¿Se está gastando demasiado tiempo o dinero en las nóminas sin saber si externalizar o comprar un software para una plantilla inferior a 10 personas? Muchos propietarios de micropymes y autónomos se sienten atrapados entre pagar a un gestor externo y aprender a usar una herramienta SaaS.
Prepararse para decidir no requiere adivinar: este análisis práctico sobre Nóminas externalizadas vs software (empresas <10) muestra cuánto cuesta realmente, qué riesgos se asumen, qué opción protege mejor los datos y qué requiere menos tiempo. Al final, habrá un plan de acción claro y comprobable.
Lo esencial de Nóminas externalizadas vs software (empresas <10)
Resultado rápido: Para 1–5 empleados , el software suele ser más barato; para 6–10 , la externalización puede compensar si se valora soporte experto. Costes reales: software = coste fijo + tiempo de gestión interno , externalización = coste por nómina + cláusulas de servicio . Riesgo y cumplimiento: externalización transfiere parte del riesgo operativo pero no la responsabilidad legal; software mantiene la responsabilidad en la empresa. Protección de datos: depende del proveedor ; revisar cifrado, centros de datos y cláusulas RGPD. Tiempo: implementar software requiere inversión inicial, pero a largo plazo puede ahorrar tiempo si se integra con contabilidad y facturación.
Balance estratégico: lo que ganas y lo que arriesgas con Nóminas externalizadas vs software (empresas <10)
Cuándo externalizar es la mejor opción
Cuando la empresa carece de recursos humanos para gestionar nóminas y necesita soporte permanente con cambios normativos.
Si la carga administrativa consume la actividad principal y el coste por nómina externa es equiparable al valor del tiempo recuperado.
Cuando se busca un SLA (nivel de servicio), emisión de certificados, y asesoramiento en inspecciones o incidencias.
Cuándo el software es la mejor opción
Para empresas con 1–5 empleados y marcadas rutinas de nómina: el coste mensual de SaaS suele ser bajo.
Si ya existe capacidad interna (aunque mínima) para revisar y enviar datos, y se quiere control total sobre la nómina.
Cuando se requiere integración con facturación, contabilidad o ERP y se valora la automatización.
Puntos críticos de fracaso (banderas rojas)
Contratos de externalización sin cláusulas claras sobre penalizaciones por errores o tiempos de rectificación.
Software sin actualizaciones normativas automáticas o sin soporte en calendario de pagos y TC1/TC2.
Falta de cláusula RGPD (encargado de tratamiento) o acuerdos inexistentes sobre subcontratación de datos.
Comparativa detallada: costes, tiempo, riesgo y control
A continuación, una tabla comparativa clara para que la decisión sea cuantificable.
Criterio
Externalización (asesoría/gestoría)
Software (SaaS) para nóminas
Coste inicial
Bajo (firma contrato)
Bajo/medio (licencia, onboarding)
Coste mensual por empleado (indicativo)
€20–€60/empleado
€5–€20/empleado
Tiempo interno requerido
Mínimo (envío de documentación)
Medio (introducción de datos, comprobación)
Actualizaciones normativas
Incluidas por el proveedor
Depende del plan; muchas incluyen actualizaciones
Control y acceso
Menor control directo
Control total, auditoría interna posible
Responsabilidad legal
El empresario sigue siendo responsable
El empresario sigue siendo responsable; proveedor facilita herramientas
Seguridad y RGPD
Depende del proveedor y contrato
Depende del proveedor y medidas técnicas
Escalabilidad
Fácil (delegación)
Fácil si es SaaS moderno
Fila alterna visual aplicada en el contenido.
¿Me conviene externalizar nóminas si tengo menos de 10?
Explicación clara: externalizar conviene cuando el coste total (precio + tiempo propio) es menor que el beneficio de liberar horas clave de la empresa y cuando se valora el soporte experto frente al aprendizaje de una herramienta.
Contexto experto: en España, la complejidad normativa y el calendario de obligaciones (Seguridad Social, IRPF, registros de jornada) puede implicar revisiones frecuentes. Para empresas con personal limitado, un error en liquidaciones o en altas/bajas puede suponer multas y tensión administrativa.
Implicaciones reales:
Responsabilidad: aunque se externalice, la empresa es responsable frente a la Administración y los empleados. El proveedor actúa como encargado del tratamiento (RGPD) y como servicio técnico. Coste varible: muchos despachos cobran por nómina, bajas, contratos y trámites extra (costes ocultos, ver sección específica). Dependencia: existe riesgo operativo si el proveedor falla o cambia precios.
Consejos prácticos accionables:
Solicitar SLA por escrito: tiempos de entrega, corrección de errores y penalizaciones.
