¿No sabe si elegir una gestoría online o presencial para la PYME? Esa duda es habitual y tiene impacto directo en costes, cumplimiento y capacidad de crecimiento. Esta guía compara, con datos y pasos prácticos, cuándo conviene cada modalidad y cómo migrar con seguridad.
Puntos clave: lo que debes saber en 1 minuto
- Ahorro potencial: una gestoría online bien integrada puede reducir costes recurrentes entre 20% y 50% frente a una presencial, pero depende del volumen y servicios.
- Atención urgente: las gestorias presenciales suelen ofrecer respuesta inmediata local; las online compensan con turnos, SLAs y herramientas de mensajería.
- Costes ocultos: las tarifas bajas online pueden ocultar cargos por integraciones, subidas de documentos y consultas extra.
- Privacidad y cumplimiento: la responsabilidad legal por datos sigue recayendo en la PYME; verificar certificaciones (ISO, cifrado, AEPD) es imprescindible.
- Decisión por tamaño: para microempresas con facturación baja la presencial puede ser suficiente; para PYMEs con facturación y varias integraciones tecnológicas, la opción online suele ofrecer mayor eficiencia.
¿me conviene una gestoría online si soy PYME?
Evaluar conveniencia requiere considerar cuatro variables: volumen de facturación, complejidad fiscal y laboral, necesidad de respuesta local y nivel de digitalización interna.
- Volumen y complejidad: si la PYME emite pocas facturas y tiene estructura simple (1–3 empleados), una gestoría presencial puede ofrecer sencillez y asesoramiento cercano. Si la contabilidad implica muchos documentos, conciliaciones bancarias y automatización, la gestoría online suele escalar mejor.
- Integración tecnológica: cuando existen ERPs, TPVs o plataformas de ecommerce, una gestoría online con APIs e integraciones reduce errores y tiempo manual. Revisar compatibilidad con el software propio evita sorpresas.
- Coste por hora vs tarifa plana: las gestorias presenciales suelen cobrar por horas o por gestiones específicas; las online ofrecen planes mensuales. Calcular el coste anual real es clave (ver tabla comparativa más abajo).
- Soporte local y fiscalidad autonómica: algunos trámites requieren presencia o conocimiento local (ayudas regionales, licencias). En esos casos, una gestoría presencial o híbrida puede ser mejor.
Recomendación práctica: hacer un cálculo simple del coste anual total actual y compararlo con el plan online más integraciones y consultas estimadas. Si la diferencia es >20% y la PYME tiene procesos repetitivos, la online suele compensar.
Gestoría online vs presencial para autónomos con facturación baja
Para autónomos y microempresas con facturación reducida (ej. <50.000 € / año) la decisión suele pivotar en precio, simplicidad y seguridad.
- Economía: muchas gestorías online ofrecen planes desde 15–30 €/mes para autónomos, con facturación limitada y declaraciones trimestrales incluidas. Las presenciales pueden costar 50–120 €/mes.
- Servicio incluido: comprobar si el plan online incluye declaraciones trimestrales, modelos 130/303, vigilancia de obligaciones y asesoría telefónica. Algunas tarifas bajas excluyen presentaciones puntuales o asesoramiento fiscal.
- Necesidad de trato personal: para gestiones sensibles (discusión de sanciones, inspecciones), algunos autónomos prefieren la cercanía de una oficina.
- Flexibilidad: las online permiten adaptar el plan mes a mes y suelen incluir apps móviles para subir facturas.
Consejo rápido para autónomos con facturación baja: optar por una gestoría online solo si el plan incluye las declaraciones obligatorias y acceso directo a un asesor cuando haya incidencias. En caso contrario, la inversión en presencial puede ahorrar tiempo ante problemas fiscales.
Costes ocultos de la gestoría online frente a presencial
Las tarifas visibles no cuentan toda la historia. Estos son los costes ocultos más comunes:
- Pagos por gestión puntual: altas en S.S., trámites en sedes públicas o certificados pueden facturarse aparte.
