¿Te preocupa que la morosidad esté estrangulando la tesorería? ¿No sabe la pyme qué hacer si cliente no paga y teme que los impagados se multipliquen? Esta guía concreta y accionable explica cómo ejecutar la gestión de morosidad y cobros para PYMES: prevención, proceso paso a paso para recuperar impagados, evaluación entre recobro externo o abogado para PYMES, costes orientativos en España y plantillas prácticas de cartas de reclamación para principiantes.
Puntos clave: lo que debes saber en 1 minuto
Actuar rápido reduce pérdidas: iniciar gestión en los primeros 30 días aumenta las probabilidades de cobro.Combinar prevención y recobro activo: políticas de crédito + recordatorios automáticos minimizan morosidad recurrente.Recuperar impagados para PYMES paso a paso requiere documentación, comunicación escalonada y decisión entre recobro externo o abogado para PYMES.Coste vs efectivo recuperado: contratar un servicio de recobro en España suele costar entre el 8% y el 30% según la etapa y el volumen; comparar ROI.Plantillas cartas reclamación para principiantes y scripts aceleran procesos y garantizan pruebas para acciones judiciales.
Qué hacer si cliente no paga: primeros 7 días
La gestión de morosidad y cobros para PYMES comienza desde la firma del contrato. Si el cliente no paga, debe aplicarse un protocolo inmediato:
Revisión documental: factura, albarán, contrato y condiciones de pago .
Contacto cordial al día 1: correo electrónico recordatorio con copia de la factura.
Llamada de verificación al día 3-5: confirmar recepción y razón del retraso.
Registro de comunicaciones: fechas, responsables y contenido (esto será prueba si escala).
Sugerencias prácticas:
Enviar siempre la primera reclamación por correo electrónico y conservando acuse de recibo si procede.
Usar lenguaje profesional y claro: indicar importe, fecha de vencimiento y posible interés de demora según contrato o ley.
Si la respuesta es promesa de pago, fijar calendario por escrito.
Fuentes de referencia: estadísticas del impacto de la morosidad en PYMES y normativa sobre intereses de demora pueden consultarse en Banco de España y en INE .
Recuperar impagados para PYMES paso a paso: playbook operativo
Este bloque desarrolla un flujo probado para la gestión de morosidad y cobros para PYMES. Cada paso incluye entregables concretos.
Paso 1: preparar el expediente
Documentos esenciales: factura original, condiciones de venta, albaranes, correos y tickets de llamadas.
Cálculo del principal, intereses y gastos según contrato. Registrar importes con fecha y tipo de cambio si aplica.
Día 0-7: recordatorio amistoso (email + llamada).
Día 8-21: carta de reclamación formal (email certificado/ burofax si no responde).
Día 22-45: último requerimiento extrajudicial con advertencia de medidas legales y plazo final (7-14 días).
Paso 3: valorar opciones según probabilidad de cobro
Alta probabilidad: negociar pago fraccionado o descuento por pronto pago.
Baja probabilidad y deuda pequeña: valoración económica de coste de juicio vs recuperación.
Deuda media/alta: preparar demanda y costes estimados.
Paso 4: escalado a recobro externo o abogado
Decisión basada en coste, urgencia y complejidad (ver comparativa abajo).
Delegar gestión a agencia de recobro cuando hay volumen o la prioridad es liquidar cartera rápidamente.
Acudir a abogado cuando la deuda requiere medidas cautelares, intervención judicial o existe riesgo reputacional.
Paso 5: cierre y lecciones aprendidas
Registrar resultado y actualizar scoring del cliente.
Revisar cláusulas contractuales y condiciones de venta para futuras operaciones.
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Recobro externo o abogado para PYMES: comparativa y criterios de elección
Elegir entre recobro externo o abogado para PYMES depende de varios factores: importe, complejidad jurídica, necesidad de medidas cautelares y tolerancia al tiempo.
Criterio
Recobro externo
Abogado (doméstico)
Coste inicial
Bajo/porcentaje sobre cobrado
Honorarios + coste judicial posible
Tiempo medio
Rápido (semanas)
Variable (meses)
Adecuado para
Volúmenes altos y deudas comerciales
Deudas complejas, garantías, medidas cautelares
Tasa de recuperación típica
20-60% según etapa
40-80% si procede judicialmente
Reputación del cliente
Menos agresivo
Puede escalar la relación
Notas: los porcentajes son orientativos y dependen del sector, antigüedad de la deuda y pruebas disponibles.
Indicadores para decidir
Si la deuda es recurrente y afectan varias facturas, recobro externo con plataforma automatizada puede recuperar volumen con menor coste administrativo.
Si se necesita embargo preventivo, recuperación de bienes o tutela urgente, abogado es la opción adecuada.
Cuánto cuesta servicio recobro en España: tarifas orientativas y modelo de tarifas
En España los modelos de cobro se estructuran en honorarios fijos, porcentajes sobre lo cobrado y combinados. Valores orientativos 2026:
Honorario fijo por gestión inicial: 20 € - 60 € (por expediente simple).
Comisión por éxito (recobro externo): 8% - 25% sobre importe recuperado (más habitual 12%-18%).
Comisión por deuda difícil o internacional: 20% - 35%.
Abogado: consulta inicial 60 € - 200 €, tarifa por hora 100 € - 300 €; demandas civiles pueden generar costas que el juez puede imponer al deudor.
Cálculo de ejemplo rápido (ROI): si la deuda es 5.000 € y una agencia cobra 15% + IVA = 750 € (+IVA), la empresa recibe ~4.250 € antes de impuestos. Si el coste interno de gestión supera 750 €, la agencia compensa.
Recomendaciones:
Solicitar presupuesto desglosado: gastos de burofax, procurador, tasas judiciales.
Negociar tarifas por volumen si la cartera supera 50 expedientes.
Plantillas cartas reclamación para principiantes: modelos y scripts
A continuación se incluyen plantillas básicas listas para personalizar. Usar siempre membrete de la empresa y conservar acuse de recibo.
Plantilla 1: primer recordatorio (amigable)
Estimado/a [Nombre del contacto],
Se recuerda que la factura nº [000] por importe de [€X.XXX,XX], con vencimiento el [dd/mm/aaaa], permanece pendiente. Se solicita por favor confirmar la fecha de abono o comunicar incidencia que impida el pago.
Atentamente,
[Nombre responsable]
[Cargo]
[Datos de contacto]
Asunto: Reclamación de pago factura nº [000] – último requerimiento
Estimado/a [Nombre],
En varias comunicaciones previas se reclamó el pago de la factura nº [000] por importe de [€X.XXX,XX], vencida el [dd/mm/aaaa]. Transcurrido el plazo, se concede un último plazo de 10 días naturales para efectuar el pago. De no producirse, se procederá a reclamar mediante las vías extrajudiciales y/o judiciales pertinentes, con posibilidad de incluir intereses de demora y gastos de gestión.
Sin otro particular, reciba un cordial saludo.
[Firma y datos]
Scripts para llamadas de cobro (breve)
Apertura: “Buenos días, habla [Nombre] de [Empresa]. Llamo por la factura nº [000] con vencimiento [fecha]; ¿puede confirmar recepción?”
Si excusa: negociar fecha y pedir confirmación por escrito.
Si no respuesta: dejar mensaje breve indicando que se enviará requerimiento formal.
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Cómo funciona realmente
📊 Datos del caso:
- Cliente: Empresa X (servicios)
🧮 Cálculo/Proceso:
- Día 1-7: recordatorio email (sin respuesta)
✅ Resultado: Cobro efectivo 5.200 €; coste de gestión 160 €; acción judicial evitada; scoring del cliente actualizado para evitar nuevas ventas a crédito.
Comparativa rápida de opciones de recobro
Recobro externo vs abogado: comparación
Recobro externo
✓ Coste variable por éxito ✓ Rápido para volúmenes ⚠ Menos poder judicial
Abogado
✗ Costes iniciales ✓ Adecuado para medidas cautelares ✓ Mayor probabilidad en casos complejos
Proceso de cobro en 6 pasos (timeline)
Proceso de cobro en 6 pasos
1️⃣
Registro de documentación
Contratos, facturas y comunicaciones
2️⃣
Primer recordatorio
Correo + llamada en 7 días
3️⃣
Reclamación formal
Burofax o certificado
4️⃣
Negociación
Plazos o quitas razonables
5️⃣
Escalado a abogado
Si procede, medidas judiciales
6️⃣
Cierre y mejora
Actualizar políticas y scoring
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Ventajas, riesgos y errores comunes
Beneficios / cuándo aplicar ✅
Mejora de la liquidez inmediata cuando se actúa rápido.
Reducción de costes administrativos si se automatiza el ciclo de cobro.
Recuperación de clientes con alternativas de pago negociadas.
Errores que debes evitar / riesgos ⚠️
Dejar pasar más de 60 días sin acción: reduce drásticamente la probabilidad de cobro.
No documentar comunicaciones: dificulta demandas y pruebas.
Aplicar políticas de crédito homogéneas en todos los clientes sin segmentación.
Indicadores clave y cálculos que importan en la gestión de morosidad y cobros para PYMES
Días de ventas pendientes (DSO): medir evolución mensual y compararlo por sector.
Ratio de recuperación por canal: interno vs externo vs judicial.
Coste medio por expediente: suma de costes internos + externos / nº expedientes.
Fórmula DSO básica: (Cuentas por cobrar / Ventas totales) x periodo (días). Seguimiento mensual permite detectar deterioros.
Preguntas frecuentes
¿Qué hacer si cliente no paga y no responde?
Iniciar reclamación formal vía burofax o burofax electrónico conservando prueba; escalonar a recobro externo si no hay respuesta en 10-14 días.
¿Cómo recuperar impagados para PYMES paso a paso sin perder clientes?
Combinar recordatorios, oferta de pago fraccionado y advertencia formal; si no funciona, escalar a recobro externo o abogado según importe y riesgo.
¿Cuándo conviene recobro externo o abogado para PYMES?
Si hay volumen y la prioridad es flujo, recobro externo; si se requieren medidas judiciales o cautelares, abogado.
¿Cuánto cuesta servicio recobro en España para una deuda de 3.000 €?
Orientativamente entre 240 € (8%) y 900 € (30%) según etapa y complejidad; solicitar desglose y comparar ROI.
¿Existen plantillas cartas reclamación para principiantes adaptadas a sectores?
Sí: se recomienda adaptar las plantillas básicas a términos sectoriales (comercio, construcción, servicios) y conservar pruebas de entrega.
¿Qué plazos legales se deben considerar en España?
Plazos de prescripción varían: generalmente 5 años para reclamaciones civiles por impago de facturas (confirmar caso concreto con abogado).
Tu próximo paso:
Revisar las facturas pendientes y priorizar por importe y antigüedad (0-30 / 31-60 / +60 días).
Enviar las plantillas de reclamación adaptadas y registrar todas las comunicaciones.
Evaluar costes y decidir entre recobro externo o abogado para los expedientes +30 días según la comparativa.
