¿Cuánto cuesta realmente un trabajador que aparece en la nómina a media jornada frente a un freelancer que factura por proyecto? La elección entre part‑time y autónomo no es sólo una diferencia de salario: incluye costes directos, obligaciones fiscales, riesgos operativos y tiempo de gestión que suelen quedar fuera del presupuesto inicial. Decisiones aparentemente baratas pueden salir caras cuando aparecen nóminas, ausencias, cargas administrativas o problemas de propiedad intelectual.
Lo esencial de costes ocultos de contratar part‑time vs freelancer
Diferencia práctica: un salario bruto menor no equivale a menor coste real para la empresa; las cotizaciones y costes de gestión transforman el coste total . Costes de entrada y salida: reclutamiento, alta en Seguridad Social, indemnizaciones potenciales y tiempo de reemplazo suelen olvidarse. Costes operativos recurrentes: nómina, gestoría, formación, supervisión y herramientas. Riesgos fiscales y legales: riesgos por clasificación errónea (falso autónomo), retenciones, y responsabilidad por incumplimiento contractual. Conclusión rápida: para tareas puntuales y expertas, el freelancer suele compensar; para funciones críticas, continuas o que requieren control horario, el part‑time puede ser más seguro pero más caro a largo plazo.
Para qué tipo de pymes conviene un empleado part‑time
Empresas con procesos internos estandarizados
Cuando la actividad requiere integración continuada en procesos internos (atención al cliente, caja, gestión de stock), la presencia regular es más valiosa que la flexibilidad. El empleado part‑time aporta continuidad, menores fricciones de coordinación y mayor control de calidad.
Actividades con necesidad de confidencialidad o propiedad intelectual
Si el puesto maneja datos sensibles, propiedad intelectual o clientes clave, la relación laboral reduce riesgos legales y facilita la aplicación de cláusulas internas, seguros y medidas de compliance.
Óptimo para tareas recurrentes y con curva de aprendizaje
Tareas que necesitan formación inicial y repetición (control de calidad, soporte técnico) suelen amortizar el coste de formación si el trabajador permanece. En esos casos, la estabilidad parte‑time puede compensar el mayor coste social.
Errores comunes y cómo evitarlos
Error: contratar part‑time por horas y asumir que no hay costes de despido o vacaciones. Evitar asumiendo costes totales en la cuenta de resultados.
Error: usar freelancers para funciones de confianza o acceso a sistemas críticos. Evitar con NDA, clausulado claro y seguros profesionales.
Costes ocultos del empleado a tiempo parcial: desglose
A continuación se detalla cada partida que suele pasarse por alto. Los importes numéricos son indicativos (current at time of writing) y deben revisarse con gestoría.
Costes directos y fiscales
Salario bruto prorrateado (según convenio).
Cotización empresarial a la Seguridad Social (cuota patronal), indicative: 30% aprox. del salario bruto ; varía por tipo de contrato y contingencias. Consultar Seguridad Social para tarifas actualizadas.
Pagas extras prorrateadas y pagas por horas trabajadas.
Costes de contratación y selección
Publicación de oferta, entrevistas, pruebas técnicas.
Tiempo interno de selección: horas del equipo que no facturan.
Coste de consultoría o agencia de selección si se externaliza.
Formación inicial y documentación.
Productividad reducida durante el tiempo de aprendizaje.
Costes de administración y compliance
Gestión de nómina mensual: coste de gestoría o software.
Prevención de riesgos laborales y seguros (mutua).
Firma electrónica, contratos y registro de jornada.
Costes por ausencias y bajas
Absentismo, bajas laborales y sustituciones.
Imputación de horas y reorganización de tareas.
Costes de rotación
Pérdida de productividad al sustituir y re‑formar.
Coste emocional y reputación interna.
Costes intangibles
Supervisión y coordinación: horas del manager.
Impacto en clima laboral y cohesión de equipo.
Ejemplo numérico comparativo (indicativo)
Concepto
Empleado part‑time (20h/sem)
Freelancer equivalente
Salario bruto mensual
€900
No aplica (factura por proyecto)
Cotización empresarial (≈30%)
€270
0
Pagas extras prorrateadas
€75
Incluido en tarifa
Gestoría/nómina (mensual)
€25
€10 (gestión facturas)
Formación y onboarding (prorrata mensual)
€40
€15
Coste total mensual aproximado
€1.310 Tarifa freelancer: €1.000‑1.200
Nota: las cifras son indicativas (current at time of writing) y deben ajustarse al convenio, base de cotización y retenciones aplicables. La tabla muestra que un salario bruto inferior puede traducirse en un coste empresarial similar al de un freelancer con tarifa más alta.