- Integración y setup: importación de datos antiguos, conexión con TPV o ERP y configuración contable pueden suponer un coste único.
- Tarifas por volumen de documentos: algunos planes limitan el número de facturas; superar el límite genera cargos extra.
- Soporte y consultas: llamadas ilimitadas no siempre están incluidas; consultas por asesoría estratégica suelen tener tarifa adicional.
- Migración y limpieza de datos: si la contabilidad histórica no está ordenada, la corrección puede suponer varias horas facturadas.
- Retrasos por dependencia tecnológica: si la PYME requiere adaptaciones específicas (nóminas complejas, convenios), pueden aplicarse suplementos.
Tabla comparativa: gestoría online vs presencial (costes y entregables)
| Concepto |
Gestoría online (plan medio) |
Gestoría presencial (plan medio) |
| Cuota mensual típica |
30–90 €/mes |
70–150 €/mes |
| Alta y setup |
50–400 € (único) |
0–200 € (variable) |
| Límite facturas incluidas |
200–1000/mes (según plan) |
generalmente ilimitado (pero tarifa por horas) |
| Presentación impuestos |
Incluido |
Incluido |
| Soporte en inspecciones |
Suplemento |
Normalmente incluido (ojo: coste hora) |
| Integraciones ERP/API |
Suplemento / variable |
Normalmente no disponible |
| Migración historial |
Coste por horas |
Coste por horas |
| Tiempo de respuesta medio |
2–48 h (chat/email) |
Inmediato en oficina (cita) |
(Rangos orientativos 2026; consultar condiciones concretas de cada proveedor).
Qué pasa si necesito atención urgente en gestoría
Atención urgente significa diferentes cosas: un impuesto a presentar hoy, una inspección en curso o una duda que paraliza la operación.
- Presencial: suele ofrecer respuesta inmediata al presentarse en oficina o por cita prioritaria. Sin embargo, depende de la disponibilidad del profesional.
- Online: eficacia depende de acuerdos de nivel de servicio (SLA). Las mejores plataformas tienen canales prioritarios (teléfono, chat 24/7, gestor asignado) y opciones de escalado para urgencias.
Recomendaciones operativas:
- Verificar el SLA antes de contratar: tiempos de respuesta garantizados y penalizaciones por incumplimiento. Solicitar un ejemplo de SLA o modelo de servicio.
- Asegurar un gestor asignado: tener un contacto único reduce tiempos de gestión.
- Mantener permisos y documentación accesible: tener poderes y autorizaciones firmados evita demoras ante trámites urgentes.
En caso de inspección, la presencia física puede ser relevante para presentar documentación en oficinas públicas; la gestoría online debe ofrecer un protocolo de soporte presencial o colaboración con despachos locales.
Comparativa rápida: gestoría online vs presencial
Gestoría online
- ✓ Ahorro en plantilla
- ✓ Integraciones API
- ⚠ Costes por volumen
Gestoría presencial
- ✓ Atención personal
- ✗ Menos automatización
- ✗ Costes fijos más altos
¿vale la pena digitalizar la contabilidad con gestoría online?
La digitalización aporta eficiencia, menor error manual y acceso en tiempo real a métricas clave. Sin embargo, su valor depende de adopción interna y calidad de la integración.
- Ahorro de tiempo: automatizar la conciliación bancaria y la lectura de facturas reduce horas contables cada mes.
- Calidad y trazabilidad: documentos centralizados y copias en la nube facilitan auditorías y cumplimiento.
- Inversión inicial: formación, adaptación de procesos y posibles mejoras en seguridad.
Indicador práctico: si la empresa dedica más de 8–12 horas al mes a tareas administrativas repetitivas, la digitalización suele amortizarse en 6–12 meses.
Enlace a normativa y buenas prácticas sobre conservación de documentos y facturación electrónica: Agencia Tributaria y AEPD.
