¿Te preocupa no cumplir con el SII y la facturación electrónica y enfrentar sanciones o rechazo de documentos? ¿No se sabe por dónde empezar con las integraciones técnicas y con los costes de una plataforma? Esta guía práctica de referencia está diseñada para que una PYME en España domine SII y facturación electrónica para PYMES de forma clara, legal y operativa: pasos, soluciones cuando una factura es rechazada, diferencias clave entre SII y factura electrónica, costes reales de plataformas y recomendaciones de programas de facturación para principiantes.
Puntos clave: lo que debes saber en 1 minuto
- SII es un sistema de suministro inmediato de información a la AEAT; obliga a enviar registros de IVA en plazos muy cortos y convive con la factura electrónica según el tipo de operación.
- La factura electrónica (Facturae/XML) es el formato legal para emitir y conservar facturas electrónicas, mientras que el SII es el canal de comunicación del registro de IVA.
- Guía paso a paso: preparar datos, elegir plataforma compatible, configurar XML/Facturae o API, probar envíos y monitorizar logs.
- Si el SII rechaza una factura, corregir el error (XML, NIF, fecha, clave registro) y reemitir o registrar operación rectificadora según el caso.
- Costes: existen soluciones desde gratuitas con limitaciones hasta plataformas integradas por 20-100+ €/mes según volumen, integraciones y soporte.
SII y facturación electrónica para pymes: guía paso a paso
Paso 1: comprobar obligaciones y plazos
- Revisar si la PYME está obligada al SII según la normativa de la Agencia Tributaria (grandes empresas, grupos VAT, inscritos en SII, operaciones especiales). Consultar la web oficial: AEAT - SII.
- Entender plazos: habitualmente 4 días hábiles desde la emisión o registro (hay excepciones para ciertas operaciones).
- Verificar que las facturas contienen NIF, régimen IVA, claves de operación y bases imponibles correctamente calculadas.
- Preparar un listado de campos obligatorios para el SII: clave operación, tipo factura, serie, número, fecha expedición, NIF emisor/receptor, base imponible, cuota IVA, tipo impositivo, moneda y fecha de registro.
Paso 3: elegir estrategia técnica (Facturae/XML vs integración SII directa)
- Para facturación electrónica la norma Facturae (XML) es el estándar; muchas plataformas convierten la factura interna a Facturae y generan el registro para SII.
- Para integración SII directa se puede usar servicios de proveedores que envían XML/JSON a los endpoints de la AEAT mediante certificados digitales.
- Evaluar opciones: soluciones cloud con módulo SII, ERPs con adaptadores SII (Sage, Odoo, A3), y proveedores especializados (facturapymes, billin, Holded, etc.).
- Pedir entorno de pruebas (sandbox) y realizar envíos de ejemplo para validar mapeos y logs.
Paso 5: migración en producción y monitorización
- Habilitar envíos en producción con calendario definido. Mantener registros de acuse de recibo y rechazos.
- Configurar alertas automáticas ante rechazos o inconsistencias en el SII.
Qué hacer si SII rechaza factura: soluciones prácticas
Identificar la causa del rechazo
- Revisar el log de respuesta de la AEAT: el SII devuelve códigos y mensajes con la causa (ej.: NIF inválido, fecha fuera de rango, tipo de documento incorrecto).
- Comprobar errores comunes: formato XML no válido, desajuste entre base y cuota, tipo de IVA inexistente, o fallo de firma/certificado.
Corrección según tipo de error
- Errores de formato XML/Facturae: validar con el XSD oficial y corregir estructura. Volver a enviar la factura corregida.
- Datos fiscales incorrectos (NIF, razón social): emitir factura rectificadora o nota de abono si procede; en SII registrar ajuste con clave correspondiente.
- Rechazo por duplicidad: verificar si la factura ya fue comunicada; si no, revisar series y numeración antes de reemitir.
Pasos operativos recomendados
- No reintentar masivamente: analizar el mensaje de rechazo antes de reenviar.
- Registrar auditoría interna: mantener trazabilidad del rechazo, la acción correctora y el nuevo envío.
- Comunicar al cliente si la corrección afecta a la factura recibida (por ejemplo, cambio de NIF o importe).
- Escalar a soporte técnico del proveedor si el mensaje indica incompatibilidad del software con los requisitos de la AEAT.
Diferencia entre SII y factura electrónica: obligaciones y efectos
- SII (Suministro Inmediato de Información) es un sistema de registro y comunicación de los libros del IVA a la Agencia Tributaria en plazos cortos.
- Factura electrónica (Facturae) es el formato legal de una factura en soporte electrónico que cumple requisitos de integridad y autenticidad.
- Relación práctica: una factura electrónica puede ser generada en Facturae y, simultáneamente, los datos obligatorios se envían al SII para el registro del IVA.
- Consecuencia fiscal: el cumplimiento del SII influye en los plazos de deducción y control del crédito fiscal; la existencia de factura electrónica facilita auditorías y conservación electrónica legal.
Fuentes normativas y técnicos: consultar la especificación Facturae (facturae.gob.es) y la documentación técnica de la AEAT para esquemas XML.
