Abres el ERP un lunes y ves varias facturas en rojo. Una emitida hace 45 días aparece junto a otra vencida hace una semana, aunque la primera tenía pactado un pago a 60 días. Si cuentas desde la emisión, ambas parecen retrasadas; si miras el vencimiento, la lectura cambia y también cambia a quién conviene reclamar.
El informe por antigüedad (aging) de cuentas por cobrar ordena las facturas pendientes según los días transcurridos desde su vencimiento para identificar qué cobros requieren atención. Sus tramos habituales son 0-30, 31-60, 61-90 y más de 90 días. Bien interpretado, permite priorizar reclamaciones, estimar el riesgo de impago y proteger la tesorería.
Qué revela un aging y qué deuda puedes reclamar
Un informe de antigüedad separa el no vencido, que aún está dentro del plazo pactado, del saldo vencido, que ya puede reclamarse.
Cómo separar deuda vencida y no vencida
La clasificación habitual reúne las facturas en estos grupos: no vencido, 1-30 días, 31-60 días, 61-90 días y más de 90 días. Los rangos no son una norma legal, pero dan un orden sencillo para decidir qué revisar primero.
Qué decisiones permite tomar hoy
El aging permite decidir qué cliente contactar hoy, qué entrada de caja es razonable esperar y dónde existe concentración de riesgo. También ayuda a frenar nuevas ventas a crédito cuando un cliente acumula retrasos.
Aunque usan rangos similares, no son el mismo informe. El aging de cuentas por cobrar clasifica cada saldo abierto que la empresa debe cobrar por factura y vencimiento. El aging de clientes agrega esos importes para mostrar la exposición total y el comportamiento de pago de cada cliente, por lo que resulta útil para límites de crédito y decisiones comerciales. En cambio, la antigüedad de cuentas por pagar ordena las facturas que la empresa debe a proveedores.
Su objetivo es planificar pagos, evitar recargos o interrupciones de suministro y cuidar la relación con proveedores, no gestionar reclamaciones de cobros ni estimar el riesgo de impago de clientes.
Calcula los días desde el vencimiento, no la emisión
La fecha base debe ser el vencimiento contractual, es decir, el día acordado para pagar, no la fecha en que emitiste la factura.
Cuándo usar cada fecha
Usa el vencimiento que figure en la factura, contrato, pedido aceptado o condiciones comerciales. Si se acordó pago a 30 días desde factura, suma esos 30 días a la emisión y clasifica desde el día siguiente al vencimiento.
Ejemplo integral a 31 de julio
El cálculo correcto parte del saldo abierto y compara la fecha de corte con el vencimiento. Si el resultado es negativo o cero, la factura está no vencida; si es positivo, son días de retraso.
| Factura | Emisión | Vencimiento | Saldo abierto | Días vencidos | Tramo |
|---|
| A-101 | 01/06 | 31/07 | 2.000 € | 0 | No vencido |
| A-102 | 15/05 | 14/06 | 850 € | 47 | 31-60 días |
| A-103 | 01/04 | 01/05 | 4.500 € | 91 | Más de 90 días |
| A-104 | 20/06 | 20/08 | 1.200 € | 0 | No vencido |
En Excel, una fórmula sencilla para los días vencidos es =MAX(0;Fecha_de_corte-Vencimiento). Después, asigna el tramo con una fórmula SI o con una tabla dinámica. Antes de confiar en el resultado, revisa que ninguna fecha de vencimiento sea anterior a la emisión.
Cómo pasa una factura por el informe
1. Factura
importe y cliente
→
2. Vencimiento
fecha pactada
→
3. Saldo abierto
menos cobros y abonos
→
4. Acción
recordar, llamar o escalar
Prioriza cobros por riesgo, importe y disputa
La prioridad de cobro debe cruzar días de retraso, importe pendiente, historial del cliente, concentración de deuda y existencia de una disputa.
Matriz para escoger la acción de cobro
La siguiente tabla convierte el informe en una rutina concreta. El plazo de seguimiento indica cuándo volver a contactar si no se recibe respuesta o pago.
| Situación | Acción | Seguimiento |
|---|
| 1-30 días, sin incidencia | Correo cordial con factura adjunta | Entre 3 y 5 días |
| Más de 30 días e importe alto | Llamada y fecha de pago concreta | Entre 24 y 48 horas |
| Más de 60 días o promesa incumplida | Reclamación formal y revisión de crédito | Ese mismo día |
| Disputa documentada | Asignar incidencia al área responsable | Fecha de resolución acordada |
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Indicadores que completan la lectura
El porcentaje vencido se calcula dividiendo el saldo vencido entre el total pendiente. Si tienes 10.000 € por cobrar y 3.500 € vencidos, el porcentaje es 35%. Este dato muestra qué parte de la cartera necesita gestión activa.