Riesgos legales y de privacidad según modalidad de gestoría
La responsabilidad última sobre la correcta gestión de datos y obligaciones fiscales recae en la empresa. Los riesgos principales son:
- Brechas de datos: comprobar cifrado en tránsito y reposo, políticas de retención y notificación de incidentes.
- Contratos y encargos de tratamiento: la PYME debe firmar un contrato de encargado del tratamiento con la gestoría (art. 28 RGPD). Solicitar cláusulas claras sobre subencargados y transferencia internacional.
- Certificaciones y auditorías: pedir evidencia de cumplimiento (ISO 27001, auditorías externas) y política de continuidad de negocio.
- Custodia de documentos oficiales: establecer quién conserva originales y por cuánto tiempo.
Comprobar el registro de actividades del tratamiento y solicitar la política de seguridad. Para garantías legales, contrastar con la guía de la AEPD sobre encargados del tratamiento.
Cómo realizar la migración a una gestoría online: pasos prácticos
Paso 1: auditar la situación actual
Recopilar las obligaciones fiscales, nóminas, contratos y software en uso. Priorizar procesos repetitivos y puntos de fricción.
Paso 2: pedir SLA y modelo de servicio por escrito
Solicitar tiempos de respuesta, costes por extras y política de escalado. Negociar un periodo de prueba si es posible.
Paso 3: verificar seguridad y cumplimiento
Solicitar evidencias de cifrado, backups, políticas de privacidad y contrato de encargado del tratamiento.
Paso 4: plan de migración de datos
Definir alcance (historico contable completo o parcial), formato de datos y responsables. Estimar horas de limpieza y transformar plan en calendario.
Acordar sesiones de formación para el equipo y documentación de procesos. Establecer un periodo de soporte intensivo.
Paso 6: pruebas en paralelo
Mantener la gestión antigua en paralelo durante 1–2 meses para detectar discrepancias.
Paso 7: revisión y optimización
Tras 3 meses, revisar KPIs (tiempo administrativo, costes, errores) y ajustar el plan.
(Este flujo se corresponde con un HowTo práctico incluido en los metadatos del artículo.)
Ventajas, riesgos y errores comunes
Preguntas frecuentes
¿Una gestoría online es legalmente válida en todas las comunidades autónomas?
Sí. Las gestorias online pueden representar y presentar impuestos en cualquier comunidad, pero algunos trámites locales podrían requerir actuaciones presenciales o colaboraciones con despachos locales.
¿Cómo comprobar si la gestoría online cumple la normativa de protección de datos?
Pedir el contrato de encargado del tratamiento, política de privacidad, medidas de seguridad y si dispone de certificaciones (ISO 27001). Consultar la guía de la AEPD.
¿Qué documentos se deben preparar para migrar a una gestoría online?
Extractos bancarios, facturas (entrada y salida), libros contables, contratos laborales y los últimos modelos fiscales presentados.
¿Cuánto tiempo dura la migración típica?
Depende del volumen; para una PYME media (100–500 facturas/año) suele durar 2–6 semanas incluyendo limpieza de datos.
¿Puedo volver a una gestoría presencial si la online no cumple?
Sí. Negociar un periodo de cancelación y pedir exportabilidad de datos para evitar bloqueo por salida.
¿Qué debo preguntar sobre integraciones con ERP o TPV?
Preguntar por APIs disponibles, coste de conexión, frecuencia de sincronización y mapeo de cuentas contables.
¿Las gestorías online ofrecen seguros de responsabilidad profesional?
Algunas sí; verificar cobertura, límites y exclusiones antes de contratar.
TU PRÓXIMO PASO:
- Calcular el coste anual real de la gestoría actual (sueldos, horas internas, honorarios).
- Pedir 3 presupuestos (2 online, 1 presencial) con SLA y contrato de encargado del tratamiento.
- Realizar una prueba gratuita o piloto de 1–2 meses y medir ahorro y tiempos antes de migrar definitivamente.