Pedir referencias y revisar casos de micropymes con plantilla similar.
Verificar que emitan documentación digital compatible con contabilidad.
¿Vale la pena software de nóminas para autónomos y pymes?
Explicación clara: sí, si la pyme asume la responsabilidad de validar nóminas y dispone de tiempo para gestionar la herramienta.
Contexto experto: el mercado SaaS en 2026 ofrece soluciones con automatización de IRPF, pagos SEPA, integración con bancos y generación automática de TC1/TC2. La diferencia clave es la madurez del proveedor en España y la adaptación a la normativa local.
Implicaciones reales:
Ahorro directo: para 1–4 empleados, el ahorro puede ser de cientos de euros al año frente a externalizar. Curva de aprendizaje: factor real a contabilizar. Implementación y revisión de las primeras nóminas consumen tiempo. Integración: si la herramienta se integra con contabilidad, se evitan dobletes y errores.
Consejos prácticos:
Elegir un proveedor con onboarding guiado y soporte por chat o teléfono en horario local.
Comprobar ejemplos de generación de nóminas, previsualización y exportación en formato NÓMINA y XML de Seguridad Social.
¿Qué costes ocultos tiene externalizar nóminas en pymes?
Explicación clara: además de la tarifa por nómina, suelen aparecer costes por altas/bajas, contratos, certificados, cambios de convenio, liquidaciones fuera de plazo y asesoramiento en inspecciones.
Contexto experto: muchas gestorías ofertan precios competitivos en tarifas base y luego facturan extras por modificaciones, generación de finiquitos o gestión de incidencias. Estos costes pueden convertir una externalización aparentemente barata en una opción más cara que el software en 12 meses.
Implicaciones reales y cifras indicativas (2026, España):
Alta de empleado: €15–€50 (a veces incluida).
Finiquito: €30–€100.
Gestión de inspección laboral: tiempo facturable por hora (€50–€150/h).
Consejos prácticos:
Pedir una tarifa desglosada por escrito antes de firmar.
Añadir cláusula de revisión anual y tope de costes extras para prever variaciones.
Errores comunes al usar software de nóminas en pymes
No comprobar la configuración inicial de convenios y tablas salariales.
Confiar ciegamente en importaciones masivas sin validación (errores en bases de cotización).
No formar a la persona responsable: delegar sin supervisión incrementa errores.
No actualizar permisos y accesos: ex empleados conservando acceso a la app.
Implicaciones reales: estos errores derivan en cotizaciones erróneas, pagos insuficientes y sanciones. La empresa debe establecer controles internos sencillos (lista de comprobación por nómina).
Consejos prácticos:
Configurar una lista de revisión por nómina (salarios, horas extras, retenciones, bases).
Programar una auditoría externa anual de nóminas (puede ser una revisión puntual con una asesoría) para validar procesos.
¿Qué opción protege mejor los datos de nómina?
Explicación clara: la protección depende del proveedor, no del modelo (externalizado vs SaaS). Ambos modelos pueden ofrecer altos niveles de seguridad o graves fallos si no se auditan.
Contexto experto: en España la normativa aplicable es el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y la Ley Orgánica de Protección de Datos. Para proveedores, es imprescindible ser considerado encargado del tratamiento y firmar el correspondiente contrato de encargo. La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD ) ofrece guías y sanciones de referencia.
Implicaciones reales:
Pedir evidencia de medidas técnicas: cifrado en tránsito (TLS 1.2+), cifrado en reposo, auditorías de seguridad, ISO 27001 o SOC2, y ubicación de centros de datos (UE preferible).
Comprobar políticas de retención de datos y subcontratación.
Consejos prácticos:
Exigir un acuerdo de encargado firmado y cláusulas específicas sobre subencargados.
Revisar que el proveedor ofrezca logs de acceso , roles y autenticación fuerte (2FA).
¿Quieres más información? Escríbenos y te orientamos
¿Qué requiere menos tiempo: externalizar o software para pymes?
Explicación clara: a corto plazo, externalizar requiere menos tiempo interno; a medio/largo plazo, software bien integrado suele reducir tiempos totales.
Contexto experto: el tiempo total medido debe incluir onboarding, validaciones mensuales y gestión de incidencias. La externalización reduce trabajo operativo pero mantiene interacción para envío de documentación; el software demanda aportación activa pero automatiza procesos repetitivos.
Implicaciones reales:
Para pymes con personal administrativo limitado (menos de 4 horas semanales disponibles), externalizar suele ahorrar tiempo.
Para empresas con capacidad de dedicar 1–2 horas mensuales y que priorizan control, el software es escalable y reduce tiempo con plantillas.
