Los responsables de microempresas y pymes suelen enfrentarse a una pregunta práctica y urgente: ¿conviene gestionar la formación con recursos internos o contratar proveedores externos y bonificarla mediante FUNDAE? La respuesta depende de factores técnicos, administrativos y económicos que van más allá del coste por hora. Este texto ofrece criterios claros, ejemplos numéricos, procesos paso a paso y plantillas prácticas para decidir entre formación interna, externa o un modelo híbrido, con especial foco en empresas pequeñas que deben optimizar tiempo, dinero y cumplimiento normativo.
Puntos clave (resumen rápido)
Coste real ≠ coste factura: incluir seguridad social, gestión FUNDAE, horas de trabajo no productivas y materiales.Si hay conocimiento interno consolidado y capacidad administrativa, la formación interna suele salir más barata; si falta expertise o se busca certificación, la externa puede ser más eficiente. La bonificación con FUNDAE puede aplicarse a ambas modalidades, pero los trámites, control y documentación varían; errores frecuentes generan sanciones o pérdida de bonificación. Para microempresas (1-10 trabajadores) la opción híbrida (externo para contenidos técnicos y mentor interno para seguimiento) suele equilibrar coste e impacto. Medir ROI requiere indicadores simples: horas ahorradas, reducción de errores, ventas atribuibles y coste por competencia desarrollada.
La formación externa convence cuando la empresa necesita contenidos especializados, acreditaciones oficiales, o no dispone de instructores internos con experiencia didáctica. Las pymes pequeñas deben valorar tres dimensiones: coste directo (factura del proveedor), coste indirecto (tiempo del personal para organizar y controlar) y riesgo administrativo (errores en bonificación que puedan impedir aplicar la deducción). Contratar a un proveedor externo puede simplificar el cumplimiento documental si el proveedor aporta certificados, controles y materiales, pero no exonera a la empresa de responsabilidad en la inscripción, justificación y registro de incidencias ante FUNDAE .
En términos prácticos, la formación externa conviene si se cumple al menos una de estas condiciones: contenidos técnicos que requieren certificación, necesidad de homogeneizar conocimientos entre distintas sedes, o falta de tiempo/competencias para diseñar un plan formativo interno. Para microempresas con recursos administrativos limitados, externalizar facilita el acceso a programas ya validados, plantillas de control de asistencia y certificados listos para justificar la bonificación.
La formación internalizada (in-house) suele ofrecer ventajas importantes en costes por participante y en adaptación al contexto específico del negocio, y mejora la transferencia de aprendizaje a tareas diarias. Para empresas pequeñas con empleados con experiencia pero que necesitan actualizar habilidades (por ejemplo, gestión de clientes, uso de software propio, protocolos de seguridad), la formación interna puede ser la opción más coste-efectiva si se cumplen estas condiciones: existe personal con capacidad pedagógica, el volumen de horas formativas justifica dedicar tiempo de los formadores internos, y hay procesos para medir resultados.
No obstante, las pymes deben tener en cuenta que el coste oculto de la formación interna puede superar la factura de un proveedor: horas de preparación, falta de homogeneidad didáctica, ausencia de materiales certificados y mayores requisitos de documentación para justificar la bonificación. Además, los errores administrativos al bonificar formación impartida por personal propio son frecuentes y pueden generar devolución de cuotas. Si la formación interna no se documenta con protocolos (programa, asistentes, evidencias de evaluación) el riesgo administrativo aumenta.
¿Quieres más información? Escríbenos y te orientamos
Externa vs interna: ¿qué opción reduce costes y gestiona FUNDAE?
A continuación se ofrece una tabla comparativa simplificada que ayuda a visualizar la diferencia entre ambas opciones en una pyme pequeña (1-50 empleados). La tabla HTML permite copiar/pegar para publicación web.
Aspecto
Formación externa
Formación interna
Coste directo
Factura al proveedor; variable según especialización
Coste en tiempo de formador interno + materiales
Costes indirectos
Menores gestiones internas si el proveedor colabora
Altos por preparación y posible pérdida de producción
Tramitación FUNDAE
Actor externo puede facilitar documentación (programa, asistencia)
Requiere protocolos y registros exhaustivos para justificar
Flexibilidad de contenidos
Menos personalizada salvo RFP detallado
Alta: contenido adaptado al día a día del negocio
Escalabilidad
Alta: se contrata según necesidad
Limitada por recursos internos
Impacto en productividad
Rápido si el proveedor es experto
Mayor transferencia si el formador conoce procesos
Ejemplo numérico (ilustrativo, valores indicativos al tiempo de redacción)
Un comercio con 6 trabajadores valora una acción de 8 horas para actualizar POS y atención al cliente.
