Una factura de 1.200 € vencida hace 75 días no es solo un cobro pendiente: es caja que quizá ya has comprometido para nóminas, proveedores o impuestos. Ordenar la cartera permite reclamar antes, negociar con criterio y saber qué dinero puedes considerar disponible.
El informe por antigüedad de cobros (aging): cómo controlar las cuentas por cobrar ordena las facturas pendientes por los días hasta o desde su vencimiento para priorizar reclamaciones, prever tesorería y estimar pérdidas.
Resume el proceso y prepara los datos
Reúne cada factura pendiente y clasifícala desde su fecha de vencimiento.
Un aging es una foto de las cuentas por cobrar en una fecha concreta y debe incluir una fila por factura, no una única cifra por cliente.
Usa vencimiento, no emisión
Calcula la antigüedad desde el vencimiento pactado, porque una factura no vencida no es morosa. Si emitiste una factura el 1 de abril con pago a 30 días, la fecha útil para el aging es el 1 de mayo.
Incluye estos campos mínimos
Registra importe original, pagos y abonos antes de clasificar una factura. Incluye cliente, factura, emisión, vencimiento, saldo pendiente, días vencidos, tramo, incidencia y próxima acción.
Paso 1: clasifica cada factura pendiente
Calcula los días vencidos y asigna un tramo automático a cada saldo.
Usa una fecha de revisión fija para que todo el informe refleje el mismo día. Si el vencimiento está en E2 y el saldo pendiente en H2, escribe en I2: =SI(H2<=0;0;MAX(0;$B$1-E2)).
En J2, asigna el tramo con:
- =SI(H2<=0;"Cobrada";SI(I2=0;"Corriente";SI(I2<=30;"1-30";SI(I2<=60;"31-60";SI(I2<=90;"61-90";">90")))))
Una factura emitida el 3 de marzo por 1.210 €, con vencimiento el 2 de abril y 500 € cobrados, tiene un saldo de 710 €. Si revisas el 31 de mayo, acumula 59 días vencidos y pertenece al tramo 31-60.
Lee los tramos y actúa pronto
Un saldo superior a 90 días requiere revisión prioritaria, pero el primer contacto debe llegar antes del vencimiento.
| Tramo | Acción concreta | Seguimiento |
|---|
| Corriente | Confirma recepción 3-7 días antes | Un recordatorio |
| 1-30 días | Correo y llamada con fecha de pago | Cada 7 días |
| 31-60 días | Escala al responsable y frena nuevo crédito | Cada 3-5 días |
| 61-90 días | Reclamación escrita y acuerdo documentado | Semanal |
| Más de 90 días | Valora recobro y deterioro contable | Caso a caso |
Flujo semanal de control de facturas pendientes
1. Exporta facturas abiertas
2. Resta pagos y abonos
3. Calcula días vencidos
4. Reclama según tramo
5. Registra compromiso
Registra toda promesa con fecha, importe y canal de pago: una confirmación verbal no sirve como previsión de caja.
Automatiza el seguimiento de cobros cuando el volumen haga inviable revisar factura por factura. El sistema contable o una hoja conectada a las ventas puede actualizar el saldo pendiente al registrar pagos y abonos, recalcular los días vencidos cada mañana y enviar alertas siete días antes de la fecha de vencimiento, el primer día de retraso y al entrar en los tramos 31, 61 y más de 90 días. Asigna un responsable y una fecha límite a cada alerta para que el seguimiento de cobros no dependa de una revisión informal.
El informe de cobros debe conservar también el último contacto, la promesa de pago y la incidencia abierta; así, tesorería puede prever entradas de caja y el equipo comercial puede decidir si mantiene o restringe el crédito comercial.
Paso 2: prioriza cobros y mide el riesgo
Ordena las acciones por impacto en caja, no solo por días de retraso.
Cruza cuatro indicadores sencillos
El aging no mide por sí solo si cobras bien. Mide porcentaje vencido, concentración por cliente, recuperación y DSO; este último puede ocultar facturas antiguas aunque la media de cobro sea baja.
Registra el deterioro con criterio español
La NIF C-3 no es la norma contable aplicable en España para créditos comerciales. El aging aporta evidencia para valorar el deterioro, pero deben documentarse reclamaciones, insolvencia, garantías y acuerdos incumplidos conforme al PGC.
Este método aporta poco si cobras siempre al contado, emites muy pocas facturas al mes o no vendes a crédito. Tampoco sustituye el asesoramiento jurídico cuando la deuda está discutida, prescrita o incluida en un procedimiento concursal regulado por la Ley Concursal.
Convierte el aging en un cuadro de mando con cuatro cálculos comparables cada semana. El porcentaje vencido se obtiene dividiendo el saldo de facturas vencidas entre el total de cuentas por cobrar y multiplicando por 100; si hay 40.000 € pendientes y 12.000 € vencidos, el resultado es un 30 %. La concentración por cliente mide qué parte del saldo total acumula cada cuenta: un cliente con 15.000 € sobre una cartera de 40.000 € concentra el 37,5 % y eleva el riesgo de impago.
La recuperación de cartera puede medirse como cobros del periodo entre saldo vencido al inicio, y el DSO se estima con cuentas por cobrar medias divididas entre ventas a crédito del periodo y multiplicadas por sus días. Analiza los cuatro indicadores juntos: un DSO estable no compensa una concentración elevada ni un aumento de facturas vencidas.
Para estimar el deterioro contable, agrupa saldos con características de riesgo similares y compara cada tramo con la experiencia real de recobro. Por ejemplo, si durante varios periodos se recuperó el 98 % de los saldos de 1-30 días, el 90 % de los de 31-60 y el 65 % de los de más de 90 días, esos porcentajes pueden servir como punto de partida para estimar la pérdida esperada, ajustándolos por disputas, garantías, insolvencias conocidas y cambios en el cliente. No conviene aplicar porcentajes fijos sin revisión: una factura de 120 días con un acuerdo de pago cumplido puede tener un riesgo distinto de otra de 45 días sin respuesta.
En España, esta valoración debe encajar con el PGC; si la empresa aplica normativa mexicana, la NIF C-3 regula el tratamiento de las cuentas por cobrar y exige considerar la recuperabilidad esperada.
Lo que más preguntan
¿Qué es un reporte aging de clientes?
Ordena facturas pendientes por días hasta o desde su vencimiento.
¿Cómo calculo los días vencidos de una factura?
Resta vencimiento a fecha de revisión; si es negativo, asigna cero.
¿Una factura no vencida entra en el aging?
Sí, como saldo corriente, pero no como morosa.
¿Cada cuánto debo revisar las facturas pendientes?
Al menos semanalmente; con mucho volumen, cada dos o tres días.
¿Qué hago con una factura de más de 90 días?
Reclámala por escrito y valora disputa, garantías e insolvencia.
¿El aging sirve para calcular el DSO?
Ayuda a interpretarlo, pero no sustituye el cálculo del DSO.
Lo esencial:- Clasifica cada factura por su vencimiento pactado, no por su fecha de emisión.
- Resta pagos parciales, abonos y notas de crédito antes de sumar saldos.
- Actúa antes de los 30 días y registra compromisos de pago concretos.
- Combina antigüedad, DSO, saldo vencido y concentración por cliente.
- Usa el informe como evidencia para revisar deterioros conforme a la normativa española.
Fuentes de interés
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