Consejos prácticos:
Medir el tiempo actual de nóminas durante 3 meses y compararlo con ofertas concretas para calcular ROI.
Cálculo simplificado para una pyme de 5 empleados (indicativo)
Oferta externalización: €40/empleado/mes = €200/mes. Extras anuales estimados = €400. Coste anual ≈ €2.800.
Software SaaS: €12/empleado/mes = €60/mes. Configuración inicial €150. Coste anual ≈ €870.
Interpretación: en este escenario el software es ~€1.930 más barato al año, pero requiere 2–4 horas mensuales de gestión. Si el coste horario del propietario/empleado es >€25/h, la externalización puede ser competitiva.
Checklist legal y RGPD antes de firmar con un proveedor
Ver contrato de servicio: SLA, tiempos de respuesta y penalizaciones.
Firmar acuerdo de encargado de tratamiento con cláusulas de subcontratación.
Revisar medidas técnicas: cifrado, backups y centros de datos en UE.
Pedir referencias y certificaciones (ISO 27001, SOC2).
Revisar política de retención de datos y derechos de acceso/eliminación.
Integración técnica y requisitos mínimos del software
Exportación a CSV/XML compatible con programas de contabilidad.
Conexión SEPA para pagos de nómina y generación de ficheros de remesa.
Actualizaciones normativas automáticas y calendario fiscal integrado.
Accesos por roles y logs de auditoría.
Contrato y cláusulas a revisar con la externalización
Penalizaciones por errores imputables al proveedor.
Plazo de resolución de incidencias (SLA).
Cláusula de continuidad y entrega de datos en caso de baja del proveedor.
Responsabilidades en inspecciones y disposición de documentación.
Comparativa: externalizada vs software
Externalización
✓ Soporte experto y cumplimiento ⚠ Costes extras por trámites ✗ Menor control directo
Software (SaaS)
✓ Coste recurrente más bajo para plantillas pequeñas ⚠ Requiere inversión de tiempo inicial ✓ Control total y exportaciones fáciles
Hoja de ruta y pasos prácticos para decidir (análisis de inversión y riesgo)
Paso 1: calcular coste total actual de gestión de nóminas (honorarios + tiempo interno).
Paso 2: solicitar 2–3 presupuestos: 2 proveedores SaaS con onboarding y 2 gestorías, pedir tarifas detalladas.
Paso 3: comparar ROI a 12 meses incluyendo tiempo interno y costes extras.
Dudas rápidas sobre Nóminas externalizadas vs software (empresas <10)
Cómo saber si mi empresa es mejor candidata al software
La respuesta: si la plantilla es 1–5 y existe alguien con 1–3 horas mensuales para gestionar, el software suele ser más económico. Complemento: comprobar integración con contabilidad y bancos para estimar ahorro adicional.
Por qué aún la externalización no elimina la responsabilidad legal
La respuesta: la responsabilidad ante la Seguridad Social y Hacienda recae en el empresario; el proveedor actúa como encargado. Complemento: por eso es esencial un contrato y revisiones periódicas.
Qué pasa si el proveedor externo comete un error en las cotizaciones
La respuesta: la empresa debe corregir y, en última instancia, asumir la responsabilidad; a menudo el proveedor corrige y factura o absorbe costes si hay cláusula. Complemento: exigir cláusula de indemnización y SLA.
Cómo elegir un software que cumpla RGPD
La respuesta: verificar acuerdos de encargado, cifrado y centros de datos en UE, y referencias. Complemento: pedir certificados (ISO 27001) y política de subcontratación.
Cuál es el tiempo medio de onboarding de un software de nóminas
La respuesta: típicamente 1–4 semanas según complejidad y número de empleados. Complemento: solicitar un plan de onboarding detallado y sesiones formativas.
¿Quieres más información? Escríbenos y te orientamos
Resumen de valor y decisión a largo plazo
La decisión entre Nóminas externalizadas vs software (empresas <10) depende de cuatro variables: coste total (incluido tiempo), tolerancia al riesgo legal, necesidad de control y capacidad de integración técnica. Para 1–4 empleados, el software suele ganar en coste; para 6–10 y empresas que valoran soporte continuo, la externalización suele ofrecer tranquilidad y ahorro de tiempo operativo.
Solicitar en menos de 10 minutos anualmente las facturas y medir el tiempo actual dedicado a nóminas.
Pedir 2 presupuestos a gestorías y 2 demos a proveedores SaaS con onboarding incluido.
Firmar un acuerdo piloto de 3 meses con cláusulas de salida y revisión para evaluar coste real y tiempo.
