Un CIF válido y un DNI archivado no garantizan que la empresa con la que contratas siga siendo la misma. Un cambio de administrador, titular real, cuenta bancaria o situación en listas de sanciones puede aparecer después de la primera comprobación y convertir una relación rutinaria en un foco de fraude, impago o conflicto de interés. La clave está en revisar con criterio, sin burocracia innecesaria.
Verificar proveedores, clientes y socios comerciales no consiste solo en pedir un DNI o un CIF: exige identificar quién controla la relación, medir el riesgo y revisar los cambios relevantes. En España, la Ley 10/2010 obliga a conservar la documentación de diligencia debida durante 10 años tras terminar la relación. Con un método proporcionado puedes decidir qué comprobar, cuándo actualizarlo y qué señales justifican escalar el caso.
Clasifica el riesgo antes de aceptar la relación
Clasifica el riesgo antes de pedir documentos: cuanto mayor sea el posible daño, mayor debe ser la comprobación.
Puntúa seis señales antes de pedir datos
Asigna un punto por cada señal presente: país fuera de la Unión Europea, sector con efectivo o intermediarios, titularidad difícil de entender, importe alto o inusual, contratación a distancia y exposición pública del titular o directivo. Con 0 o 1 punto, el riesgo es bajo; con 2 o 3, medio; con 4 o más, alto y requiere revisión interna.
Separa prevención comercial y obligación legal
La Ley 10/2010 impone deberes específicos a los sujetos obligados; una pyme no debe guardar documentos por si acaso. Consulta a un especialista ante dudas razonables sobre tu actividad.
Verifica la sociedad antes de firmar o pagar
Busca la sociedad en el Registro Mercantil y anota la fecha de consulta.
Comprueba administradores y poderes vigentes
Contrasta denominación, administradores inscritos y posibles poderes con la documentación aportada. Si firma un apoderado, revisa que el poder esté vigente y no limite importes, actos o duración. Valida además cualquier cambio de cuenta bancaria mediante una llamada a un número ya conocido.
Identifica al titular real
Solicita una declaración fechada de titularidad real y dibuja una cadena simple de propiedad si intervienen varias sociedades. El titular real es la persona física que posee o controla finalmente la entidad y no siempre coincide con el administrador. Si nadie explica la cadena con claridad, eleva el riesgo antes de contratar.
Ajusta el expediente al tipo de contraparte
Ajusta el expediente al tipo de contraparte y pide solo la evidencia que responda al riesgo detectado.
Usa una ficha que cualquiera pueda revisar
Guarda una ficha por relación con fecha, fuente consultada, documentos recibidos, puntuación de riesgo, alertas, decisión, responsable y próxima revisión. Así otra persona puede entender rápidamente por qué se aprobó la relación. Limita el acceso a los datos necesarios conforme al RGPD. Para relaciones críticas, añade referencias, cuenta de cobro y controles de continuidad operativa.
| Contraparte | Comprobación mínima | Cuándo ampliar | Revisión orientativa |
|---|
| Cliente particular | Identidad, contacto y pago | Importe inusual o pago de tercero | Ante cambio relevante |
| Autónomo | DNI/NIE, NIF y actividad | Anticipo alto o cuenta distinta | Cada 12 meses |
| Sociedad mercantil | Registro, firmante y titular real | Cadena societaria compleja | Cada 6 a 12 meses |
| Socio internacional | Expediente societario y cribado | País de riesgo o PEP | Cada 3 a 6 meses |
Dibuja el recorrido de la decisión
Recorrido de una relación comercial
1. Identificar
→
2. Puntuar
→
3. Contrastar
→
4. Decidir
→
5. Revisar
Riesgo bajo: aprobar. Riesgo medio: aprobar con controles. Riesgo alto o alerta: escalar antes de contratar.
Criba alertas y decide sin bloquear el negocio
Criba alertas antes de aprobar y asigna una salida clara a cada caso.
Diferencia alerta, coincidencia y hallazgo
Documenta por qué descartas o confirmas cada alerta. Ante un homónimo, compara fecha de nacimiento, país, cargo, segundo apellido y entidad relacionada. Las noticias adversas solo importan si son verificables, relevantes y conectan con la contraparte; una sanción pública o una investigación oficial justifican ampliar el análisis.
Elige aprobar, condicionar o rechazar
Aprueba cuando identidad, representación y riesgo sean coherentes. Con riesgo medio, aplica límites de crédito, pagos a cuenta verificada o doble aprobación. Escala si no identificas al titular real, existe una alerta de sanciones o interviene un tercero sin explicación; rechaza si el riesgo no puede reducirse.
Preguntas frecuentes
¿Cómo hago una verificación KYC en mi pyme?
Identifica a la contraparte, puntúa seis riesgos y contrasta identidad, representación y titular real cuando proceda. Registra fuentes, fecha, decisión y próxima revisión; escala ante alertas o incoherencias.
¿Qué documentos pido a un proveedor nuevo?
Pide NIF, denominación social, datos del firmante y cuenta bancaria a nombre del proveedor. Si es crítico o de riesgo medio, añade consulta registral, poderes, titular real y cribado de alertas.
¿El CIF demuestra que una empresa es fiable?
No. El CIF identifica fiscalmente a la entidad, pero debes comprobar existencia, administración, poder de firma, control real y coherencia de pagos y operación.
¿Cada cuánto debo revisar a mis proveedores?
Revisa el riesgo medio cada 6 a 12 meses y el alto cada 3 a 6. Reabre antes el expediente si cambia titularidad, cuenta, país, volumen, administradores o actividad.
¿Qué hago si aparece una PEP o una sanción?
Una PEP exige análisis reforzado, no rechazo automático. Ante una sanción confirmada, detén la operación y busca asesoramiento especializado; documenta cómo resolviste la coincidencia.
Cierra con un método que puedas repetir
Convierte cada alta en una decisión trazable y cada cambio relevante en una nueva comprobación.
Mantén una rutina mensual breve
Revisa una vez al mes alertas abiertas, vencimientos, cambios de cuentas y operaciones excepcionales. Con pocos terceros, una hoja protegida con columnas claras puede bastar.
Protege la decisión y los datos
Conserva la prueba de qué decidiste y limita el acceso a la documentación. Separa identificaciones de correos comerciales, aplica permisos y elimina lo que ya no tenga base para conservarse.
⚠️ No conviertas la revisión continua en acumulación indefinida de documentos: cada dato guardado debe tener una finalidad y un plazo justificable.
Lo esencial:
- Comprueba identidad, poder de firma y titular real antes de aceptar relaciones relevantes.
- Ajusta el expediente al país, importe, actividad, canal y complejidad de cada contraparte.
- Registra fuente, fecha, riesgo, decisión y controles aplicados en una ficha única.
- Reabre el expediente cuando cambien propiedad, cuenta bancaria, actividad o patrón de operación.
Fuentes de interés
Otros artículos que pueden complementar lo que acabas de leer:
