¿Te preocupa el impacto de las facturas impagadas en la liquidez del negocio? ¿No sabe la empresa cómo calcular el coste real de la morosidad o qué hacer con facturas impagadas guía simple? Esta guía ofrece pasos concretos, plantillas prácticas y herramientas (incluido el mejor software recobro para pymes para principiantes) para que la gestión de cobros y morosidad para PYMES reduzca el DSO y proteja la tesorería.
Puntos clave: lo que debes saber en 1 minuto
- Priorizar la prevención: condiciones claras, scoring y check-in de clientes reducen el riesgo de impagos.
- Actuar con calendario: acciones en día 0, 30, 60 y 90 evitan escalados judiciales costosos.
- Usar tecnología adecuada: el mejor software recobro para pymes para principiantes automatiza recordatorios y conciliación bancaria.
- Calcular costes reales: medir DSO, coste de capital y ROI de outsourcing antes de externalizar.
- Elegir la vía correcta: conciliación, recobro extrajudicial y recobro judicial según probabilidad de recuperación.
Qué hacer con facturas impagadas: guía simple y práctica
Paso a paso, la acción sobre facturas impagadas debe ser rápida y documentada. Tras el impago identificado, corresponde:
- Día 0-7: envío de recordatorio amable con copia de factura y extracto. Adjuntar condiciones de pago y método alternativo.
- Día 8-30: llamada de verificación (script corto) y segundo aviso por escrito. Registrar intentos de contacto.
- Día 31-60: oferta de convenio de pagos fraccionados y aviso de posible escalado a recobro si no hay acuerdo.
- Día 61-90: preaviso formal (burofax o carta certificada) y valorar pasar a agencia de recobro.
- >90 días: iniciar recobro extrajudicial intensivo; si la deuda es significativa, preparar expediente para reclamación judicial.
Se recomienda usar plantillas reproducibles: email de primer recordatorio, carta de preaviso y script de llamada. Estas plantillas deben incluir siempre importe, fecha de vencimiento, penalización por demora (si aplica) y datos bancarios.
Fuentes y referencias sobre plazos y prácticas: Banco de España y estadísticas de morosidad en INE.
Adaptar proceso cobros pymes paso a paso: flujo operativo y KPIs
- Diagnóstico inicial: medir DSO actual, porcentaje de facturas >90 días y coste de capital. Fórmula DSO: (Cuentas por cobrar / Ventas netas) × 365.
- Definir políticas de crédito: límites por cliente, plazos, descuentos por pronto pago y cláusulas de intereses.
- Implantar calendario de cobros (día 0, 30, 60, 90, 120) con responsables y plantillas.
- Integrar facturación con contabilidad y pasarela de pagos para conciliación automática.
- Monitorizar KPIs: DSO, tasa recobrada, ratio clientes morosos, % facturas en disputa. Revisar semanalmente.
una PYME con ventas anuales de 500.000 € y cuentas por cobrar de 75.000 € tiene DSO = (75.000 / 500.000) × 365 ≈ 54,8 días. Reducir DSO a 40 días libera aproximadamente 20.548 € de liquidez anual.
KPIs con fórmulas rápidas:
- DSO = (Cuentas por cobrar / Ventas netas) × 365
- Tasa de recuperación = (Importe recobrado / Importe reclamado) × 100
- Coste medio por expediente = (Costes internos + coste externo) / Nº expedientes
Estos indicadores permiten decidir cuándo conviene externalizar o invertir en software.
Mejor software recobro para pymes para principiantes: comparativa y criterios de selección
El software de recobro para pymes facilita: recordatorios automáticos, conciliación bancaria, scoring de clientes, y creación de carpetas de recobro. Para principiantes, la prioridad es la facilidad de uso, integración con el ERP y coste claro.
Criterios de selección:
- Integración con facturación y bancos (ISO/PSD2).
- Automatización de comunicaciones (email, SMS, WhatsApp certificado).
- Gestión de plantillas y workflows por antigüedad de deuda.
- Informes y exportación de expedientes para recobro judicial.
- Precios por cliente o por volumen de facturas; transparencia.
A continuación, tabla comparativa orientativa para pymes (características clave y nivel de complejidad):
| Producto |
Facilidad |
Integración |
Precio aprox. |
| Holded |
Muy fácil |
ERP, bancos |
Desde 20 €/mes |
| Sage |
Fácil-medio |
Amplia |
Desde 30 €/mes |
| Software especializado recobro |
Medio |
API/CSV |
Variable (suele tarifa por expediente) |
Para profundizar en integraciones y razones legales conviene revisar documentación de pagos y PSD2: BOE (normativa).
