VeriFactu no obliga exactamente a lo que muchos autónomos creen
La información publicada por Diario AS apunta a una cuestión que ha generado inquietud entre pequeños negocios: no todos los empresarios tendrán que utilizar VeriFactu. Es una aclaración relevante, pero conviene interpretarla con precisión. Estar fuera de la obligación de usar un sistema informático de facturación adaptado no significa quedar exento de emitir facturas, conservarlas, declarar los impuestos o llevar los registros exigidos por Hacienda.
VeriFactu es el nombre con el que se conoce habitualmente el reglamento que establece requisitos para los sistemas y programas informáticos de facturación. Su finalidad es reforzar la trazabilidad de las ventas y dificultar la manipulación posterior de facturas, tickets, abonos y otros documentos. Para ello, el software debe generar registros de facturación con unas garantías técnicas concretas, incluyendo elementos como la huella o encadenamiento de los registros y, cuando se emplea la modalidad de remisión voluntaria, el envío de información a la Agencia Tributaria.
La consecuencia práctica para una peluquería, una tienda, un taller, una consulta o un profesional independiente no es simplemente "instalar una aplicación de Hacienda". La cuestión decisiva es identificar cómo factura hoy, qué programa emplea y si su actividad está dentro de los supuestos obligados.
Quién puede no tener que usar un software VeriFactu
El reglamento se dirige a los productores y usuarios de sistemas informáticos de facturación. Por eso, un autónomo que emite sus facturas de forma manual, en talonarios o documentos no generados mediante un programa de facturación, no queda obligado por el mero hecho de ser autónomo a adoptar VeriFactu.
Esta es probablemente la excepción que más titulares ha generado. Sin embargo, es una exención de la obligación tecnológica, no una recomendación de volver al papel ni una dispensa fiscal. Las facturas manuales deben reunir todos los datos legalmente exigidos: numeración correlativa, fecha, identificación de emisor y destinatario cuando corresponda, NIF, descripción de la operación, base imponible, tipo de IVA y cuota, entre otros.
Además, un negocio que usa una hoja de cálculo, una plantilla de procesador de textos o una aplicación sencilla debe analizar su caso con cautela. Si esa herramienta funciona en la práctica como sistema de facturación —por ejemplo, genera facturas numeradas, guarda clientes y permite modificar o emitir documentos de forma recurrente—, no conviene asumir automáticamente que está fuera del reglamento. La calificación depende de las funcionalidades reales y de cómo se utiliza la herramienta, no de cómo se la denomine.
Empresarios acogidos al SII
También quedan fuera del ámbito de VeriFactu los contribuyentes que ya están obligados al Suministro Inmediato de Información (SII) del IVA. El SII afecta, entre otros, a grandes empresas, grupos de IVA e inscritos en el régimen de devolución mensual. Estas empresas ya remiten electrónicamente a la Agencia Tributaria los libros registro de IVA con plazos y estructura propios, por lo que no se les superpone esta regulación.
Para una pyme convencional, esta excepción será menos habitual. Pero resulta importante para filiales, empresas que han crecido rápidamente o negocios inscritos en devolución mensual: antes de contratar o migrar un programa, deben confirmar si están bajo SII y qué exigencias les aplican realmente.
Operaciones y regímenes con normas específicas
La normativa contempla además particularidades para determinados territorios y regímenes tributarios. Canarias, Ceuta y Melilla, así como actividades sometidas a reglas especiales de facturación, pueden requerir una revisión individual. La prudencia es esencial: que una empresa no repercuta IVA peninsular o tenga una obligación informativa diferente no implica por sí solo que pueda ignorar las exigencias sobre su facturación.
En estos casos, la recomendación para el empresario no es buscar una exención genérica, sino solicitar a su asesoría una respuesta por escrito basada en su actividad, territorio, régimen de impuestos y sistema actual de emisión de facturas.
El matiz más importante: no usar VeriFactu no elimina las obligaciones fiscales
Un autónomo que facture manualmente seguirá teniendo que:
- Emitir factura completa o simplificada cuando proceda.
- Mantener una numeración ordenada y, en su caso, series diferenciadas.
- Conservar facturas emitidas y recibidas durante los plazos legales.
- Llevar los libros registro de IVA e IRPF que le correspondan.
- Presentar modelos trimestrales, resúmenes, declaraciones de renta o sociedades y otras obligaciones aplicables.
- Rectificar correctamente los errores mediante facturas rectificativas, en vez de borrar o sustituir documentos sin rastro.
