Una llamada puede ayudar a recuperar el contacto, pero no deja una prueba sólida de que reclamaste el pago ni de cuándo empezó la mora. Si la factura ha vencido, reúne el contrato o presupuesto aceptado, la factura y la prueba de entrega o prestación, y reclama por escrito con una fecha límite clara.
En la gestión de facturas impagadas: pasos para reclamar y cobrar deudas, actúa por fases: verifica la documentación, reclama por escrito, documenta cualquier acuerdo y, si no paga, envía un requerimiento fehaciente y valora el procedimiento monitorio. Entre empresas, la Ley 3/2004 permite reclamar intereses de demora y una indemnización mínima de 40 euros por costes de cobro.
Hoy: reclama por escrito y conserva la prueba
Una llamada puede desbloquear un pago, pero no prueba por sí sola un requerimiento de pago; por eso, envía un correo el día del vencimiento o al día siguiente, con la factura adjunta, el importe exacto, una fecha límite y una petición de confirmación escrita.
El correo que debes enviar hoy
Asunto: Factura pendiente [número] por [importe]
Hola, [nombre]: la factura [número], por importe de [importe] euros, venció el [fecha]. Se adjunta copia para facilitar su revisión. Rogamos confirmación de pago antes del [fecha concreta] o indicación por escrito de cualquier incidencia que impida abonarla. Datos de pago: [IBAN].
Cuándo pasar de email a burofax
Pasa a este canal cuando el deudor no responde al correo, incumple una fecha escrita o niega haber recibido la factura; antes, revisa razón social, NIF y domicilio, porque reclamar a un nombre comercial en vez de a la sociedad correcta puede restarte fuerza y retrasar el cobro.
Modelo de carta o burofax de reclamación: «[Acreedor], con NIF [número], requiere a [deudor], con NIF [número], el pago de [importe] euros correspondientes a la factura [número], emitida el [fecha] y vencida el [fecha]. La deuda continúa impagada pese a los contactos previos. Se concede un plazo final hasta el [fecha concreta] para abonar el importe en la cuenta [IBAN]. Transcurrido dicho plazo sin pago ni propuesta escrita aceptable, se ejercerán las acciones de reclamación que correspondan, incluidos intereses de demora y costes de cobro cuando procedan.
Se adjunta documentación de la deuda: factura, pedido o contrato y prueba de entrega o prestación». Envía el burofax al domicilio social correcto y conserva el justificante de imposición, la certificación de contenido y la acreditación de entrega o intento de entrega.
Pruebas que sostienen una deuda exigible
Para reclamar con solidez necesitas acreditar una deuda dineraria, vencida, exigible y determinada: que se debe dinero, que ya llegó la fecha de pago, que no depende de una condición pendiente y que el importe se puede calcular.
Checklist antes de reclamar
- Contrato, presupuesto o pedido: prueba quién encargó el trabajo y en qué condiciones.
- Factura y prueba de envío: acredita el importe, IVA, vencimiento y destinatario.
- Albarán o entrega: muestra que se entregó el producto o terminó el servicio.
- Aceptación del servicio: correos, partes firmados, informes o acceso efectivo al trabajo.
- Comunicaciones de cobro: respuestas, pagos parciales y promesas de pago.
- Titularidad del deudor: NIF, razón social y domicilio actualizado.
Si no tienes albarán firmado
Una factura sin albarán puede reclamarse, pero el riesgo de oposición crece si tampoco hay pedido ni aceptación; busca pruebas alternativas, como correos que piden cambios, mensajes que confirman la recepción o facturas anteriores abonadas por el mismo servicio.
Del vencimiento al día 30: protocolo de cobro
Un protocolo de 30 días ordena la presión y deja huella documental para lograr el pago, una explicación verificable o un acuerdo firmado antes de que la deuda se enfríe.
| Momento | Canal y responsable | Objetivo | Prueba a guardar |
|---|
| Día 0 | Email, administración | Pago en 48-72 horas | Correo y factura adjunta |
| Día +7 | Llamada y email resumen | Fecha cierta o incidencia | Registro y resumen escrito |
| Día +15 | Carta, responsable de cobros | Cerrar pago o plan | Carta y respuesta |
| Día +30 | Burofax, acreedor o abogado | Requerimiento final | Certificación y entrega |
Tras una promesa incumplida
Resume siempre la llamada en un correo enviado ese mismo día. Indica el importe, la fecha prometida y que, si no se recibe el pago, se remitirá un requerimiento formal.
Lo que debes evitar
No amenaces con embargos, ficheros de solvencia patrimonial o demandas si no vas a actuar. El embargo solo puede acordarse dentro de una ejecución judicial, y la inclusión en un fichero de morosos exige requisitos legales concretos.
Ruta visual para no perder el control del cobro
Día 0
Correo y factura
Plazo: 2-3 días
Día 7
Llamada resumida
Fecha escrita
Día 15
Plan firmado
o carta formal
Día 30
Burofax y decisión
Monitorio o espera
Fracciona solo con reconocimiento de deuda
Un plan de pagos sirve cuando el deudor reconoce la deuda y ofrece fechas creíbles; debe incluir el importe total, las facturas afectadas, las cuotas, los vencimientos, la cuenta de pago y una consecuencia si deja de pagar.
Modelo de acuerdo de pago
Reconocimiento y calendario de pago
[Deudor], con NIF [número], reconoce adeudar a [acreedor] la suma de [importe] euros, correspondiente a las facturas [números]. Se compromete a pagar [cuotas e importes] los días [fechas], mediante transferencia a [IBAN]. El impago de una cuota permitirá reclamar el saldo pendiente, sin perjuicio de intereses y gastos que correspondan. Firmado en [lugar], a [fecha].
