¿Te preocupa no cumplir con los requisitos para facturar a una administración pública? ¿No sabe cuál es la diferencia entre Facturae y factura electrónica, o qué hacer si una Facturae es rechazada? Esta guía concentra todo lo necesario sobre Facturación electrónica para contratos públicos (Facturae): desde la generación del XML hasta el envío, resolución de errores, costes y recomendaciones de programas para principiantes.
Puntos clave: Lo que debes saber en 1 minuto
- Facturae es el estándar obligatorio para facturar a las administraciones públicas españolas; incluye estructura XML y metadatos obligatorios.
- Si una Facturae es rechazada, revisar códigos de error, validar el XML y reenviar tras corregir; conservar trazabilidad y acuses.
- Enviar Facturae paso a paso requiere firma electrónica válida, elegir Punto General de Entrada (FACe u otros) y comprobar CCAAs si aplica.
- Cuánto cuesta emitir Facturae a administraciones depende de la solución: desde gratuita (Punto General FACe) hasta 5-20 €/mes por factura en plataformas de pago según volumen.
- Mejores programas Facturae para principiantes: se recomiendan opciones simples, con generación XML automática, plantilla visual y soporte para firma electrónica.
Qué es exactamente Facturación electrónica para contratos públicos (Facturae) y por qué importa
Facturación electrónica para contratos públicos (Facturae) es el formato y conjunto de reglas técnicas que obliga a proveedores a presentar facturas en formato XML con estructura normalizada cuando el destinatario es una administración pública española. Facturae especifica campos fiscales, identificación del órgano receptor, clasificaciones de contrato y líneas de detalle que permiten el tratamiento automático por sistemas de administración.
Para pymes y autónomos que prestan servicios o suministros a la administración, Facturae reduce tiempos de tramitación pero exige cumplimiento preciso: un error de estructura o un campo mal codificado puede provocar rechazo automático y retrasos en el pago.
Enlaces oficiales de referencia: Facturae (Ministerio), FACe - Punto General de Entrada.
Diferencia entre Facturae y factura electrónica: claves para contratos públicos
- Facturae es un estándar específico (formato XML y normas) adaptado a la Administración Pública española. Incluye campos como identificador del expediente, órgano gestor, y clasificación del contrato.
- Factura electrónica es un concepto general que engloba cualquier factura en formato electrónico (PDF con firma, XML, UBL, etc.).
Para contratos públicos, la factura electrónica obligatoria suele referirse a Facturae: conocer esta diferencia evita confusiones al elegir herramientas y al preparar la documentación para licitaciones.
Consejos prácticos
- Validar siempre que el software exporte Facturae versión autorizada por la normativa vigente y que incluya el campo de receptor (NIF/CIF y código del organismo) solicitado por el contrato.
- Comprobar compatibilidad con FACe o con el Punto General que indique la administración contratante.
Cómo enviar Facturae paso a paso a administraciones públicas
A continuación, proceso operativo enfocado a pymes y autónomos con ejemplos prácticos y lista de verificación.
- Identificación fiscal propia (NIF/CIF), datos de la empresa y domicilio fiscal.
- Datos del contrato público: número de expediente, UF, órgano de contratación, código de presupuesto.
- Desglose de la factura: base imponible por líneas, tipos de IVA, retenciones si procede.
- Usar un programa que genere Facturae válido (ver sección de programas). El XML debe incluir metadatos del receptor.
- Validar sintaxis y esquema (XSD) antes de firmar.
Paso 3: firmar electrónicamente la Facturae
- Firma con certificado reconocido (FNMT, eIDAS o sistema que acepte la administración). La firma garantiza integridad y autoría.
Paso 4: elegir punto de envío (FACe u otros)
- En la mayoría de los casos el envío se realiza mediante el Punto General de Entrada FACe o el sistema indicado por la administración contratante.
- Para comunidades autónomas o entes locales consultar instrucciones específicas.
Paso 5: enviar y obtener acuse
- Tras el envío, conservar el acuse de recibo. Si se recibe un rechazo, el acuse contendrá códigos de error.
Paso 6: seguimiento y archivo
- Registrar fecha de envío y acuse; si la factura pasa a trámite, controlar plazos de pago.
Proceso enviar Facturae en 6 pasos
Proceso enviar Facturae en 6 pasos
📝 Paso 1 → Reunir datos del contrato y cliente
💻 Paso 2 → Generar XML Facturae
🔏 Paso 3 → Firmar electrónicamente
📤 Paso 4 → Enviar por FACe o receptor indicado
📄 Paso 5 → Recepción y acuse
✅ Paso 6 → Archivo y seguimiento del pago
Qué hacer si una Facturae es rechazada: guía de resolución rápida
Un rechazo puede ser por errores de validación XML, firma inválida, receptor incorrecto o falta de datos obligatorios. Procedimiento recomendado:
- Leer el código de rechazo del acuse: los códigos estándar indican si el error es sintáctico, semántico o administrativo.
- Validar el XML con el XSD oficial y un validador (muchos programas lo hacen automáticamente).
- Verificar la firma electrónica: comprobar caducidad del certificado y que el sello sea compatible con el formato requerido.
- Corregir los campos erróneos: por ejemplo, NIF del órgano receptor, base imponible, o código de contrato.