- Las opciones de precio varían según volumen mensual de facturas, integración con ERP, nivel de soporte y SLA.
- Categorías habituales: soluciones gratuitas o low-cost para autónomos, SaaS por suscripción mensual, integraciones empresariales con coste por implementación.
| Proveedor |
Precio estimado |
Integración |
Ventaja principal |
| Proveedor gratuito básico |
0-15 €/mes (limitado) |
API simple / export CSV |
Bajo coste para autónomos |
| SaaS pyme (ej. Holded, Billin) |
20-50 €/mes |
Conectores contables y APIs |
Fácil puesta en marcha |
| ERP integrado (Sage, Odoo) |
50-200 €/mes + implantación |
Integración completa |
Automatización avanzada |
| Proveedor especializado SII |
100-500 €/mes (volumen alto) |
APIs y soporte técnico 24/7 |
Alta fiabilidad y SLA |
Cómo calcular el coste real para la PYME
- Calcular facturas mensuales medias y picos. Multiplicar coste por factura si el proveedor tiene tarificación por envío.
- Incluir coste de implantación y horas internas de IT/contabilidad.
- Evaluar ROI: tiempo ganado en conciliación, reducción de errores y menor riesgo de sanciones.
Mejores programas de facturación para principiantes y pymes
- Requisitos: compatibilidad con Facturae, módulo SII o exportación a formato requerido, interfaz clara, soporte en español y precios transparentes.
Recomendaciones prácticas:
- Para principiantes/autónomos: Herramientas sencillas con plan gratuito o económico que exporten Facturae (ej.: Billin, FacturaDirecta).
- Para pymes que usan ERP: Integraciones con Sage o Odoo facilitan el mapeo automático al SII. Consultar: Sage y Odoo.
- Para volumen y automatización: Plataformas especializadas con APIs, colas de reintento y servicios de monitorización.
Tabla rápida de uso según perfil
| Perfil |
Recomendación |
| Autónomos / microPYME |
App SaaS simple con export Facturae |
| PYME con contabilidad estructurada |
ERP con conector SII |
| Comercio/Hostelería con alto ticket |
Integración POS -> ERP -> SII |
Proceso de implementación SII para pymes
📋 Paso 1 → Auditar facturación y campos obligatorios
⚙️ Paso 2 → Seleccionar plataforma/ERP compatible
🔁 Paso 3 → Configurar mapeos XML y pruebas en sandbox
✅ Paso 4 → Migración a producción y monitorización
🎯 Resultado: cumplimiento con SII y reducción de errores fiscales
Ventajas, riesgos y errores comunes
✅ Beneficios / cuándo aplicar
- Cumplimiento fiscal en tiempo real y menor riesgo de sanciones.
- Mejora en conciliación y gestión del IVA.
- Reducción de errores manuales cuando existe integración ERP -> SII.
⚠️ Errores que debes evitar / riesgos
- Enviar datos incompletos o mal mapeados al SII.
- No disponer de un plan de contingencia ante rechazos masivos.
- Subestimar costes de implantación y horas internas necesarias.
Preguntas frecuentes
¿Qué es exactamente el SII y para quién es obligatorio?
El SII es el Suministro Inmediato de Información del IVA a la AEAT; es obligatorio para grandes empresas, grupos de IVA y otros supuestos que define la Agencia Tributaria. Revisar la normativa en la web oficial: AEAT.
¿Cómo se integra Facturae con el SII paso a paso?
Generar la factura en formato Facturae (XML), mapear los campos obligatorios para el SII y enviar los registros mediante API o a través de un proveedor que actúe como intermediario; probar en sandbox antes de producción.
¿Qué hacer si SII rechaza factura por NIF incorrecto?
Corregir el NIF en la factura, emitir nota rectificadora si procede y volver a enviar el registro al SII siguiendo el código de ajuste apropiado.
¿Cuál es la diferencia entre SII y factura electrónica?
La factura electrónica es el documento en formato digital legal; el SII es el canal y procedimiento para comunicar los registros del IVA a la AEAT en plazos inmediatos.
Depende del volumen y funcionalidad: desde 0-15 €/mes (planes básicos) hasta 50-200 €/mes para soluciones completas; para volúmenes altos, 100-500 €/mes con SLA y soporte especializado.
¿Cuáles son los mejores programas de facturación para principiantes?
Herramientas SaaS con export Facturae y módulos SII: Billin, Holded, FacturaDirecta para autónomos; para pymes, soluciones integradas en Sage u Odoo ofrecen mayor automatización.
¿Cómo garantizar la seguridad y protección de datos al transmitir al SII?
Usar conexiones seguras HTTPS, certificados digitales válidos, control de acceso y políticas de retención conforme a la normativa de protección de datos y conservación fiscal.
TU PRÓXIMO PASO:
- Revisar si la empresa está sujeta al SII en la web de la AEAT y anotar los plazos aplicables.
- Solicitar un entorno de pruebas (sandbox) a dos proveedores de facturación y validar mapeos con al menos 10 facturas reales.
- Definir un plan de contingencia para rechazos y documentar el flujo de trabajo interno (responsables, tiempos, comunicación al cliente).