Cuándo cortar la negociación
Rechaza más aplazamientos si ya incumplió dos fechas, se niega a reconocer el saldo o evita enviar documentación; también conviene actuar con rapidez si detectas cierre de actividad, embargos conocidos o señales de insolvencia.
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Intereses y 40 €: solo en operaciones B2B
En una operación comercial entre empresas o profesionales, la Ley 3/2004 permite reclamar intereses de demora comercial y una indemnización fija mínima de 40 euros por costes de cobro; esta regla no se aplica de forma automática a un consumidor ni a una factura frente a una Administración pública.
Consumidor, empresa o administración
Un cliente particular se rige por el Código Civil y normas de consumo, con control de cláusulas abusivas. No copies sin más una cláusula B2B de intereses o gastos a una factura de un consumidor.
Cuándo no pedir los 40 euros
No reclames la indemnización de 40 euros si no hay operación comercial entre profesionales o si la deuda aún no es exigible. Una devolución pendiente, una factura rectificativa o una disputa fundada sobre trabajos defectuosos deben resolverse antes.
En el cobro de deudas B2B, los intereses de demora se calculan sobre el principal pendiente, aplicando el tipo anual vigente y los días de retraso: principal × tipo anual × días de mora / 365. La Ley 3/2004 fija para las operaciones comerciales un tipo vinculado al tipo de referencia del Banco Central Europeo más ocho puntos, que se publica semestralmente. Por ejemplo, con una factura vencida de 3.000 euros, 45 días de retraso y un tipo anual hipotético del 10 %, los intereses serían 36,99 euros.
A esa cifra puede sumarse la indemnización por costes de cobro de 40 euros y, si se acreditan, costes adicionales razonables que excedan esa cantidad.
Monitorio o juicio: elige según prueba y riesgo
El procedimiento monitorio es una vía judicial para reclamar una deuda dineraria documentada, vencida y exigible, adecuada cuando hay facturas respaldadas por pedido, albarán, contrato o aceptación.
| Alternativa | Tiempo orientativo | Coste y riesgo | Documento decisivo |
|---|
| Acuerdo firmado | 7-30 días | Bajo, pero puede incumplirse | Reconocimiento de deuda |
| Mediación | Semanas o meses | Coste medio, acuerdo voluntario | Contrato y posiciones claras |
| Empresa de recobro | Variable | Comisión; revisar prácticas | Expediente completo |
| Monitorio | Variable según juzgado | Oposición posible | Factura más prueba de relación |
Si el deudor se opone
La oposición no significa que pierdas, sino que el asunto debe continuar por juicio verbal u ordinario según cuantía y circunstancias, donde será necesario probar con más detalle el encargo, la entrega y el impago.
Este protocolo no sustituye el asesoramiento jurídico si hay insolvencia, concurso, deuda internacional, posible fraude, cláusulas complejas, trabajos defectuosos discutidos o una Administración pública como deudora. Tampoco procede reclamar si la factura no ha vencido o existe un abono, devolución o disputa fundada pendiente de resolver.
Elige la vía según la respuesta del deudor, la calidad de la prueba y su solvencia. Si reconoce el saldo y tiene una dificultad temporal creíble, prioriza un acuerdo de pago firmado con cuotas y vencimientos; si discute parcialmente el trabajo, pero ambas partes quieren conservar la relación, la mediación puede evitar costes y concretar una solución. Una empresa de recobro puede ser útil para expedientes numerosos o de menor importe, siempre que revises su comisión y sus prácticas.
Si cuentas con contrato, factura, albarán o aceptación y el deudor no formula una objeción fundada, el procedimiento monitorio suele ser la alternativa judicial inicial. Si anticipas oposición por defectos, incumplimientos o desacuerdo sobre el servicio, prepara desde el inicio la documentación de la deuda para un juicio verbal u ordinario, según corresponda.
Lo que más preguntan
¿Cómo reclamo una factura impagada?
Reclama primero por escrito con factura, importe y un plazo de entre 3 y 7 días. Si no hay pago o respuesta útil, envía carta formal y después burofax con certificación de contenido.
¿Puedo cobrar 40 euros por una factura impagada?
Puedes reclamar un mínimo de 40 euros si es una operación comercial B2B vencida y exigible. No se aplica automáticamente cuando el deudor es un consumidor o una Administración.
¿Cuánto tiempo tengo para reclamar una deuda?
El plazo depende del tipo de relación y puede interrumpirse con una reclamación fehaciente. No esperes cerca de la prescripción: la solvencia del deudor suele empeorar antes que el plazo legal.
¿Sirve WhatsApp para reclamar un pago?
WhatsApp puede apoyar la prueba si identifica interlocutor, fecha y contenido del mensaje. Para una fase formal, el correo y el burofax ofrecen una evidencia más sólida del envío y la recepción.
¿Necesito abogado para un procedimiento monitorio?
No siempre necesitas abogado ni procurador al presentar un monitorio, según la cuantía y fase procesal. Si hay oposición, documentos débiles o conflicto técnico, contar con asesoramiento reduce errores costosos.
Plan concreto para cobrar sin perder control
Lo esencial:- Reclama desde el vencimiento por un canal escrito y archiva cada contacto.
- Una factura gana fuerza con pedido, contrato, albarán o aceptación del servicio.
- Negocia cuotas solo con reconocimiento de deuda y fechas verificables.
- En B2B, revisa intereses de demora y los 40 euros antes de renunciar a ellos.
- El monitorio funciona mejor con deuda clara, documentos completos y un deudor con solvencia.
Empieza hoy con el correo de recordatorio y fija la siguiente acción en tu calendario. Si la respuesta no concreta fecha e importe, no alargues la fase amistosa: reúne pruebas y pasa al requerimiento formal con una decisión proporcional al riesgo.
Fuentes de interés
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