¿Te preocupa no cumplir con los plazos de Seguridad Social, calcular mal retenciones o no saber si un contrato temporal es la mejor opción para la empresa? ¿No sabe la persona responsable cómo elaborar nóminas paso a paso, o cuánto cuesta servicio nóminas para pymes? Esta guía resuelve de forma práctica y accionable la gestión de nóminas y contratos laborales para PYMES, con modelos, checklist y ejemplos numéricos actualizados a 2026.
Puntos clave: Lo que debes saber en 1 minuto
- Responsabilidad legal y fiscal: la empresa tiene la obligación de emitir nóminas correctas y mantener afiliaciones y cotizaciones a la Seguridad Social; un error puede generar sanciones y recargos.
- Proceso repetible: cómo elaborar nóminas paso a paso incluye cálculo de devengos, deducciones, base de cotización y fichero de bases; aplicar un flujo claro evita fallos.
- Corrección de errores: saber qué hacer si hay errores en nómina permite corregir de forma administrativa o mediante complementos y nónimas rectificativas.
- Contratación adecuada: la diferencia contrato temporal e indefinido afecta cotizaciones, indemnizaciones y flexibilidad; elegir bien reduce costes legales.
- Costes y outsourcing: entender cuánto cuesta servicio nóminas para pymes facilita decidir entre gestión interna, software o externalización.
- Alta y bajas: la guía simple alta trabajador Seguridad Social explica pasos mínimos para evitar infracciones.
Gestión de nóminas y contratos laborales para PYMES: visión general y responsabilidad
La gestión de nóminas y contratos laborales para PYMES engloba todo el ciclo desde la contratación hasta la baja del trabajador. Incluye selección del tipo de contrato, cálculo de la nómina mensual, registro de jornada, cotizaciones a la Seguridad Social, retenciones de IRPF y conservación de documentación. Una gestión deficiente genera sanciones administrativas, impagos a trabajadores y problemas con Hacienda y Seguridad Social.
- Componentes críticos: contrato laboral, nómina mensual, TC1/TF2 (fichero de cotizaciones), pagos a cuenta de IRPF, archivo de nóminas y registros de jornada.
- Documentos imprescindibles: contrato firmado, hoja de salario (nómina), seguros (si aplica), comunicaciones de alta/baja/variación de datos a la Seguridad Social.
Fuentes oficiales útiles: Seguridad Social, Agencia Tributaria (AEAT), Ministerio de Trabajo y Economía Social.
Cómo elaborar nóminas paso a paso
Paso 1: recopilar datos del trabajador
- Datos personales y NIF del trabajador.
- Tipo de contrato y fecha de inicio.
- Categoría profesional o grupo salarial según convenio colectivo.
- Jornada y horario, pluses habituales (técnicos, nocturnidad, turnicidad).
Paso 2: calcular devengo salarial
- Salario base: según convenio o contrato.
- Complementos: antigüedad, puestos de trabajo, transporte, pluses.
- Horas extraordinarias y pagas extras prorrateadas o abonadas en su periodo.
Paso 3: establecer la base de cotización
- Sumar conceptos computables para cotización (salario base + complementos sujetos).
- Aplicar topes mínimo y máximo según normativa vigente 2026.
- Incluir bases de contingencias comunes, profesionales, desempleo, FOGASA y formación profesional.
Paso 4: calcular las deducciones
- Retención de IRPF: aplicar tabla según situación personal y tipo de contrato; verificar permisos y reducciones.
- Cotizaciones a Seguridad Social a cargo del trabajador: porcentaje sobre la base para contingencias comunes y otras deducciones.
- Otras deducciones: anticipos, embargos, cuotas sindicales.
Paso 5: calcular líquido a percibir
- Devengo total menos deducciones = líquido a percibir.
- Revisar redondeos y fracciones; documentar en la nómina.
Paso 6: registrar y emitir la nómina
- Generar recibo de nómina con desglose: devengo, deducciones, base de cotización, empresa/empleador aportación.
- Archivar copia digital y física (recomendado 4 años mínimo).
- Presentar fichero de bases y TC1/TC2 según el sistema RED o el sistema de la Tesorería.
Paso 7: declaraciones y pagos
- Ingresos a cuenta de la AEAT (modelo 111/190) según retenciones practicadas.
- Pagos de cotizaciones por sistema de la Seguridad Social.
La guía práctica debe formalizarse en un checklist operativo: datos del trabajador, validación de convenio, cálculo base, registro en sistema y firma/difusión de la nómina.