- Reenviar la factura: anotando nueva traza y justificantes. Mantener versiones y comentarios para auditoría.
Ejemplos de errores frecuentes y soluciones
- Error: receptor no encontrado. Solución: comprobar NIF/CIF y código del órgano (consultar FACe o el portal del órgano gestor).
- Error: firma no válida. Solución: renovar certificado FNMT o usar un proveedor de firma remota.
- Error: campos de IVA/retención mal calculados. Solución: revisar líneas del XML y volver a generar.
Mantener procedimientos de control de calidad antes del envío reduce rechazos y acelera cobros.
Cuánto cuesta emitir Facturae a administraciones: costes y alternativas
Los costes se dividen en: generación, firma y envío/gestión.
- Generación: puede ser gratuita si se usa software libre o herramientas oficiales; programas comerciales suelen cobrar por licencia o por factura.
- Firma electrónica: coste del certificado digital (FNMT) anual o uso de servicios de firma en la nube según tarifa.
- Envío/gestión: FACe es gratuito para el emisor en gran medida; plataformas integradas o ERPs cobran por transacción o suscripción.
Tabla comparativa: costes orientativos (2026)
| Solución | Coste inicial | Coste por factura | Mejor para |
|---|
| FACe (Punto General) | 0 € | 0 € | Emisores ocasionales |
| Software básico Facturae | 30–100 € licencia | 0.1–2 € | Pymes con volumen moderado |
| Plataforma en la nube | Suscripción 5–30 €/mes | 0.5–5 € | Frecuencia media–alta |
| Integración ERP / API | 200–1500 € integración | 0.05–1 € | Alto volumen / automatización |
Recomendaciones de coste
- Emisores puntuales: usar FACe sin coste y firmar con certificado personal.
- Pymes con facturación recurrente a la administración: plataforma en la nube con plantillas y firma integrada suele amortizarse.
- Altos volúmenes: integración directa vía API con ERP reduce errores y costes por factura.
Mejores programas Facturae para principiantes: comparativa y consejos de selección
Criterios de selección: generación automática de XML Facturae, validación previa, firma electrónica integrada, conexión a FACe, soporte y precio.
- Programa A (ficticio con características comunes): interfaz visual, plantillas, validación XSD, firma con certificado. Ideal para autónomos.
- Programa B (nube): suscripción, integración con contabilidad, envío a FACe, asistencia. Ideal para pymes.
- Programa C (ERP plugin): integración con ERP, automatización por lotes, API. Ideal para empresas con volúmenes elevados.
Tabla: selección rápida para principiantes
| Programa | Facilidad | Firma | Precio aprox. |
|---|
| Programa A | Muy fácil | FNMT / Remota | Gratuito–50 €/año |
| Programa B (cloud) | Fácil | Integrada | 5–30 €/mes |
| Programa C (ERP) | Media | API | Integración única |
Mejores prácticas para principiantes
- Empezar con FACe o una herramienta gratuita para comprender estructura Facturae.
- Priorizar herramientas que validen XSD y mapeen campos automáticamente desde facturación habitual.
- Elegir proveedor con soporte para actualización de versiones Facturae.
Ventajas, riesgos y errores comunes
Beneficios / Cuándo aplicar ✅
- Acelera cobros y reduce tiempo de tramitación.
- Obligatorio para contratos públicos; imprescindible para licitaciones.
- Mejora control contable y cumplimiento normativo.
Errores que debes evitar / Riesgos ⚠️
- Enviar Facturae sin validar XSD o con firma caducada.
- No identificar correctamente el órgano receptor (provoca rechazo).
- No conservar acuses o no registrar versiones corregidas.
Preguntas frecuentes
¿Qué hacer si una Facturae es rechazada por FACe?
Revisar el código de error en el acuse, validar el XML con el XSD oficial, corregir los campos indicados y reenviar. Mantener trazabilidad de envíos y acuses.
¿Cuál es la diferencia entre Facturae y factura electrónica para un autónomo?
Facturae es el formato obligatorio para administraciones públicas; factura electrónica es un término genérico. Para contratar con la administración se debe usar Facturae cuando así lo exige el receptor.
¿Cómo enviar Facturae paso a paso sin experiencia?
Generar el XML con un programa compatible, firmar con certificado válido, enviar por FACe o sistema indicado y conservar el acuse. Usar validadores previos reduce rechazos.
¿Cuánto cuesta emitir Facturae a administraciones en la práctica?
Puede ser gratis si se usa FACe y certificados propios; con soluciones comerciales, costes de suscripción 5–30 €/mes y 0.1–5 €/factura según proveedor.
¿Cuáles son los mejores programas Facturae para principiantes?
Los programas con plantillas visuales, validación XSD automática y firma integrada. Elegir soluciones con soporte y posibilidad de migrar a ERP.
¿Puedo enviar Facturae en lote desde un ERP?
Sí; muchas integraciones permiten generar y enviar lotes mediante API o conectores que automatizan firma y envío a FACe.
TU PRÓXIMO PASO:
- Registrar los datos del contrato y comprobar si el receptor exige Facturae o un punto de envío específico.
- Probar FACe con una factura de prueba y validar el XML antes de enviar facturas reales.
- Evaluar programas Facturae para principiantes y seleccionar uno con validación y firma integrada para reducir rechazos.