¿Te preocupa no saber cómo calcular salarios, cotizaciones y contratos sin un departamento de RRHH? ¿Se necesita cumplir la ley sin dedicar días a trámites? Esta guía resuelve Gestión de nóminas y contratación para pymes sin departamento RRHH con instrucciones prácticas, plantillas y opciones reales para externalizar.
En pocas páginas se ofrece desde cómo hacer nóminas para principiantes hasta una plantilla nómina mensual paso a paso, modelos para contratos temporales para pymes sin RRHH y una comparativa con los mejores servicios para externalizar nóminas España.
Puntos clave: Lo que debes saber en 1 minuto
- Obligaciones básicas: alta en Seguridad Social, contrato firmado y nómina mensual con desgloses. Sin esto, la empresa está en riesgo de sanción.
- Cálculo práctico: para pagar correctamente, calcular salario bruto + cotizaciones empresariales + retenciones IRPF = coste total por empleado.
- Contratos temporales: elegir el tipo correcto (obra, interinidad, eventual) evita sanciones y recotizaciones.
- Plantilla y flujo: usar una plantilla nómina mensual paso a paso reduce errores y acelera el proceso.
- Externalizar con criterio: comparar costes y controles (software vs outsourcing) evita pagar de más y garantiza cumplimiento.
Cómo empezar: cómo hacer nóminas para principiantes en una pyme sin RRHH
Primero, identificar los datos obligatorios para cualquier nómina: datos de la empresa y trabajador, período de liquidación, días trabajados, salario bruto, percepciones extras, bases de cotización, tipos aplicables de cotización y retención IRPF, y líquido a pagar.
Pasos mínimos:
- Recoger contrato firmado y documento de identificación del trabajador.
- Dar de alta al trabajador en la Seguridad Social antes del inicio efectivo (seg-social.es).
- Calcular base de cotización: incluye salario base + complementos pagados periódicamente.
- Aplicar porcentajes de cotización: contingencias comunes, desempleo, formación, FOGASA, según la tabla vigente.
- Calcular IRPF según tablas y circunstancias familiares.
Recursos útiles: modelos oficiales de alta (TA.2/S) y consulta de porcentajes en la sede de la Seguridad Social (seg-social.es) y tablas IRPF en la Agencia Tributaria (agenciatributaria.es).
Paso práctico: ejemplo simplificado de cálculo
- Salario bruto mensual: 1.800 €
- Base cotización (aprox.): 1.800 €
- Cotización empresa (aprox. 30%): 540 €
- Retención IRPF (ejemplo 12%): 216 €
- Líquido a pagar al trabajador: 1.584 €
- Coste total empresa: 1.800 € + 540 € = 2.340 €
Este ejemplo ilustra la diferencia entre salario bruto y coste total; cada empresa debe confirmar tipos exactos según convenio.
Guía simple contratos laborales pymes: modelos, cláusulas imprescindibles y plazos
Antes de firmar, comprobar el tipo de contrato adecuado: indefinido, temporal por obra, eventual por circunstancias de la producción, interinidad, o contrato formativo. Para pymes sin RRHH, seguir una guía simple contratos laborales pymes reduce errores legales.
Cláusulas imprescindibles en cualquier contrato:
- Identificación de partes y duración.
- Jornada y horario.
- Salario y forma de pago (mensual, prorrata pagas extras).
- Categoría profesional y funciones básicas.
- Periodo de prueba (si procede) según convenio.
Plazos y trámites:
- Comunicación a SEPE de contratos temporales y a la Seguridad Social para altas y afiliación.
- Conservación del contrato firmado y registro cuando proceda.
Enlaces legales de referencia: Estatuto de los Trabajadores en el BOE (boe.es) y guías del Ministerio de Trabajo.
Modelo rápido: carta de oferta y registro
- Carta de oferta: salario bruto, puesto, fecha inicio, jornada, duración estimada.
- Registro: firmar y conservar copia; subir datos al sistema de cotización (SILTRA/RED si se usa gestor) o comunicar a la Seguridad Social.
Plantilla nómina mensual paso a paso y checklist para evitar sanciones
A continuación, una estructura clara que debe incluir toda nómina mensual:
- Encabezado: nombre empresa, CIF, centro de trabajo, período nómina.
- Datos trabajador: nombre, DNI/NIE, categoría, NUSS.
- Devengos: salario base, complementos, horas extra, pagas extras prorrateadas.
- Deducciones: contingencias, desempleo, formación, IRPF.
- Líquido a percibir y forma de pago.
- Firma/medio de entrega (correo electrónico, entrega en mano).
Plantilla paso a paso (uso interno):
1. Verificar asistencias y contratos activos.
2. Incorporar cambios salariales y devengos.
3. Calcular base y aplicar tipos de cotización.
4. Aplicar retenciones IRPF según situación personal.
5. Generar recibo y archivar justificantes.
Checklist de documentación obligatoria
- Contrato firmado y copia.
- Alta en Seguridad Social (TA.2/S) y número de afiliación.
- Justificantes de descuentos y retenciones.
- Respaldo del pago (transferencias, recibos bancarios).
Proceso de gestión de nóminas en 6 pasos
📥 Paso 1 → Reunir contratos y datos fiscales
🧾 Paso 2 → Calcular devengos y bases
⚖️ Paso 3 → Aplicar cotizaciones y retenciones
✅ Paso 4 → Generar recibo y firmar
💶 Paso 5 → Ejecutar pago y registrar comprobante
📦 Paso 6 → Archivar y preparar seguros sociales mensuales
Contratos temporales para pymes sin RRHH: tipos, cómo elegir y trámites administrativos
Para pymes sin departamento, los contratos temporales para pymes sin RRHH suelen ser la opción por necesidad de flexibilidad, pero se debe aplicar criterio para evitar transformaciones a indefinidos o sanciones.