- Oferta externa: 1.200 € factura (proveedor + materiales). Bonificación aplicable: deducción de cuotas sociales estimada 900 € si se gestionan correctamente (valores indicativos). Coste neto después de bonificación: 300 € más gestión administrativa.
- Formación interna: coste del formador interno (8 h de preparación + 8 h de impartición = 16 h) a coste medio salarial bruto de 20 €/h = 320 €. Coste en materiales 50 €. Gestión FUNDAE (tiempo administrativo) 3 h = 45 €. Total 415 €. En este ejemplo la opción interna resulta ligeramente más barata, pero la decisión puede invertirse si la empresa no prepara correctamente la justificación o si el contenido necesita certificación externa.
1) Falta de programa detallado: muchas pymes no registran temario, objetivos y metodología, lo que dificulta justificar la acción ante FUNDAE.
2) Asistencias sin registros: el control horario y las firmas deben conservarse; los listados digitales sin metadatos pueden ser rechazados.
3) No guardar evidencias de evaluación: evaluaciones, encuestas y resultados de aprendizaje son prueba de la efectividad formativa.
4) No imputar correctamente las horas en la aplicación telemática de FUNDAE: errores en código de curso, participantes o centro de formación. Consultar guías actualizadas de FUNDAE evita sanciones.
4) Suponer que el proveedor gestiona todo: aunque el proveedor facilite documentos, la empresa es la responsable última de la bonificación.
Corregir estos fallos requiere implantar plantillas mínimas: plan formativo, lista de asistencia con DNI/NIF, informe de evaluación y acta de finalización.
Viajes y dietas si la formación no es in-company.
Horas de coordinación entre empresa y proveedor para adaptar contenidos.
Necesidad de repetir cursos si el proveedor entrega formación teórica pero con poca práctica aplicable.
Riesgo de dependencia del proveedor si no se transfieren materiales ni metodologías.
Costes de integración si la formación exige licencias de software o certificaciones con tarifas adicionales.
Estos costes hacen que la comparación basada solo en el precio por hora sea incompleta; es necesario calcular coste total de propiedad (TCO) de la formación durante 12 meses.
¿Quieres más información? Escríbenos y te orientamos
Impacto en productividad y ROI: cómo medirlo para cada modalidad
Medir impacto no requiere sistemas complejos; con KPIs simples se obtiene una foto rápida:
- Indicador 1: Horas de trabajo recuperadas (horas previas de error/repetición evitadas tras la formación).
- Indicador 2: Reducción de incidencias o reclamaciones (comparativa trimestral).
- Indicador 3: Incremento de ventas o conversiones atribuible a la nueva habilidad (si procede).
- Indicador 4: Coste por punto de competencia desarrollado (coste total / número de competencias evaluadas).
Ejemplo de cálculo de ROI simplificado (indicativo):
ROI = (Beneficio neto atribuido a la formación - Coste total de la acción) / Coste total de la acción.
Beneficio neto puede estimarse como horas ahorradas × coste horario medio + incremento de ventas estimado.
En general, la formación interna suele mostrar mejor relación coste/competencia cuando las habilidades son específicas del negocio; la externa suele mostrar mejor relación coste/tiempo cuando las competencias son técnicas homogeneizables y el proveedor reduce el tiempo de ejecución.
Matriz de decisión: cuándo elegir interno, externo o híbrido
Elegir formación interna si: existe know‑how interno, volumen formativo suficiente, necesidad de adaptación al proceso y capacidad administrativa para bonificar.
Elegir formación externa si: falta expertise, se necesita certificación, se busca rapidez o escalabilidad, o cuando la empresa no puede asumir cargas administrativas.
Elegir modelo híbrido si: se quiere combinar experticia técnica externa con adaptación y seguimiento interno para transferir el aprendizaje.
Caso práctico rápido
Empresa: taller mecánico de 8 empleados que necesita formación en diagnosis eléctrica avanzada.