El porcentaje vencido no basta para medir la calidad de la cartera. Conviene revisar la concentración por cliente: si un solo cliente representa 4.000 € de los 6.000 € vencidos, su posible impago puede afectar más a la tesorería que muchas facturas pequeñas repartidas. También puede seguirse el DSO, calculado como cuentas por cobrar medias dividido entre ventas a crédito del período y multiplicado por los días del período; si sube de forma sostenida, el cobro se está ralentizando.
Los tramos con mayor riesgo ayudan a estimar una provisión para incobrables, aplicando porcentajes prudentes basados en experiencia histórica, solvencia conocida y circunstancias actuales de cada cliente.
Corrige cobros y abonos antes de clasificar saldos
Los pagos parciales, notas de crédito, anticipos y saldos a favor deben reducir el saldo abierto antes de asignar un tramo de antigüedad.
Cómo tratar pagos parciales y abonos
Mantén el vencimiento original de una factura parcialmente pagada, pero clasifica únicamente el importe que queda abierto. Una factura de 3.000 €, con 2.200 € cobrados, debe figurar por 800 € en su tramo correspondiente.
Columnas y controles para tu archivo
Un Excel o ERP de facturación necesita, como mínimo, cliente, número de factura, fecha de emisión, vencimiento, importe original, cobros aplicados, abonos, saldo abierto, días vencidos, tramo, disputa y responsable. Sin saldo abierto y vencimiento, el informe pierde fiabilidad.
Este informe no es la herramienta principal si cobras todo al contado, apenas vendes a crédito o buscas analizar rentabilidad en lugar de riesgo de cobro. Tampoco sustituye la conciliación bancaria, la revisión del contrato ni el asesoramiento legal ante un impago complejo, una insolvencia o una disputa relevante.
Para que el saldo abierto sea fiable, cada movimiento debe quedar aplicado y trazable. Un pago parcial se imputa a la factura concreta y deja pendiente solo el importe no cobrado; una nota de crédito reduce esa factura únicamente cuando está emitida, contabilizada y vinculada a ella. Un saldo a favor o anticipo sin compensación autorizada debe mostrarse por separado, en lugar de disminuir automáticamente una factura vencida. Si existe una disputa parcial, separa el importe discutido del importe aceptado para reclamar este último sin esperar a resolver toda la incidencia.
En el ERP o Excel, valida además clientes duplicados, facturas repetidas, importes negativos no justificados, pagos superiores al saldo y fechas de corte coherentes con el período analizado.
Lo que más preguntan
¿Qué es la antigüedad de saldos de cuentas por cobrar?
La antigüedad de saldos agrupa las facturas pendientes según los días desde su vencimiento. Permite separar deuda no vencida, retrasos de entre 1 y 30 días y saldos de más de 90 días con mayor riesgo.
¿Qué es el método de antigüedad de saldos?
El método clasifica el saldo abierto de cada factura por tramos de vencimiento. Sirve para prever cobros y valorar posibles pérdidas cuando hay retrasos, disputas o indicios de insolvencia.
¿Qué es el aging de clientes?
El aging de clientes muestra cuánto debe cada cliente y desde cuándo está vencido cada importe. Conviene cruzarlo con su historial, promesas de pago y porcentaje sobre el total vencido.
Revísalo al menos una vez al mes y cada semana si hay tensión de tesorería. Una revisión semanal es recomendable cuando existen facturas de más de 30 días o una concentración alta en pocos clientes.
¿Una factura en disputa cuenta como morosa?
Una factura en disputa sigue apareciendo como vencida si superó su fecha de pago. Debe marcarse aparte con el motivo, responsable y fecha prevista de resolución para no confundirla con una deuda aceptada.
Lo esencial:- Clasifica desde el vencimiento pactado, no desde la fecha de emisión.
- Resta cobros parciales, abonos y compensaciones antes de medir la deuda atrasada.
- Da prioridad al saldo vencido que combina importe alto, retraso, concentración y señales de riesgo.
- Registra cada contacto y promesa de pago para que el informe conduzca a una acción concreta.
Lecturas adicionales
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