Cómo funciona realmente
📊 Datos del caso:
- Salario bruto anual: 24.000 € (2.000 €/mes)
- Contrato: indefinido a tiempo completo
- Grupo de cotización: 1.200 € base mensual ficticia (ejemplo simplificado)
- Retención IRPF estimada: 12%
🧮 Cálculo/Proceso:
- Devengo bruto mensual: 2.000 €
- Base de cotización (ej.): 1.900 € (conceptos computables)
- Cotización trabajador (6,35% contingencias + 1,55% desempleo aproximado): 157,65 €
- Retención IRPF (12% sobre bruto): 240 €
- Deducciones totales: 397,65 €
✅ Resultado: líquido a percibir: 1.602,35 €
Esta caja de simulación refleja los pasos básicos que debe seguir la persona encargada de nóminas. En la práctica, la base de cotización y tipos concretos varían por convenio y cotización 2026.
Tablas comparativas: gestión interna vs software vs outsourcing
| Criterio |
Gestión interna |
Software (SaaS) |
Outsourcing/asesoría |
| Coste inicial |
Bajo - formación y plantilla |
Suscripción mensual (desde €10/mes) |
Cuota mensual fija (desde €50/mes) |
| Riesgo de error |
Alto si no hay experiencia |
Medio (depende del usuario) |
Bajo (asegurado por expertos) |
| Escalabilidad |
Limitada |
Alta |
Alta |
| Cumplimiento legal |
Depende de la persona |
Actualizaciones automáticas |
Responsabilidad del proveedor |
| Protección de datos (RGPD) |
Control total interno |
Depende del proveedor |
Contrato y cláusula de encargado |
Qué hacer si hay errores en nómina
Identificar el tipo de error
- Error de cálculo: deducción/cotización mal aplicada.
- Error de concepto: complemento omitido o mal asignado.
- Error administrativo: NIF, días trabajados, pago duplicado.
- Informar al trabajador por escrito y ofrecer explicación clara.
- Revisar documentación: contrato, horas, incidencias, acuerdos.
- Si procede, emitir nómina complementaria en el mismo periodo o nómina rectificativa en el siguiente mes.
Ajustes y regularizaciones
- Para errores minoritarios (importe pequeño) suele procederse por complemento en la siguiente nómina indicando motivo documental.
- Para errores que afectan cálculos de cotización o IRPF, revisar la base y, si es necesario, presentar liquidaciones rectificativas ante la Seguridad Social o Hacienda.
- Documentar cada corrección para auditoría y evitar repetición.
Sanciones y prevención
- Si un error se detecta por la Inspección de Trabajo o Seguridad Social, la empresa puede enfrentarse a recargos y sanciones. Mantener registros claros y una política de revisión reduce este riesgo.
Diferencia contrato temporal e indefinido
La diferencia entre contrato temporal e indefinido impacta en indemnizaciones, cotizaciones y limitaciones legales.
- Contrato temporal: vinculado a obra, circunstancia de la producción, interinidad o eventualidad; suele tener fecha de fin y causas justificadas; límites de duración por ley y convenios.
- Contrato indefinido: relación sin fecha de fin; mayores obligaciones en indemnizaciones y estabilidad; incentivos a la contratación indefinida para PYMES a través de bonificaciones.
Consideraciones prácticas:
- Coste: a corto plazo el contrato temporal puede parecer más barato; a largo plazo los costes por rotación y reposición pueden elevarlo.
- Flexibilidad: la temporalidad ofrece adaptabilidad estacional; la indefinida aporta retención de talento y reduce riesgos legales por uso fraudulento de temporales.
- Fiscalidad y bonificaciones: existen bonificaciones en cotizaciones según programas estatales y autonómicos para contratos indefinidos; consultar el Ministerio de Trabajo y Economía Social para programas vigentes.
Cuánto cuesta servicio nóminas para pymes
Los precios varían según el modelo:
- Autogestión con software: desde €10-30/mes por empresa, con costes por trabajador adicional (desde €1-5/trabajador). Ideal para pymes con personal con conocimientos básicos de nóminas.
- Outsourcing básico (servicio externalizado por nómina): desde €25-60/mes por trabajador o paquetes fijos desde €50-150/mes para hasta 5-10 empleados.
- Asesoría integral (contrato + nóminas + fiscal): desde €100-300/mes dependiendo de volumen, con tarifa plana y soporte legal.
Tabla orientativa de costes (2026):
| Modelo |
Coste medio |
Idóneo para |
| Software SaaS |
€10-€50/mes |
PYMES con recursos internos |
| Outsourcing por nómina |
€25-€60/mes por trabajador |
PYMES sin departamento RRHH |
| Asesoría integral |
€100-€300/mes |
Empresas con necesidad legal constante |
Recomendación: solicitar presupuesto desglosado que incluya soporte legal, actualizaciones normativas y gestión de incidencias. Comparar SLA y tiempos de respuesta.