Este último punto tiene un valor operativo considerable. Muchos pequeños negocios creen que el problema de control aparece solo cuando usan software. En una comprobación tributaria, Hacienda puede revisar la coherencia entre ventas, cobros, compras, movimientos bancarios, TPV, inventario y declaraciones, independientemente de si la factura nació en un ordenador o en un talonario.
Aplazamiento de plazos: una oportunidad para prepararse, no para esperar
La implantación de los requisitos de los sistemas informáticos se ha aplazado respecto al calendario inicialmente previsto. Tras la modificación normativa de 2025, los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades deberán contar con sistemas adaptados antes del 1 de enero de 2027, mientras que el resto de obligados —incluidos, en general, autónomos y empresas en IRPF— deberán hacerlo antes del 1 de julio de 2027.
Esta ampliación da margen, pero no debería interpretarse como motivo para retrasar todas las decisiones. La adaptación no consiste solo en actualizar un programa: puede afectar a los procesos de caja, a la formación de empleados, a la integración con TPV, comercio electrónico, gestoría, inventario y contabilidad.
También es importante diferenciar VeriFactu de la factura electrónica obligatoria entre empresas. Son proyectos relacionados con la digitalización y el control de la facturación, pero no son exactamente la misma obligación. Una pyme que se prepare para uno de ellos no debe asumir que ya ha resuelto el otro.
Qué debería hacer ahora un autónomo o una pyme
1. Hacer un inventario real del proceso de facturación
El primer paso es documentar cómo se emiten las facturas: papel, TPV, programa de escritorio, plataforma en la nube, ERP, web de comercio electrónico o una combinación de varias herramientas. Hay que incluir también las facturas simplificadas y los abonos, que a menudo se gestionan desde sistemas distintos.
2. Pedir confirmación al proveedor de software
Si se utiliza un programa, el empresario debe preguntar al proveedor si su solución estará adaptada al Reglamento de Sistemas Informáticos de Facturación y en qué fecha. Conviene conservar la respuesta comercial y solicitar información sobre actualizaciones, coste, exportación de datos, copias de seguridad y soporte.
No basta con que un programa anuncie que es "para autónomos" o que permite crear facturas en PDF. La pregunta concreta es si cumple los requisitos aplicables en España y si puede operar en modalidad VeriFactu cuando el cliente decida o deba hacerlo.
3. No tomar decisiones solo para evitar una obligación
Mantener la facturación manual puede ser válido en determinados casos, pero no siempre es eficiente. Para un profesional que emite dos facturas mensuales, el papel puede parecer suficiente. Para un comercio con caja diaria, pedidos online y varias formas de cobro, la ausencia de software suele aumentar errores, dificulta conciliaciones y eleva el tiempo dedicado a preparar la información para la gestoría.
La decisión debe considerar volumen de operaciones, necesidad de control de cobros, empleados, ventas digitales y previsión de crecimiento. Digitalizar no tiene por qué implicar contratar un ERP complejo; puede significar adoptar una solución sencilla, homologada y adecuada al tamaño del negocio.
4. Coordinarse con la asesoría antes de cambiar
Cambiar de programa a mitad de ejercicio sin plan puede complicar series de facturación, rectificaciones y exportación de históricos. La asesoría debe conocer el flujo de datos y validar cómo recibirá la documentación. Una transición ordenada reduce errores y evita pagar dos veces por tareas administrativas.
FAQ: dudas habituales sobre VeriFactu
¿Un autónomo que hace facturas a mano está exento de Hacienda?
No. Puede quedar fuera de la obligación de usar un sistema informático de facturación adaptado, pero sigue obligado a facturar correctamente, guardar documentación, llevar los registros exigidos y presentar sus impuestos.
¿Usar Excel me deja fuera de VeriFactu?
No puede responderse de forma automática. Depende de las funcionalidades y del uso concreto de la hoja de cálculo. Si se emplea como un sistema recurrente para producir y gestionar facturas, conviene consultar con un asesor y revisar la solución con el proveedor.
¿VeriFactu obliga a enviar todas las facturas a Hacienda en tiempo real?
No necesariamente. El reglamento permite sistemas que cumplan los requisitos de integridad y trazabilidad sin remisión voluntaria inmediata. La modalidad conocida como VeriFactu incorpora el envío de registros a la Agencia Tributaria, pero debe distinguirse del SII, que tiene una obligación propia de suministro de información.
¿Cuándo debería adaptar mi software?
Aunque los plazos generales se sitúan en 2027, es recomendable revisar el sistema durante 2026. Así se puede comparar proveedores, planificar migraciones y formar al equipo sin depender de actualizaciones de última hora.
Fuente: Diario AS — Sun, 09 Nov 2025 08:00:00 GMT
