¿Te preocupa que la morosidad esté estrangulando la tesorería? ¿No sabe la pyme qué hacer si cliente no paga y teme que los impagados se multipliquen? Esta guía concreta y accionable explica cómo ejecutar la gestión de morosidad y cobros para PYMES: prevención, proceso paso a paso para recuperar impagados, evaluación entre recobro externo o abogado para PYMES, costes orientativos en España y plantillas prácticas de cartas de reclamación para principiantes.
Puntos clave: lo que debes saber en 1 minuto
- Actuar rápido reduce pérdidas: iniciar gestión en los primeros 30 días aumenta las probabilidades de cobro.
- Combinar prevención y recobro activo: políticas de crédito + recordatorios automáticos minimizan morosidad recurrente.
- Recuperar impagados para PYMES paso a paso requiere documentación, comunicación escalonada y decisión entre recobro externo o abogado para PYMES.
- Coste vs efectivo recuperado: contratar un servicio de recobro en España suele costar entre el 8% y el 30% según la etapa y el volumen; comparar ROI.
- Plantillas cartas reclamación para principiantes y scripts aceleran procesos y garantizan pruebas para acciones judiciales.
Qué hacer si cliente no paga: primeros 7 días
La gestión de morosidad y cobros para PYMES comienza desde la firma del contrato. Si el cliente no paga, debe aplicarse un protocolo inmediato:
- Revisión documental: factura, albarán, contrato y condiciones de pago.
- Contacto cordial al día 1: correo electrónico recordatorio con copia de la factura.
- Llamada de verificación al día 3-5: confirmar recepción y razón del retraso.
- Registro de comunicaciones: fechas, responsables y contenido (esto será prueba si escala).
Sugerencias prácticas:
- Enviar siempre la primera reclamación por correo electrónico y conservando acuse de recibo si procede.
- Usar lenguaje profesional y claro: indicar importe, fecha de vencimiento y posible interés de demora según contrato o ley.
- Si la respuesta es promesa de pago, fijar calendario por escrito.
Fuentes de referencia: estadísticas del impacto de la morosidad en PYMES y normativa sobre intereses de demora pueden consultarse en Banco de España y en INE.
Recuperar impagados para PYMES paso a paso: playbook operativo
Este bloque desarrolla un flujo probado para la gestión de morosidad y cobros para PYMES. Cada paso incluye entregables concretos.
Paso 1: preparar el expediente
- Documentos esenciales: factura original, condiciones de venta, albaranes, correos y tickets de llamadas.
- Cálculo del principal, intereses y gastos según contrato. Registrar importes con fecha y tipo de cambio si aplica.
- Día 0-7: recordatorio amistoso (email + llamada).
- Día 8-21: carta de reclamación formal (email certificado/ burofax si no responde).
- Día 22-45: último requerimiento extrajudicial con advertencia de medidas legales y plazo final (7-14 días).
Paso 3: valorar opciones según probabilidad de cobro
- Alta probabilidad: negociar pago fraccionado o descuento por pronto pago.
- Baja probabilidad y deuda pequeña: valoración económica de coste de juicio vs recuperación.
- Deuda media/alta: preparar demanda y costes estimados.
Paso 4: escalado a recobro externo o abogado
- Decisión basada en coste, urgencia y complejidad (ver comparativa abajo).
- Delegar gestión a agencia de recobro cuando hay volumen o la prioridad es liquidar cartera rápidamente.
- Acudir a abogado cuando la deuda requiere medidas cautelares, intervención judicial o existe riesgo reputacional.
Paso 5: cierre y lecciones aprendidas
- Registrar resultado y actualizar scoring del cliente.
- Revisar cláusulas contractuales y condiciones de venta para futuras operaciones.