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Cuánto cuesta realmente contratar a un freelancer
Costes directos que suelen considerarse
Honorarios por proyecto o por hora (sin cotizaciones empresariales).
IVA en factura (generalmente 21%) que la empresa puede deducir si está sujeta a IVA.
Retención de IRPF en la factura (tipo variable, p. ej. 15% habitual para profesionales con actividad).
Costes ocultos específicos de freelancers
Gestión de facturas y pagos: tiempo y controles (conciliación contable).
Variabilidad en la disponibilidad y calidad: puede requerir más reviews.
Dependencia de un proveedor externo: riesgo operativo si desaparece.
Doble facturación por cambios de alcance (scope creep) y revisiones.
Riesgos contractuales y seguros
Riesgo de propiedad intelectual si no hay cláusula clara de cesión de derechos.
Necesidad de seguros de responsabilidad civil profesional para actividades con impacto.
Ventajas que reducen costes
Sin coste de cotización empresarial ni pagas extras prorrateadas.
Flexibilidad para escalado rápido y tareas puntuales.
Especialización que suele reducir horas necesarias para tareas concretas.
Ejemplo de factura y coste real (indicativo)
Tarifa freelancer: €600 por 40 horas (15 €/h) + IVA 21% = €726 factura.
Retención IRPF: €90 (15%) a compensar en declaraciones.
Coste contable interno: €10 por gestión.
Coste total mes aproximado: €746 (sin incluir tiempo propio de coordinación).
Riesgos legales y fiscales: empleados vs autónomos
Riesgo de clasificación errónea (falso autónomo)
La calificación laboral depende de factores como dependencia, exclusividad y control horario. La Administración puede re‑calificar relaciones y exigir recálculo de cotizaciones con recargos. Referencia: Seguridad Social .
Obligaciones del empleador
Alta en Seguridad Social, liquidación de cotizaciones, prevención de riesgos.
Pago de salarios, nóminas y documentación contractual.
Obligaciones del cliente con freelancers
Comprobación de que el autónomo está al corriente de pagos por su actividad.
Retenciones en facturas y conservación de documentación por inspecciones.
Protección de datos (si maneja datos personales) conforme a la AEPD .
Errores comunes y consecuencias
No formalizar un contrato de prestación de servicios con cláusulas de propiedad intelectual y confidencialidad: puede generar litigios y pérdidas.
Exigir exclusividad al freelancer sin contrato laboral: riesgo de reclasificación.
Escenarios reales: ahorro, productividad y retención comparada
Caso A: agencia digital pequeña (3 empleados)
Situación: Necesidad de diseñador 20h/sem.
- Opción empleado part‑time: mayor control y disponibilidad para urgencias; coste anual total indicativo €18.000; mejor retención a medio plazo.
- Opción freelancer: ahorro inicial ~25%‑30%, pero mayor tiempo de coordinación y riesgo de no disponibilidad en picos; coste anual variable €12.000‑€15.000.
Resultado práctico: para campañas continuas y trabajo iterativo, el part‑time mejora KPIs de tiempo de entrega; para picos puntuales y proyectos cerrados, el freelancer reduce costes.
Caso B: comercio minorista (2 propietarios)
Situación: asistente administrativo 15h/sem para facturación.
- Opción empleado: control de caja y acceso a datos sensibles; coste total mayor pero menor riesgo de incumplimientos regulatorios.
- Opción freelancer: buena opción si la tarea puede hacerse con acceso limitado y bajo NDA; menor coste pero necesidad de controles de acceso.
Resultado práctico: para tareas con acceso a datos y caja, la relación laboral reduce exposición a fraude.
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Balance estratégico: lo que ganas y arriesgas con costes ocultos de contratar part‑time vs freelancer
✅ Cuándo es mejor elegir un part‑time
Tareas con necesidad de control horario y supervisión estrecha.
Procesos que requieren alineación cultural y confidencialidad.
Actividades con curva de aprendizaje larga que se amortiza con permanencia.
⚠️ Banderas rojas para part‑time
Alto coste fijo con volúmenes de trabajo inestables.
Baja carga de trabajo y necesidad puntual de tareas especializadas.
