Si una factura ha vencido y el cliente no paga, reúne el contrato o presupuesto aceptado, la factura, los albaranes y las comunicaciones. Reclama primero por escrito, fija un plazo breve y conserva prueba del envío; entre empresas o profesionales, el plazo ordinario de pago es de 30 días y normalmente no puede superar 60.
Resumen del proceso
No dejes que la deuda se enfríe.
- Comprueba el vencimiento: confirma la fecha pactada, el importe pendiente y que el trabajo o la mercancía se entregaron.
- Reúne el expediente: guarda factura, presupuesto aceptado, albaranes, correos, mensajes y pruebas de entrega.
- Reclama por escrito: detalla factura, principal, plazo final de pago y cuenta bancaria.
- Negocia con respaldo: si acepta pagar a plazos, firma un reconocimiento de deuda con fechas e importes.
- Escala según el caso: valora burofax, mediación, recobro o procedimiento monitorio según la prueba y la solvencia.
Actúa hoy: conserva una copia de cada comunicación y pide una respuesta escrita. Un correo respondido por el cliente, un pago parcial o un reconocimiento de deuda pueden resultar decisivos si más tarde reclamas judicialmente.
Distingue vencida, discutida y exigible
El procedimiento monitorio requiere una deuda dineraria, líquida, determinada, vencida y exigible: una cantidad de dinero concreta, con fecha de pago pasada y sin causa pendiente que impida cobrarla.
Guarda pruebas antes de reclamar
Guarda presupuesto o contrato, albaranes firmados, partes de trabajo, correos, mensajes, entregables y justificantes de envío.
Reclama y calcula lo que corresponde
La Ley 3/2004 regula los pagos entre empresas y profesionales: el plazo ordinario es de 30 días y el máximo general es de 60 días.
Envía un requerimiento con plazo
Una carta identifica al acreedor y al deudor, la factura, el vencimiento y el importe pendiente. Incluye una cuenta de pago y fija un plazo breve de 3 a 7 días naturales para abonar o comunicar una incidencia concreta.
Calcula intereses y costes
En operaciones comerciales puedes reclamar principal, intereses de demora y una indemnización fija de 40 euros por costes de cobro.
Modelo breve de reclamación
En una reclamación de facturas vencidas conviene separar el principal de los conceptos accesorios y dejar el cálculo por escrito.
- En operaciones entre empresas o profesionales, la Ley 3/2004 permite reclamar intereses de demora desde el día siguiente al vencimiento.
- El tipo aplicable se publica semestralmente y resulta de sumar ocho puntos al tipo de interés del Banco Central Europeo. Como referencia, la fórmula habitual es: importe pendiente × tipo anual × días de retraso ÷ 365. Añade también la indemnización fija de 40 euros cuando proceda. Para el cobro de deudas comerciales, un requerimiento de pago detallado suele ser el primer paso.
- Si el cliente guarda silencio, un burofax para reclamar deudas aporta una prueba más sólida del contenido remitido, la fecha y el intento de entrega.
Negocia, recobra o acude al juzgado
Antes de demandar, valora el importe, las pruebas, la respuesta del deudor y su solvencia.
| Vía | Coste orientativo | Plazo habitual | Cuándo encaja |
|---|
| Reclamación escrita | 0 a 30 € | 3 a 7 días | Primer impago y cliente localizable |
| Burofax | Variable según envío | 2 a 7 días | Silencio o necesidad de prueba firme |
| Plan de pagos firmado | 0 a 100 € | 1 a 12 meses | Deudor con voluntad real de pagar |
| Agencia de recobro | Comisión pactada | Semanas o meses | Falta de tiempo o varios expedientes |
| Procedimiento monitorio | Tasas y profesionales según caso | Meses | Deuda clara y documentada |
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Entiende el procedimiento monitorio
El monitorio se presenta ante los Juzgados de Primera Instancia con documentos que acrediten una deuda dineraria clara. Si no hay pago, puede seguir la ejecución; si hay oposición, el asunto puede pasar a juicio.