Tipos frecuentes:
- Contrato por obra o servicio: para proyectos definidos.
- Contrato eventual por circunstancias de la producción: picos de trabajo estacionales.
- Interinidad: para sustituir a un trabajador con derecho a reserva de puesto.
Recomendaciones prácticas:
- Documentar la causa temporal y conservar pruebas (presupuestos, cargas de trabajo).
- Registrar inicio y fin, comunicar al SEPE cuando sea obligatorio.
- Evitar concatenaciones sin causa objetiva; planificar transiciones a indefinido si la necesidad se mantiene.
Trámites concretos para pymes sin RRHH
- Alta en la Seguridad Social antes del inicio.
- Comunicación telemática de contratos si se dispone de sistema: registro telemático del SEPE/Servicio Público correspondiente.
- Conservación de documentación por 4 años para inspección.
Mejores servicios para externalizar nóminas España: comparativa práctica para micro-pymes
Externalizar puede liberar tiempo y reducir riesgo. La elección depende de volumen de nóminas, presupuesto y necesidad de control.
Comparativa rápida (software vs outsourcing):
| Opción |
Ventajas |
Coste estimado mensual |
Ideal para |
| Software de nóminas (SaaS) |
Control directo, coste por usuario moderado, integración contable |
15-50 €/mes + cuota por nómina |
Pymes con algún conocimiento administrativo |
| Gestor externo / asesoría |
Asunción de responsabilidad legal, soporte completo |
60-150 €/nómina o paquete mensual |
Micro-pymes sin tiempo ni recursos |
| Servicio mixto (plataforma + gestor) |
Optimiza costes y cumplimiento |
40-100 €/mes |
Pymes que necesitan control y apoyo |
Factores de decisión:
- Comprobar compatibilidad con sistemas de cotización (SILTRA/RED).
- Exigir SLA y política de seguridad de datos.
- Revisar referencias y cláusulas de responsabilidad.
Lista de los mejores servicios para externalizar nóminas España (2026) — criterios: cumplimiento, integraciones, precio transparencia, soporte:
- Proveedores SaaS conocidos y asesorías locales especializadas. Evaluar siempre demo y contrato.
Tabla comparativa de costes y plazos
| Servicio |
Tiempo de implantación |
Garantía legal |
Soporte técnico |
| Software A |
2-7 días |
No asume responsabilidad |
Chat/telefono |
| Asesoría B |
7-14 días |
Asume responsabilidades |
Gestor dedicado |
| Plataforma C + gestor |
3-10 días |
Compartida |
Horario ampliado |
Ventajas, riesgos y errores comunes
Beneficios / cuándo aplicar ✅
- Ahorrar tiempo y reducir sanciones al usar procesos estandarizados.
- Mejor control del coste laboral con cálculo del coste real por empleado.
- Escalar la gestión sin contratar personal RRHH.
Errores que debes evitar / riesgos ⚠️
- No dar de alta en Seguridad Social antes del inicio.
- Usar contratos inadecuados o mal justificados.
- Olvidar prorrateo de pagas extras o regularización de IRPF.
- No conservar documentación o justificar cambios en la nómina.
Preguntas frecuentes
¿Cómo hacer nóminas para principiantes paso a paso?
Calcular salario bruto, determinar bases de cotización, aplicar porcentajes de cotización y retenciones IRPF, generar recibo y ejecutar pago. Usar la plantilla nómina mensual paso a paso simplifica el flujo.
¿Qué debe incluir una guía simple contratos laborales pymes?
Identificación de partes, duración, jornada, salario, categoría, cláusulas de finalización y periodo de prueba. Registrar y conservar el contrato es obligatorio.
¿Dónde obtener una plantilla nómina mensual paso a paso válida en 2026?
Se recomienda descargar plantillas actualizadas desde plataformas de gestoría o usar un software de nóminas con plantillas legales; siempre validar los tipos de cotización actuales en la Seguridad Social.
¿Qué contratos temporales para pymes sin RRHH son más seguros legalmente?
Contratos por obra o servicio y de interinidad, siempre con documentación que justifique la temporalidad. Evitar concatenaciones sin causa objetiva.
¿Cuáles son los mejores servicios para externalizar nóminas España para micro-pymes?
Depende del presupuesto: SaaS económico para control interno, asesoría para delegar responsabilidad, y servicio mixto para equilibrio. Comparar SLA y referencias es crítico.
¿Qué sanciones se pueden evitar con una correcta gestión de nóminas?
Sanciones por altas tardías, cotizaciones incorrectas y ausencia de documentos. Mantener registros y justificar decisiones evita inspecciones costosas.
¿Cuánto tarda implantar un sistema de nóminas en una pyme sin RRHH?
Normalmente entre 2 y 14 días según la opción (software simple vs asesoría completa) y la complejidad del convenio.
CONCLUSIÓN
La Gestión de nóminas y contratación para pymes sin departamento RRHH es viable si se siguen procesos claros, se usan plantillas y se evalúa externalizar cuando convenga. Con el cumplimiento legal como eje y herramientas adecuadas, la pyme reduce riesgos y concentra recursos en su actividad principal.
TU PRÓXIMO PASO:
1. Revisar contratos activos y descargar una plantilla nómina mensual paso a paso; adaptar al convenio aplicable.
2. Calcular el coste real por empleado (salario bruto + cotizaciones empresa) y comparar con 1-2 proveedores de externalización.
3. Decidir entre software o asesoría en función del tiempo disponible y responsabilidad legal, y formalizar el primer mes de nómina con respaldo documental.