Recobro externo o abogado para PYMES: comparativa y criterios de elección
Elegir entre recobro externo o abogado para PYMES depende de varios factores: importe, complejidad jurídica, necesidad de medidas cautelares y tolerancia al tiempo.
| Criterio |
Recobro externo |
Abogado (doméstico) |
| Coste inicial |
Bajo/porcentaje sobre cobrado |
Honorarios + coste judicial posible |
| Tiempo medio |
Rápido (semanas) |
Variable (meses) |
| Adecuado para |
Volúmenes altos y deudas comerciales |
Deudas complejas, garantías, medidas cautelares |
| Tasa de recuperación típica |
20-60% según etapa |
40-80% si procede judicialmente |
| Reputación del cliente |
Menos agresivo |
Puede escalar la relación |
Notas: los porcentajes son orientativos y dependen del sector, antigüedad de la deuda y pruebas disponibles.
Indicadores para decidir
- Si la deuda es recurrente y afectan varias facturas, recobro externo con plataforma automatizada puede recuperar volumen con menor coste administrativo.
- Si se necesita embargo preventivo, recuperación de bienes o tutela urgente, abogado es la opción adecuada.
Cuánto cuesta servicio recobro en España: tarifas orientativas y modelo de tarifas
En España los modelos de cobro se estructuran en honorarios fijos, porcentajes sobre lo cobrado y combinados. Valores orientativos 2026:
- Honorario fijo por gestión inicial: 20 € - 60 € (por expediente simple).
- Comisión por éxito (recobro externo): 8% - 25% sobre importe recuperado (más habitual 12%-18%).
- Comisión por deuda difícil o internacional: 20% - 35%.
- Abogado: consulta inicial 60 € - 200 €, tarifa por hora 100 € - 300 €; demandas civiles pueden generar costas que el juez puede imponer al deudor.
Cálculo de ejemplo rápido (ROI): si la deuda es 5.000 € y una agencia cobra 15% + IVA = 750 € (+IVA), la empresa recibe ~4.250 € antes de impuestos. Si el coste interno de gestión supera 750 €, la agencia compensa.
Recomendaciones:
- Solicitar presupuesto desglosado: gastos de burofax, procurador, tasas judiciales.
- Negociar tarifas por volumen si la cartera supera 50 expedientes.
Plantillas cartas reclamación para principiantes: modelos y scripts
A continuación se incluyen plantillas básicas listas para personalizar. Usar siempre membrete de la empresa y conservar acuse de recibo.
Plantilla 1: primer recordatorio (amigable)
Estimado/a [Nombre del contacto],
Se recuerda que la factura nº [000] por importe de [€X.XXX,XX], con vencimiento el [dd/mm/aaaa], permanece pendiente. Se solicita por favor confirmar la fecha de abono o comunicar incidencia que impida el pago.
Atentamente,
[Nombre responsable]
[Cargo]
[Datos de contacto]
Asunto: Reclamación de pago factura nº [000] – último requerimiento
Estimado/a [Nombre],
En varias comunicaciones previas se reclamó el pago de la factura nº [000] por importe de [€X.XXX,XX], vencida el [dd/mm/aaaa]. Transcurrido el plazo, se concede un último plazo de 10 días naturales para efectuar el pago. De no producirse, se procederá a reclamar mediante las vías extrajudiciales y/o judiciales pertinentes, con posibilidad de incluir intereses de demora y gastos de gestión.
Sin otro particular, reciba un cordial saludo.
[Firma y datos]
Scripts para llamadas de cobro (breve)
- Apertura: “Buenos días, habla [Nombre] de [Empresa]. Llamo por la factura nº [000] con vencimiento [fecha]; ¿puede confirmar recepción?”
- Si excusa: negociar fecha y pedir confirmación por escrito.
- Si no respuesta: dejar mensaje breve indicando que se enviará requerimiento formal.
