Cuando un cliente empieza a retrasar pagos, pide más mercancía de lo habitual o deja de facilitar información básica, el riesgo no está solo en la factura pendiente: está en mantenerle el mismo crédito como si nada hubiera cambiado.
Señales que justifican frenar el crédito
Dos o tres alertas juntas justifican cambiar las condiciones de venta, aunque una factura vencida aislada no pruebe insolvencia.
Señales públicas que puedes verificar
Las cuentas anuales depositadas en el Registro Mercantil ayudan a ver la foto financiera del cliente. Busca pérdidas repetidas, patrimonio neto muy bajo, deudas crecientes o un fondo de maniobra negativo, que ocurre cuando las deudas a corto plazo superan los recursos disponibles para pagarlas.
Alertas que se ven en el día a día
Los retrasos que pasan de pocos días a varias semanas suelen ser una alerta más fiable que una promesa verbal. También lo son los pagos parciales sin acuerdo, las disputas sobre facturas ya aceptadas y los cambios frecuentes de la persona que gestiona pagos.
Facturación no equivale a solvencia
Un cliente puede vender mucho y aun así no tener liquidez. La liquidez es el dinero disponible, o fácil de convertir en dinero, para pagar las deudas que vencen ahora; la facturación solo indica cuánto vende.
La insolvencia empresarial no es simplemente tener una factura atrasada: supone que la empresa no puede atender regularmente sus obligaciones exigibles. Puede ser puntual, cuando existe una falta transitoria de liquidez empresarial pese a que el negocio sigue siendo viable, o estructural, cuando las pérdidas, el endeudamiento o un fondo de maniobra negativo impiden recuperar la solvencia financiera. También conviene distinguir entre insolvencia actual, cuando ya se incumplen pagos de forma generalizada, e inminente, cuando es previsible que no puedan atenderse próximos vencimientos.
Un retraso aislado no confirma esta situación, pero varios impagos de facturas, refinanciaciones continuas o la apertura de un concurso de acreedores obligan a reducir la exposición.
Matriz de riesgo para decidir el límite de crédito
Una matriz de riesgo puntúa solvencia, pagos, exposición y señales externas para decidir si mantienes crédito, lo reduces o exiges cobro previo.
| Criterio puntuable | Puntos | Decisión de crédito |
|---|
| Sin vencidos y pago dentro de plazo | 0 a 2 | Mantener límite y revisar cada 90 días |
| Retrasos de entre 7 y 30 días | 3 a 5 | Reducir límite y pedir pago parcial anticipado |
| Vencidos, cambios societarios o promesas incumplidas | 6 a 8 | Exigir garantía o pago antes de entregar |
| Concurso, preconcurso o impago sin respuesta | 9 o más | Bloquear nuevas ventas a crédito |
Qué datos deben entrar en la puntuación
La exposición propia es igual de relevante. Un cliente con retrasos leves puede ser asumible si debe 500 euros, pero peligroso si concentra el 35% de tu cartera pendiente.
Decisión en cuatro movimientos
1. Reúne datos
vencidos, saldo, informes
2. Puntúa riesgo
0 a 10 puntos
3. Ajusta límite
plazo, anticipo o aval
4. Revisa
antes del siguiente pedido
Límites que protegen tu caja
El límite de crédito debe partir de la pérdida máxima que tu negocio puede soportar, no del pedido que el comercial quiere cerrar. Para riesgo medio, acorta plazo, baja el saldo permitido o pide entre un 30% y un 50% por adelantado.
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Un libro práctico sobre gestión de cobros puede ayudarte a convertir estas reglas en correos, registros y acuerdos escritos. Es útil si tu negocio aún gestiona los vencimientos solo con notas o llamadas.
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- Ideas para fijar límites de crédito y condiciones de pago por cliente
- Criterios para documentar acuerdos de pago y reconocimientos de deuda
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Antes de conceder crédito comercial a un cliente nuevo o ampliar su límite de crédito, reúne una ficha básica de due diligence. Comprueba las señales públicas, como cuentas depositadas, cambios societarios, incidencias registrales o publicaciones concursales; las señales observables en la relación, como pedidos inusuales, retrasos de pago, pagos parciales o cambios de interlocutor; y los datos de informes financieros, como ventas, resultado, endeudamiento, liquidez y comportamiento de pago.
Pide razón social, NIF, domicilio, referencias comerciales y personas autorizadas para aceptar pedidos. Con esa información, define un límite inicial prudente, un plazo de pago y, si el riesgo es alto, pago anticipado o una garantía de pago verificable.
Factura vencida: reclama y bloquea a tiempo
Ante una factura vencida, reclama por escrito el mismo día o dentro de los 3 días siguientes y bloquea nuevos pedidos a crédito hasta recibir el pago o una garantía real.
