¿Te preocupa la liquidez mensual, no sabes cómo calcular la previsión de caja y te preguntas qué hacer cuando falta liquidez en pyme? Esta guía exhaustiva sobre Gestión de tesorería y cashflow para PYMES explica previsión de caja paso a paso, la diferencia entre tesorería y flujo de caja y cuánto cuesta contratar software tesorería pyme. Incluye plantillas, ejemplos sectoriales, checklist de negociación y una hoja de ruta de 90 días.
Puntos clave: Lo que debes saber en 1 minuto
- La gestión de tesorería es prioritaria: la supervivencia operativa depende de mantener cashflow suficiente para 30-90 días.
- Previsión de caja paso a paso acelera decisiones: con modelos semanales y mensuales se detectan brechas antes de que deriven en impago.
- Qué hacer cuando falta liquidez en pyme: prioridad en renegociación de plazos, desbloqueo de líneas y reducción de costes variables.
- Diferencia entre tesorería y flujo de caja: tesorería = saldo disponible; flujo de caja = movimientos futuros y pasados que explican cambios de saldo.
- Herramientas y coste: cuánto cuesta contratar software tesorería pyme depende de tamaño y funciones; existen opciones desde gratuitas a 1500€/mes con ROI medible.
Qué hacer cuando falta liquidez en pyme
Cuando falta liquidez en pyme, actuar con rapidez y método marca la diferencia entre un ajuste temporal y un problema grave. Pasos inmediatos:
Paso 1: diagnóstico rápido (24-72 horas)
- Revisar saldo disponible en cuentas y cajas.
- Estimar pagos críticos de la semana y cobros previsibles.
- Identificar cuentas a descubierto y comisiones bancarias.
Paso 2: priorizar pagos y conservar caja
- Priorizar nóminas, impuestos a corto plazo y proveedores estratégicos.
- Cuándo aplicar descuentos por pronto pago y cuándo ofrecer aplazamientos a clientes con historial.
Paso 3: negociar con stakeholders
- Negociar extensión de plazos con proveedores clave y fraccionamiento con hacienda/seguridad social.
- Solicitar anticipo de facturas o confirming con bancos.
Soluciones financieras tácticas
- Uso inmediato de líneas de crédito revolventes o pólizas de crédito.
- Factoraje/confirming para acelerar cobros.
- Inyección puntual de capital por socios o socios financieros.
Comunicación y control
- Comunicación clara con el equipo y principales proveedores para evitar sorpresas.
- Implementar previsión de caja paso a paso para evitar reincidencias.
Previsión de caja paso a paso
La previsión de caja paso a paso es el núcleo operativo de la Gestión de tesorería y cashflow para PYMES. Este procedimiento minimiza errores y anticipa necesidades.
Paso 1: definir horizonte y granularidad
- Horizonte corto: 4-13 semanas (recomendado semanal para PYMES).
- Horizonte medio: 3-12 meses (mensual).
Paso 2: recopilar fuentes
- Facturas emitidas pendientes de cobro, órdenes de compra, contratos recurrentes.
- Extractos bancarios, previsiones de ventas y calendario fiscal.
Paso 3: construir el modelo (directo vs indirecto)
- Modelo directo: lista de cobros y pagos esperados por fecha. Ideal para control operativo.
- Modelo indirecto: parte del resultado contable y ajusta por cambios en cuentas por cobrar/pagar. Útil para convergencia con reporting contable.
Paso 4: incluir escenarios y stress testing
- Escenario base, adverso (-20% de ventas) y positivo (+10%).
- Stress test: simular retrasos de cobro de 30-60 días y variación de DSO/ DPO.
Paso 5: revisión y gobernanza
- Revisión semanal por tesorería/finanzas.
- Alertas automáticas por déficit proyectado (<14 días) y excesos de saldo improductivo.
Diferencia entre tesorería y flujo de caja
Entender la diferencia entre tesorería y flujo de caja evita decisiones equivocadas:
- Tesorería: saldo disponible en cuentas y efectivo hoy.
- Flujo de caja (cashflow): movimientos de entradas y salidas en un periodo que explican la variación del saldo.
Ejemplo breve
Si una venta se factura hoy pero se cobra a 60 días, la venta afecta al flujo de caja futuro, no a la tesorería actual. La planificación debe integrar ambos planos.
Mejores herramientas gestión de tesorería para principiantes
Elegir herramientas adecuadas acelera implementación. A continuación se incluyen plataformas aptas para principiantes y PYMES.
Requisitos mínimos al evaluar herramientas
- Integración con bancos (API) y ERP.
- Capacidad de previsión directa y escenarios.
- Alertas y reporting automático (DSO, DPO, CCC).
- Precio escalable y facilidad de uso.
| Herramienta |
Nivel |
Funcionalidad clave |
Precio estimado (2026) |
| Tool A (Básica) |
Principiante |
Previsión directa, conciliación automática |
Gratis - 50€/mes |
| Tool B (Intermedia) |
PYME |
API banca, escenarios, integración ERP |
100-500€/mes |
| Tool C (Avanzada) |
Empresa |
Gestión multi-cuenta, cash-pooling, reporting avanzado |
500-1500€/mes |
Comparativa orientativa (ROI)
- Herramientas básicas: recuperación en 1-3 meses si reducen DSO en 5-10 días.
- Herramientas intermedias: ROI 6-12 meses con integración ERP y automatización.
- Soluciones avanzadas: ROI 12-24 meses para empresas con alto volumen de transacciones.
Cuánto cuesta contratar software tesorería pyme
La pregunta cuánto cuesta contratar software tesorería pyme tiene respuesta variable: depende del tamaño, integraciones y soporte.
Costes a considerar
- Licencia SaaS mensual: 0€ (freemium) a 1500€/mes.