Guía simple alta trabajador Seguridad Social
Paso a paso mínimo para dar de alta a un trabajador en la Seguridad Social en España:
- Obtención de datos: NIF del trabajador y datos de cotización (grupo profesional, jornada).
- Afiliación: comprobar que el trabajador tiene número de afiliación; si no, solicitarlo en la Tesorería.
- Comunicación de alta: enviar el parte de alta a través del Sistema RED o la plataforma de la Seguridad Social antes del inicio de la relación laboral.
- Inscripción en el régimen: asignar código de cuenta de cotización de la empresa.
- Contrato: registrar y conservar contrato firmado; en ciertos contratos comunicar al SEPE.
- Entrega de copia al trabajador: entregar copia de la nómina y del contrato.
Para trámites online y actualizaciones: Portal de la Seguridad Social - Trabajadores.
Flujo sencillo de gestión de nóminas
Paso 1 📝 → Paso 2 🧮 → Paso 3 📤 → Paso 4 ✅
Paso 1 → recopilar datos del trabajador
Paso 2 → calcular devengo y deducciones
Paso 3 → emitir nómina y fichero de cotización
✅ Paso 4 → pago y archivo; revisar mensualmente
Comparativa de modelos de gestión
Comparativa: gestión interna vs software vs outsourcing
Gestión interna
- ✗ Riesgo mayor de error
- ✓ Control total de datos
- ✗ Requiere formación
Software (SaaS)
- ✓ Actualizaciones automáticas
- ✓ Escalable
- ⚠ Necesita persona interna
Outsourcing
- ✓ Menor riesgo legal
- ✓ Soporte legal y RGPD
- ✗ Coste fijo
Ventajas, riesgos y errores comunes
✅ Beneficios / cuándo aplicar
- Estandarizar procesos reduce errores y tiempos administrativos.
- Externalizar conviene cuando no existe experiencia interna o la empresa necesita seguridad legal.
- Usar software ayuda a escalar sin duplicar plantilla.
⚠ Errores que debes evitar / riesgos
- No actualizar convenios y tablas de cotización.
- No conservar documentación o no registrar horas y ausencias correctamente.
- Dejar la gestión sin responsable único o sin controles de revisión.
Buenas prácticas preventivas
- Checklist mensual con validación de cálculos por segunda persona.
- Copias de seguridad y cifrado de nóminas (cumplir RGPD).
- Contratos firmados y guardados en formato íntegro con fecha.
Integración contable y ERP: puntos clave prácticos
- Conectar el sistema de nóminas con contabilidad evita duplicidades y errores en la imputación de costes.
- Validar el plan contable y cuentas vinculadas para su correcta imputación de gastos de personal.
- Exportar asientos mensuales de sueldos, retenciones e impuestos para conciliación bancaria.
Preguntas frecuentes
¿Cómo elaborar nóminas paso a paso en una pyme pequeña?
Seguir un checklist: recopilar datos, calcular devengo, bases de cotización, retenciones, emitir nómina y presentar pagos. Usar plantillas y software reduce errores.
¿Qué hacer si hay errores en nómina y el trabajador ya cobró?
Informar por escrito, calcular la diferencia y acordar si se compensa en nómina siguiente o se emite pago complementario; documentar todo.
¿Cuál es la diferencia contrato temporal e indefinido para fines de indemnización?
El contrato indefinido ofrece mayor protección y la posibilidad de bonificaciones; el temporal finaliza según causa y tiene límites legales en su duración.
¿Cuánto cuesta servicio nóminas para pymes como orientación?
Depende del modelo: software desde €10/mes, outsourcing €25-€60/mes por trabajador, asesoría integral €100-€300/mes.
¿Cómo realizar la guía simple alta trabajador Seguridad Social?
Solicitar afiliación si hace falta, comunicar alta vía Sistema RED antes de inicio, asignar código de cuenta de cotización y conservar justificantes.
¿Se puede rectificar una nómina ya presentada a la Seguridad Social?
Sí, mediante regularización de bases en el siguiente periodo o mediante procedimientos de rectificación según normativa; puede implicar liquidaciones complementarias.
¿Qué documentación se debe guardar y por cuánto tiempo?
Contratos, nóminas y justificantes de pago al menos 4 años; documentos relacionados con cotizaciones y contratos temporales pueden requerir tiempos mayores según inspección.
¿Cómo afecta el RGPD a la gestión de nóminas?
Las nóminas contienen datos personales sensibles (salario); se debe firmar un contrato de encargado cuando se externaliza y aplicar medidas de seguridad adecuadas.
Recursos y enlaces útiles
TU PRÓXIMO PASO:
- Revisar la última nómina y comprobar bases de cotización y retenciones.
- Implementar un checklist mensual para validar cálculos y firmas.
- Solicitar 2 presupuestos: uno de software y otro de outsourcing; comparar SLA y costes.