Un calendario de cobro escalonado
Entre el día 1 y el 3, envía un recordatorio con número de factura, importe, vencimiento y cuenta de pago. Entre el día 7 y el 10, pide confirmación de recepción y una fecha cerrada de abono.
A partir del día 15, suspende el crédito y plantea un reconocimiento de deuda o un calendario por escrito. Si acepta pagos fraccionados, no entregues nuevo material a crédito salvo que el acuerdo incluya anticipo, aval o una garantía verificable.
Guarda contrato, pedido, albarán firmado, factura y correos que prueben la aceptación. Estos documentos sostienen una reclamación de cantidad, es decir, la petición formal de una deuda líquida, vencida y exigible.
Vigila la cartera y evita los cuatro errores caros
La cartera necesita una revisión mensual, y semanal cuando aumentan los vencidos, porque el riesgo está en la suma de saldos, plazos y concentración.
Indicadores que debes mirar cada mes
Controla el porcentaje de saldos vencidos, la antigüedad de deuda y la concentración por cliente. Una cartera con un 20% de saldo vencido merece una revisión aunque ningún cliente haya entrado en concurso.
Política breve para clientes de riesgo
Puedes incluir esta cláusula en tu política interna de crédito:
"Cuando un cliente mantenga una factura vencida, incumpla un compromiso de pago o supere su límite autorizado, se suspenderán nuevos suministros a crédito. La reanudación requerirá pago, garantía aceptada o autorización escrita de gerencia."
Convierte esta política en una hoja compartida con ventas, administración y gerencia: saldo pendiente, fecha de revisión, puntuación y decisión autorizada.
Este scoring simplificado no sustituye el análisis profesional ni el asesoramiento jurídico cuando la exposición es elevada, existen garantías complejas, el cliente ya está en concurso o la operación es internacional. En esos casos influyen normativa, jurisdicción, clasificación del crédito y documentos que conviene revisar antes de entregar.
Además del saldo vencido, mide el DSO o periodo medio de cobro: divide la cartera pendiente entre las ventas a crédito del periodo y multiplica el resultado por los días analizados. Si el DSO aumenta durante varios meses, los clientes están pagando más tarde aunque todavía no hayan entrado en mora grave. Revisa también la antigüedad de saldos por tramos —0 a 30, 31 a 60, 61 a 90 y más de 90 días—, el porcentaje de cartera concentrado en los cinco mayores clientes y la evolución del plazo medio real frente al plazo pactado.
Estos indicadores permiten detectar deterioro antes de que el impago de facturas afecte a la caja.
Resuelve tus dudas
¿Qué es el riesgo de insolvencia de un cliente?
El riesgo de insolvencia es la probabilidad de que un cliente no pague una deuda total o parcialmente. Se valora con su liquidez, deudas, historial de pago y exposición pendiente contigo.
¿Cuándo debo bloquear nuevos pedidos a crédito?
Bloquea nuevos pedidos si hay una factura vencida sin fecha fiable de pago o una promesa incumplida. Hazlo de inmediato si coinciden dos señales, como retraso y pedido inusual.
¿Cuál es el plazo máximo de pago entre empresas?
El plazo pactado entre empresas no debe superar, con carácter general, 60 días naturales. Si no hay pacto, la Ley 3/2004 establece 30 días desde la entrega o prestación.
¿Puedo cobrar intereses por una factura impagada?
Puedes reclamar intereses de demora cuando se cumplan los requisitos de la Ley 3/2004. También puede corresponder una compensación mínima de 40 euros por costes de cobro.
¿Una empresa con mucha facturación es solvente?
No, una facturación alta no asegura que la empresa tenga dinero para pagar hoy. Revisa vencidos, liquidez, endeudamiento y días reales de pago antes de ampliar crédito.
¿Qué hago si el cliente entra en concurso?
Comunica tu crédito al administrador concursal dentro del plazo publicado. Detén nuevas ventas a crédito y conserva facturas, albaranes, contratos y garantías.
¿Sirve un aval para seguir vendiendo a un cliente?
Un aval puede reducir el riesgo si identifica bien al avalista, importe, plazo y obligación garantizada. No sustituye revisar si el avalista tiene capacidad económica real para responder.
¿Cada cuánto debo revisar la solvencia de mis clientes?
Revisa la cartera al menos una vez al mes y antes de pedidos relevantes de clientes con riesgo medio. Los clientes con vencidos o señales nuevas requieren revisión semanal.
Lo esencial:
- Una factura vencida debe activar revisión y no solo una llamada de cobro.
- Las señales públicas, los informes y la relación diaria deben valorarse juntas.
- Un límite de crédito se ajusta a la pérdida asumible, no al tamaño del pedido.
- Bloquear nuevas ventas a crédito evita que una deuda pequeña se convierta en un problema de tesorería.
Fuentes de interés
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