- Coste de implementación e integración (una sola vez): 500€ - 10.000€ según ERP y complejidad.
- Formación y mantenimiento: 200€ - 1.000€/mes según servicios.
Cómo calcular coste total y ROI
- Estimar ahorro mensual por reducción de descubierto y comisiones.
- Añadir horas de ahorro administrativo (valor hora interna).
- Comparar con coste mensual + amortización de implementación.
si un software de 300€/mes reduce descubierto medio en 10.000€ y ahorra 200€/mes en comisiones, el payback puede ser <6 meses si además libera 20h/mes de trabajo administrativo.
Ejemplo práctico: Cómo funciona realmente
📊 Datos del Caso:
- Ingresos mensuales: 60.000 €
- Cobros pendientes (DSO medio): 45 días
- Pagos periódicos: 30.000 €/mes
- Saldo disponible actual: 8.000 €
🧮 Cálculo/Proceso:
- Construcción de previsión semanal a 12 semanas con escenario base y adverso (-20% ventas).
- Aplicación de medidas: negociación de 30 días adicional con 20% de proveedores y confirming para 40% de facturas a cobrar.
✅ Resultado:
- Escenario base: tesorería estable (+5.000€ acumulado a 8 semanas).
- Escenario adverso: brecha de 18.000€ en semanas 4-6; se cubre con confirming y línea revolvente.
Este ejercicio muestra la utilidad de la previsión de caja paso a paso y qué hacer cuando falta liquidez en pyme.
Flujo de decisión rápido
Paso 1 → Revisar saldo y previsión semanal → Paso 2: Priorizar pagos → Paso 3: Negociar plazos o activar líneas → ✅ Tesorería equilibrada
Análisis estratégico: Ventajas, riesgos y errores comunes
Beneficios / cuándo aplicar ✅
- Mejora de la solvencia a corto plazo y reducción de costes financieros.
- Optimización de capital circulante y mejora de relaciones con proveedores.
- Aplicar cuando hay variabilidad de cobros o estacionalidad marcada.
Errores que debes evitar / riesgos ⚠️
- No mantener previsión actualizada (error común).
- Depender exclusivamente de deuda a corto plazo sin plan de pago.
- No integrar datos bancarios con ERP: pérdida de precisión.
Checklist de negociación con proveedores y clientes
- Solicitar descuentos por pronto pago sólo si la reducción de coste supera el coste de oportunidad.
- Ofrecer plazos escalonados y penalizaciones por impago claras.
- Documentar acuerdos por escrito y reflejarlos en la previsión.
Integración técnica con ERP y bancos (breve)
- Priorizar soluciones con conectores bancarios oficiales (PSD2/API) y compatibilidad con el ERP contable.
- Automatizar conciliación para mantener la tesorería real alineada con el modelo de previsión.
Comparativa: herramientas para gestión de tesorería
Principiante
- ✓Fácil de usar
- ✓Previsión básica
- ⚠Integraciones limitadas
Avanzada
- ✓API bancaria
- ✓Escenarios y reporting
- ✗Coste de implementación
Plan de 90 días para mejorar cashflow
- Días 0-30: Implementar previsión semanal, revisar contratos y negociar plazos.
- Días 30-60: Integrar herramienta básica con bancos y lanzar programa de mejora de cobros (facturación electrónica, recordatorios automáticos).
- Días 60-90: Monitorizar KPIs (DSO, DPO, CCC), ajustar políticas de crédito y validar ROI del software.
KPIs esenciales y cómo medirlos
- DSO (Days Sales Outstanding): indica días promedio de cobro.
- DPO (Days Payable Outstanding): días promedio de pago a proveedores.
- CCC (Cash Conversion Cycle): DSO - DPO + inventario en días.
Pequeño ejemplo numérico:
- Ventas anuales: 720.000 € (60.000 €/mes)
- Cuentas por cobrar promedio: 75.000 €
- DSO = (75.000 / 60.000) * 30 ≈ 37,5 días
Preguntas frecuentes
¿Qué es la previsión de caja paso a paso?
Es un proceso estructurado de recopilación y proyección de cobros y pagos que permite anticipar brechas de liquidez y tomar medidas preventivas.
Priorizar pagos críticos, negociar plazos con proveedores, activar confirming o línea revolvente y revisar gastos variables inmediatamente.
¿Cuál es la diferencia entre tesorería y flujo de caja en términos prácticos?
La tesorería es el saldo disponible ahora; el flujo de caja describe entradas y salidas que cambiarán ese saldo en el tiempo.
¿Cuánto cuesta contratar software tesorería pyme para una PYME pequeña?
Desde opciones freemium gratuitas hasta soluciones completas de 100-500€/mes; añadir costes de implementación entre 500€ y 5.000€ según integración.
¿Cuáles son las mejores herramientas gestión de tesorería para principiantes?
Plataformas con interfaz sencilla, conciliación automática y modelos directos de previsión: buscar opciones con integración bancaria PSD2 y planes gratuitos de prueba.
¿Cómo integrar la previsión con el ERP y bancos?
Usar conectores oficiales o APIs bancarias (PSD2); preferir soluciones con mapeo contable y conciliación automática para reducir errores.
¿Qué indicadores alertan de un problema de cashflow?
Aumento del DSO > 10 días, reducción de saldo disponible por debajo del 10% del gasto mensual y uso recurrente de descubiertos.
Tu próximo paso:
- Implementar una previsión de caja paso a paso semanal y agendar revisiones semanales.
- Negociar plazos con los 3 proveedores más críticos y habilitar al menos una línea de confirming o factoring.
- Probar al menos una herramienta gratuita de gestión de tesorería y medir reducción de DSO en 60 días.