Del vencimiento al cobro
1. Pruebas
Factura y entrega
2. Requerimiento
3 a 7 días
3. Acuerdo
Cuotas firmadas
4. Monitorio
Si no hay pago
Reclama por escrito al vencer, documenta cualquier acuerdo y valora el monitorio solo si la deuda es clara y el deudor parece solvente. El burofax no es requisito, pero refuerza la prueba.
Este itinerario no funciona igual si el cliente impugna el trabajo por defectos, está en concurso de acreedores, es un consumidor con normas específicas o la deuda ya ha prescrito o está cerca de hacerlo. Tampoco emitas una factura rectificativa solo para cerrar el problema sin revisar antes el IVA de facturas impagadas con una asesoría o la AEAT. En esos casos, un profesional debe revisar documentos, plazos y estrategia.
El procedimiento monitorio comienza con una petición acompañada de los documentos disponibles: factura, contrato o presupuesto aceptado, albaranes firmados, partes de trabajo, correos y pruebas de entrega. Si el deudor no paga ni formula oposición dentro del plazo legal, el acreedor puede solicitar la ejecución para localizar y embargar bienes o saldos, si los hubiera. Si se opone, no basta con insistir en la factura: conviene revisar el motivo concreto de la oposición y preparar la prueba de que el encargo se realizó y fue aceptado.
La continuación depende de la cuantía: en deudas de hasta 15.000 euros se sigue la tramitación prevista para el juicio verbal, mientras que para importes superiores el acreedor debe presentar la demanda declarativa que corresponda dentro del plazo legal. La solvencia del deudor sigue siendo decisiva incluso con una resolución favorable.
Preguntas y respuestas
¿Es obligatorio enviar un burofax para reclamar?
No, sirve para probar el contenido, la fecha y el intento de entrega.
¿Puedo reclamar una factura sin contrato firmado?
Sí, si acreditas el encargo y la entrega con presupuesto, correos o albaranes.
¿Cuánto tiempo tengo para reclamar una factura?
El plazo general es de cinco años, salvo regla distinta.
¿Puedo reclamar 40 euros por una factura impagada?
Sí, en operaciones comerciales entre empresas o profesionales.
¿Qué pasa si el cliente se opone al monitorio?
El asunto pasa al juicio correspondiente.
¿Necesito abogado para presentar un monitorio?
No para presentar la petición inicial.
¿Conviene contratar una agencia de recobro?
Conviene si la comisión compensa el importe y no puedes gestionar el cobro.
¿Debo incluir al deudor en ASNEF o RAI?
Solo si la deuda es cierta, vencida, exigible y fue requerida.
Lo esencial:- Reclama por escrito, con un plazo de 3 a 7 días y con el importe y la factura identificados.
- Guarda pruebas del encargo y de la entrega antes de hablar de demanda o monitorio.
- El burofax refuerza tu posición, pero no es una condición para presentar un monitorio.
- Compara el coste de reclamar con la solvencia real del deudor antes de acudir al juzgado.
El plazo general para reclamar una deuda contractual es de cinco años, pero no debe contarse de forma automática desde la fecha de emisión de la factura, sino desde que la obligación pudo exigirse: normalmente, desde el vencimiento pactado. Ese plazo puede interrumpirse mediante una reclamación extrajudicial fehaciente, una demanda judicial o un reconocimiento de deuda por parte del cliente. Un plan de pagos firmado, un correo en el que el deudor admita el saldo o determinados pagos parciales pueden reforzar la existencia de ese reconocimiento, aunque siempre conviene conservar el contexto completo de la comunicación.
Tras una interrupción válida, el plazo vuelve a computarse de nuevo. Por eso, antes de que una deuda se acerque a la prescripción, es preferible enviar un requerimiento de pago acreditable y revisar con un profesional el efecto concreto de las actuaciones realizadas.
