntual
Validación de contratos
€200–€800
DPO externalizado (mes)
Supervisión continua
€80–€300/mes
Ventajas, riesgos y errores comunes
✅ Beneficios de cumplir bien
✔️ Mejora la confianza del cliente.
✔️ Reduce riesgo de sanciones y pérdida de negocio.
✔️ Mejora procesos internos y seguridad.
⚠️ Errores que aumentan riesgo
✖️ Documentación incompleta o inexistente.
✖️ Contratos con proveedores no actualizados.
✖️ Falta de pruebas de medidas técnicas.
⚠️ Cuándo aplicar medidas avanzadas
Cuando se traten datos sensibles o transferencias fuera de la UE.
Cuando el volumen y la automatización aumenten significativamente.
Proceso de evaluación en 5 pasos
1️⃣
Identificar tratamientos
Listar orígenes y finalidades
2️⃣
Valorar impacto
Probabilidad x gravedad
3️⃣
Mitigar
Medidas técnicas y organizativas
4️⃣
Documentar
Registro y evidencia
5️⃣
Revisar
Auditoría anual o tras cambios
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1) 🚨 Mantener la documentación organizada: registro de tratamientos, contratos y políticas.
2) 📞 Designar a la persona encargada de responder a la autoridad.
3) 🗂️ Entregar sólo la información solicitada y dentro de los plazos.
4) 🛠️ Aportar evidencia de medidas técnicas (logs de seguridad, backups, contratos).
5) ⚖️ Si hay sanción, evaluar recurso administrativo con asesoría especializada.
Preguntas frecuentes
¿Cumple un autónomo si solo tiene clientes por email? (cómo adaptar contrato RGPD para autónomos)
Sí, debe registrar el tratamiento y adaptar contratos y avisos según la actividad; cómo adaptar contrato RGPD para autónomos incluye cláusulas de finalidad y seguridad.
¿Qué incluye la guía simple adaptación RGPD pequeñas empresas?
Incluye checklist 30/60/90 días, plantillas básicas y recomendaciones técnicas proporcionales al riesgo.
¿Cómo se hace un paso a paso evaluación de riesgos RGPD en 5 minutos?
Identificar tratamiento, mapear flujo, valorar probabilidad e impacto, proponer medidas y documentar en el registro.
¿Dónde encontrar mejores plantillas RGPD para principiantes pymes?
En la AEPD y en asociaciones sectoriales; descargar plantillas editables y ajustar al negocio.
¿Qué hacer si te inspeccionan por RGPD y no tienes toda la documentación?
Entregar lo que exista, mostrar plan de remediación inmediato y solicitar plazo razonable para completar evidencias.
¿Necesita un autónomo un delegado de protección de datos (DPO)?
Sólo cuando el tratamiento lo exige por volumen o naturaleza (datos sensibles o seguimiento masivo); la mayoría de autónomos no lo requieren.
¿Cómo probar consentimiento válido para marketing?
Registro del consentimiento (fecha, texto mostrado, medio) y doble opt-in para máxima seguridad.
¿Qué sanciones son comunes y cómo evitarlas?
Multas administrativas y requerimientos de ajuste; evitarlas con documentación, medidas técnicas y contratos con proveedores.
TU PRÓXIMO PASO:
Reunir en un solo lugar el registro de tratamientos y contratos con proveedores.
Descargar e implantar una plantilla de cláusula de encargo y una política de privacidad básica.
Realizar un paso a paso evaluación de riesgos RGPD para su tratamiento más crítico y documentarlo.