Proceso de recobro en 6 pasos
📥
Paso 1 → Registro factura y envío primer aviso
📞
Paso 2 → Llamada y negociación amistosa
✉️
Paso 3 → Convenio de pago o plan fraccionado
⚠️
Paso 4 → Preaviso formal (burofax)
🧾
Paso 5 → Externalizar a agencia de recobro
⚖️
Paso 6 → Reclamación judicial si procede
Alternativas outsourcing cobros para pymes España: opciones y criterios
Outsourcing de cobros no es solo pasar la deuda a un tercero. Existen tres modelos principales:
- Agencia de recobro: actúa extrajudicialmente, suele cobrar comisión por importe recuperado (10-40%). Buena para volúmenes medios y deudas menores a 5.000 €.
- Cesión/Factoraje: la PYME vende el crédito a una entidad financiera o factor. Ideal para liquidez inmediata, coste en comisión y descuento sobre nominal.
- Servicio jurídico integral: despacho que asume gestión para casos que requieren reclamación judicial. Coste más alto pero con capacidades legales.
Criterios para elegir:
- Tipo y antigüedad de la deuda.
- Volumen mensual de facturas en mora.
- Necesidad de confidencialidad y relación comercial con cliente.
- Coste vs probabilidad de recuperación (calcular ROI).
Comparación rápida:
- Deudas <1.000 € y muchas: agencia de recobro por volumen.
- Necesidad inmediata de caja: factoring.
- Deudas complejas o litigiosas: despacho jurídico.
Cuánto cuesta servicio recobro deudas pymes España: tarifas orientativas y cómo calcular ROI
Tarifas habituales en 2026 (orientativas):
- Agencia de recobro extrajudicial: 10–35% sobre lo recuperado.
- Factoraje sin recurso: descuento 1–4% + comisiones según riesgo.
- Servicio jurídico (reclamación judicial): honorarios mixtos (desde 200–800 € por asunto + porcentual sobre resultado).
Cómo calcular si externalizar compensa:
- Estimar recuperación interna (probabilidad p_i) y externa (p_e).
- Calcular coste interno por expediente (CI) y coste externo (CE).
- ROI simplificado = (Recuperación esperada externa − Recuperación esperada interna − CE) / CE.
Ejemplo numérico: deuda 2.000 €, probabilidad interna 30% (recuperaría 600 €), probabilidad externa 65% (recuperaría 1.300 €), CE = 25% sobre recuperado = 325 €. Net externo = 975 €. Ganancia neta frente a interno = 975 − 600 = 375 €. ROI = 375 / 325 ≈ 1,15 → externalizar rentable.
Ventajas, riesgos y errores comunes
Beneficios y cuándo aplicar
- ✅ Mejora de liquidez: reducción de DSO y liberación de capital circulante.
- ✅ Eficiencia operativa: automatización y menos horas administrativas.
- ✅ Especialización: agencias o software con experiencia logran mayores tasas de recuperación.
Errores que debes evitar / riesgos
- ⚠️ No documentar acuerdos de pago (riesgo de impugnación).
- ⚠️ Externalizar sin KPIs ni SLA claros: pérdida de control.
- ⚠️ Elegir proveedor solo por precio: baja tasa de recuperación puede salir más cara.
- ⚠️ Ignorar cumplimiento de RGPD en cesión de datos al recobro.
Preguntas frecuentes
¿Qué hacer con facturas impagadas guía simple?
Primera acción: enviar recordatorio y llamar en 7–14 días. Si no hay respuesta, ofrecer convenio y documentar todo por escrito.
¿Cuál es el mejor software recobro para pymes para principiantes?
Depende del ERP y presupuesto. Para comenzar, soluciones con integración bancaria y workflows automatizados como Holded o Sage suelen ser fáciles de adoptar.
¿Cómo adaptar proceso cobros pymes paso a paso?
Realizar diagnóstico DSO, definir políticas de crédito, implantar calendario de cobros y automatizar recordatorios; revisar KPIs semanalmente.
¿Cuánto cuesta servicio recobro deudas pymes España?
Las agencias cobran típicamente entre 10% y 35% sobre lo recuperado; factoring y servicios jurídicos tienen estructuras diferentes. Calcular ROI antes de decidir.
¿Qué alternativas outsourcing cobros para pymes España existen?
Agencias de recobro, factoring y servicios jurídicos especializados. La elección depende de volumen, antigüedad y complejidad de la deuda.
¿Se puede aplicar intereses de demora en España?
Sí, siempre que estén pactados en contrato o factura; la Ley permite intereses legales en ausencia de pacto, pero conviene asesoría legal.
¿Qué documentos necesita un expediente para recobro judicial?
Contrato/factura, albaranes, comunicaciones previas, extractos bancarios y cualquier acuerdo de pago firmado.
Tu próximo paso:
- Realizar el cálculo DSO y preparar la lista de facturas >30 días.
- Implementar plantillas de comunicación y un calendario de cobros (días 0, 30, 60, 90).
- Probar un software de recobro para pymes (versión trial) y medir mejora en 60 días.