- Si hay un técnico sénior con experiencia demostrada en diagnosis pero sin experiencia didáctica, modelo híbrido: proveedor externo para contenido técnico avanzado + técnico interno como tutor para casos reales. Esto reduce factura externa y mejora transferencia.
- Si no hay conocimiento interno, contratar externo con certificación y solicitar todos los materiales y evidencias para bonificar.
1) Identificar crédito disponible: calcular crédito formativo en función de la cuota de Formación Profesional ingresada el año anterior. Información y consultas: FUNDAE .
2) Diseñar plan formativo: definir objetivos, temario, duración, destinatarios y resultados esperados. Guardar en plantilla.
3) Comunicar a trabajadores: informar por escrito de la acción y su carácter bonificado.
4) Comunicar a la Seguridad Social si procede (según modalidad de bonificación automática o por cuenta formativa). Consultar la guía práctica de la Tesorería General de la Seguridad Social.
5) Gestionar inscripción y documentación en la sede electrónica de FUNDAE: programar, registrar listados y evidencias.
6) Realizar controles y evaluaciones: conservar listas de asistencia firmadas, pruebas de aprendizaje y actas.
7) Justificar y aplicar la bonificación: cargar la acción en el sistema y aplicar la bonificación en las cotizaciones del mes indicado.
Cada uno de estos pasos requiere plantillas mínimas; en la sección de recursos se proponen checklists descargables y ejemplos de formulario.
¿Quieres más información? Escríbenos y te orientamos
Checklist y plantillas prácticas (resumen rápido)
Plantilla: Programa del curso (objetivos, temario, metodología, duración).
Plantilla: Lista de asistencia con DNI/NIF, hora entrada/salida y firma.
Plantilla: Encuesta de satisfacción y evaluación de aprendizaje.
Plantilla: Acta de finalización (firma del responsable del curso).
Plantilla: Contrato/orden de servicio con proveedor (alcance, entregables, precios, obligaciones de colaboración para justificación FUNDAE).
Infografía (visual rápido)
📌 Decisión rápida
Si la empresa tiene formador con tiempo y conocimientos: *interna*. Si necesita especialización o certificación: *externa*. ¿Duda? *híbrida*
⚖️ Criterios clave
Coste total
Capacidad administrativa
Necesidad de certificación
Impacto en productividad
✅ Interna Mejor para adaptación y coste por competencia
✅ Externa Mejor para rapidez, certificación y contenidos técnicos
✅ Híbrida Balance entre coste y especialización
Análisis estratégico: pros y contras rápidos
Pros formación externa: acceso a expertos, certificaciones, menor carga inicial de diseño.
Contras externa: coste directo superior, posibles costes adicionales no previstos.
Pros formación interna: bajo coste directo, adaptación máxima, integración con procesos.
Contras interna: mayor exigencia administrativa, riesgo de baja calidad pedagógica si el formador no está preparado.
FAQs (preguntas frecuentes)
Sí, pero se debe justificar con programa, control de asistencia, evidencias de impartición y evaluación. La responsabilidad ante FUNDAE recae en la empresa.
¿Cuál es el plazo para aplicar la bonificación tras realizar el curso?
La bonificación se aplica en el periodo de liquidación de seguros sociales correspondiente; los plazos y procedimientos pueden consultarse en la sede electrónica de FUNDAE (indicative at time of writing).
¿Qué documentación suele pedir FUNDAE en una inspección?
Programa, lista de asistencia con firmas y DNI/NIF, informes de evaluación, contrato con proveedor (si aplica) y justificantes de costes.
Depende de la cuota ingresada por formación profesional el año anterior; la sede de FUNDAE ofrece simuladores y guías.
¿Es obligatorio contratar a un proveedor para bonificar?
No. La bonificación puede aplicarse tanto a formación interna como externa, siempre que se cumpla la normativa y documentación exigida.
¿Qué errores administrativos son más costosos?
Errores en la identificación de participantes, falta de firmas en las asistencias y ausencia de acta final pueden provocar pérdidas de bonificación o requerimientos de devolución.
Medir horas ahorradas, disminución de incidencias, mejora en productividad por trabajador y tasa de aplicación práctica de lo aprendido.
Plan de acción rápido
Plan de acción (3 pasos, <10 min cada uno)
1) Revisar crédito formativo: comprobar en la web de FUNDAE el crédito disponible (5-10 min).
Aplicando estos pasos se obtiene una decisión informada y documentación mínima para iniciar la bonificación.