Ejemplo práctico: cómo funciona realmente
📊 Datos del caso:
- Cliente: Empresa X (servicios)
- Importe pendiente: 5.200 €
- Vencimiento: hace 45 días
- Documentación: factura, albarán, mails sin respuesta
🧮 Cálculo/Proceso:
- Día 1-7: recordatorio email (sin respuesta)
- Día 8-21: burofax reclamación formal (coste 40 €)
- Día 22-35: negociación propuesta pago en 2 plazos (aceptada por escrito)
- Resultado neto: cobrados 5.200 € en dos pagos; coste total de gestión interno 120 € + burofax 40 € = 160 €
✅ Resultado: Cobro efectivo 5.200 €; coste de gestión 160 €; acción judicial evitada; scoring del cliente actualizado para evitar nuevas ventas a crédito.
Comparativa rápida de opciones de recobro
Recobro externo vs abogado: comparación
Recobro externo
- ✓Coste variable por éxito
- ✓Rápido para volúmenes
- ⚠Menos poder judicial
Abogado
- ✗Costes iniciales
- ✓Adecuado para medidas cautelares
- ✓Mayor probabilidad en casos complejos
Proceso de cobro en 6 pasos (timeline)
Proceso de cobro en 6 pasos
1️⃣
Registro de documentación
Contratos, facturas y comunicaciones
2️⃣
Primer recordatorio
Correo + llamada en 7 días
3️⃣
Reclamación formal
Burofax o certificado
4️⃣
Negociación
Plazos o quitas razonables
5️⃣
Escalado a abogado
Si procede, medidas judiciales
6️⃣
Cierre y mejora
Actualizar políticas y scoring
Ventajas, riesgos y errores comunes
Beneficios / cuándo aplicar ✅
- Mejora de la liquidez inmediata cuando se actúa rápido.
- Reducción de costes administrativos si se automatiza el ciclo de cobro.
- Recuperación de clientes con alternativas de pago negociadas.
Errores que debes evitar / riesgos ⚠️
- Dejar pasar más de 60 días sin acción: reduce drásticamente la probabilidad de cobro.
- No documentar comunicaciones: dificulta demandas y pruebas.
- Aplicar políticas de crédito homogéneas en todos los clientes sin segmentación.
Indicadores clave y cálculos que importan en la gestión de morosidad y cobros para PYMES
- Días de ventas pendientes (DSO): medir evolución mensual y compararlo por sector.
- Ratio de recuperación por canal: interno vs externo vs judicial.
- Coste medio por expediente: suma de costes internos + externos / nº expedientes.
Fórmula DSO básica: (Cuentas por cobrar / Ventas totales) x periodo (días). Seguimiento mensual permite detectar deterioros.
Preguntas frecuentes
¿Qué hacer si cliente no paga y no responde?
Iniciar reclamación formal vía burofax o burofax electrónico conservando prueba; escalonar a recobro externo si no hay respuesta en 10-14 días.
¿Cómo recuperar impagados para PYMES paso a paso sin perder clientes?
Combinar recordatorios, oferta de pago fraccionado y advertencia formal; si no funciona, escalar a recobro externo o abogado según importe y riesgo.
¿Cuándo conviene recobro externo o abogado para PYMES?
Si hay volumen y la prioridad es flujo, recobro externo; si se requieren medidas judiciales o cautelares, abogado.
¿Cuánto cuesta servicio recobro en España para una deuda de 3.000 €?
Orientativamente entre 240 € (8%) y 900 € (30%) según etapa y complejidad; solicitar desglose y comparar ROI.
¿Existen plantillas cartas reclamación para principiantes adaptadas a sectores?
Sí: se recomienda adaptar las plantillas básicas a términos sectoriales (comercio, construcción, servicios) y conservar pruebas de entrega.
¿Qué plazos legales se deben considerar en España?
Plazos de prescripción varían: generalmente 5 años para reclamaciones civiles por impago de facturas (confirmar caso concreto con abogado).
Tu próximo paso:
- Revisar las facturas pendientes y priorizar por importe y antigüedad (0-30 / 31-60 / +60 días).
- Enviar las plantillas de reclamación adaptadas y registrar todas las comunicaciones.
- Evaluar costes y decidir entre recobro externo o abogado para los expedientes +30 días según la comparativa.