✅ Cuándo es mejor elegir un freelancer
Proyectos con alcance definido y entregables claros.
Necesidad de especialización puntual no disponible internamente.
Volatilidad de demanda y necesidad de escalado rápido.
⚠️ Banderas rojas para freelancer
Dependencia excesiva de un proveedor sin sustituto.
Funciones que requieren acceso a sistemas internos sin controles.
Falta de acuerdos claros sobre propiedad intelectual.
Part‑time
Control horario ✅ • Coste fijo ⚠️ • Retención talento ✅
Coste social y nómina
Formación y retención
Riesgo de bajas y sustitución
Freelancer
Flexibilidad ✅ • Coste variable ✅ • Riesgo de dependencia ⚠️
Sin cotización empresarial
Necesidad de contrato y seguros
Riesgo en disponibilidad
✅ Consejo rápido: ponderar coste total anual y horas de coordinación antes de decidir. ⚠️ Valores indicativos y variables según convenio y sector.
Checklist práctico para decidir: contrato, impuestos, horas
Revisar la naturaleza de la tarea: ¿recurrente o puntual?
Calcular coste total por hora: salario + cuota patronal + costes indirectos.
Evaluar riesgo de clasificación: exclusividad, control y acceso.
Definir cláusulas: confidencialidad, cesión de IP y plazo de entrega.
Comprobar requisitos fiscales: IVA, retenciones e informes de pagos.
Plan de sustitución: quién cubre la ausencia y cómo se transfieren tareas.
Cómo mitigar los costes ocultos (pasos prácticos)
Automatizar y delegar administración
Usar software de nóminas y facturación para reducir errores.
Externalizar a gestoría con experiencia en pymes para evitar multas.
Contratos claros y escalables
Incluir cláusulas de alcance, entregables, propiedad intelectual y penalizaciones.
Establecer revisiones trimestrales para adaptar necesidad de horas.
Medir KPIs operativos
Horas facturables vs horas de gestión.
Tiempo medio de reemplazo y coste de rotación.
Productividad por hora tras onboarding.
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Preguntas frecuentes sobre costes ocultos de contratar part‑time vs freelancer
Cómo calcular el coste horario real de un empleado part‑time
Calcular: (salario bruto anual + cuota patronal anual + costes indirectos) / horas anuales trabajadas. Incluye vacaciones y pagas extras prorrateadas.
Por qué un freelancer puede salir más caro de lo esperado
Porque las tarifas incluyen riesgos, impuestos y beneficio; además puede requerir más tiempo de coordinación y revisiones.
Qué pasa si la Seguridad Social reclasifica a un freelancer como empleado
Puede requerir el pago retroactivo de cotizaciones con recargos y sanciones. Mantener contratos y prácticas que invaliden dependencia y exclusividad reduce este riesgo.
Cuál es la diferencia en obligaciones fiscales entre ambos
El empleador paga cotizaciones; el freelancer factura con IVA y aplica retención de IRPF. La empresa debe retener y declarar correctamente.
Cómo proteger la propiedad intelectual cuando se trabaja con freelancers
Firmar un contrato con cláusula de cesión de derechos y cláusulas de confidencialidad; exigir pólizas de seguro si procede.
Plan rápido de 3 pasos para comprobar la opción óptima
Calcular coste total por hora: sumar salario, cotizaciones y costes indirectos; comparar con tarifa del freelancer.
Evaluar el riesgo operativo: identificar si la tarea requiere control horario, acceso a datos o continuidad crítica.
Formalizar la relación: preparar contrato con alcance, IP y cláusulas de salida si se elige freelancer; o prever plan de onboarding y sustitución si es empleado.
Estos tres pasos permiten tomar una decisión informada en menos de 48 horas y reducir sorpresas contables.
Recursos y referencias útiles
Conclusión y hoja de ruta: empieza a ahorrar y reducir riesgos ahora
Reunir cifras: salario bruto, horas previstas y tarifas de freelancers para comparar costes totales.
Consultar a gestoría: validar cotizaciones y retenciones con datos reales y evitar riesgos fiscales.
Redactar contrato estándar: cláusulas mínimas de confidencialidad, alcance e IP para freelancers; o checklist de onboarding para part‑time.
Aplicando estos pasos se logra una decisión basada en coste total, riesgo operativo y estrategia de crecimiento. La correcta evaluación de los costes ocultos evita sorpresas contables y protege la continuidad del negocio.
