El saldo por antigüedad de clientes (aging) clasifica las facturas pendientes según los días transcurridos desde su vencimiento para saber qué cobros requieren acción.
Calcula el aging desde el vencimiento pactado
Cuenta siempre desde la fecha en que el pago ya puede exigirse.
Qué fecha inicia el retraso real
La fecha correcta sale del pedido aceptado, contrato, presupuesto o factura. Si hay pago a 30 días fecha factura, el vencimiento suele ser sencillo; si se pacta pago a fin de mes más 30 días, hay que calcular esa fecha y guardarla en el programa de facturación.
Cómo dividir cada factura pendiente
| Tramo desde vencimiento | Situación de cobro | Acción adecuada |
|---|
| Aún no vencida | Dentro de plazo | Recordatorio entre 3 y 7 días antes |
| 1 a 30 días | Retraso inicial | Correo y llamada de confirmación |
| 31 a 60 días | Riesgo creciente | Fecha firme de pago y freno de crédito |
| 61 a 90 días | Morosidad seria | Reclamación formal documentada |
| Más de 90 días | Alto riesgo | Valorar vía legal y deterioro contable |
Prioriza por atraso, importe y patrón de pago
Combina saldo vencido, días de retraso e historial del cliente.
Mira el porcentaje vencido del cliente
Divide la deuda vencida entre el saldo total de cada cliente. Si debe 2.000 euros y 1.800 ya han vencido, tiene un 90% vencido. Ese porcentaje muestra mejor la exposición que una cifra grande sin contexto.
Relaciona aging y tesorería
Un informe de antigüedad útil muestra por cliente el saldo total, la parte vencida, el porcentaje vencido y la factura más antigua. Revísalo cada semana si vendes a crédito, y a diario cuando los pagos estén concentrados o la caja esté ajustada. No confundas un retraso administrativo de pocos días con insolvencia, pero tampoco ignores un patrón repetido: reclama al vencer, registra el compromiso y limita nuevas ventas si se incumple.
Ruta visual para decidir cada mañana
En plazo
Recordatorio previo
1-30 días
Confirmar incidencia
31-60 días
Fecha firme
Más de 60 días
Frenar crédito y escalar
| Sistema de control | Facturas pendientes | Revisión aconsejada | Dato que no debe faltar |
|---|
| Hoja de cálculo | Hasta 20-30 | Semanal | Vencimiento y contacto |
| Software de facturación | Entre 30 y 150 | Dos veces por semana | Avisos y promesas de pago |
| ERP con conciliación | Más de 150 | Diaria | Límite de crédito y disputas |
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Útil para este tema
Un libro práctico de gestión de cuentas a cobrar puede ayudar a fijar plantillas y límites cuando el cobro depende de una sola persona. Resulta útil si quieres ordenar el proceso antes de invertir en un programa.
- Modelos de recordatorio para antes y después del vencimiento
- Criterios para fijar límites de crédito por cliente
- Explicaciones sencillas sobre intereses de demora y reclamación
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El aging funciona mejor cuando se apoya en una política de crédito definida antes de vender. Para cada cliente, establece un plazo de pago, un límite de crédito y una persona responsable de autorizar excepciones. El riesgo de crédito no depende solo del importe de un pedido: también cuentan el historial de pago, las incidencias previas, la concentración de deuda y la antigüedad de saldos. Por ejemplo, un cliente que suele pagar a 30 días puede mantener su límite si solo tiene una factura pendiente dentro de plazo; si acumula varias facturas vencidas y promesas incumplidas, conviene reducir temporalmente el crédito o solicitar pago anticipado.
Esta prevención reduce la morosidad de clientes y hace más ordenada la gestión de cobros.
Antes de reclamar una deuda, comprueba que el informe refleja el saldo realmente exigible. Conciliar significa aplicar cada cobro a la factura correspondiente, registrar los pagos parciales y descontar abonos, anticipos, devoluciones o notas de crédito autorizadas. También conviene marcar por separado las facturas en disputa para que no se mezclen con los cobros vencidos sin incidencia. Si un cliente paga 600 euros de una factura de 1.000, el aging debe mostrar 400 euros pendientes, no el importe original.
Una base de datos limpia evita reclamaciones erróneas, protege la relación comercial y permite que tesorería estime con más fiabilidad qué efectivo puede entrar y cuándo.
Además de revisar el porcentaje vencido, mide la evolución de la cartera mes a mes. El periodo medio de cobro ayuda a detectar si, en conjunto, los clientes tardan más en pagar, mientras que el aging revela qué facturas concretas explican ese deterioro. Añade también el peso de los cinco mayores deudores sobre el total de cuentas por cobrar: si unos pocos clientes concentran gran parte del saldo, un retraso puede afectar de forma desproporcionada a la tesorería.
Por ejemplo, una empresa puede mantener un periodo medio de cobro estable, pero afrontar tensión de caja si uno de sus principales clientes desplaza pagos relevantes de la franja de 31 a 60 días a la de más de 90 días.
Reclama antes de 60 días y deja rastro escrito
Empieza antes del vencimiento y escala según la respuesta.
Envía un aviso con datos cerrados
El recordatorio debe incluir número de factura, importe, fecha de vencimiento, cuenta bancaria y una copia del documento. Un mensaje como «¿Podéis confirmar la fecha de pago de la factura 248, vencida el 12 de mayo?» es más útil que «Os recordamos que tenéis pagos pendientes».
Escala según la respuesta recibida
Este informe no es la herramienta principal si cobras al contado, trabajas casi siempre con anticipos o solo tienes unas pocas facturas pendientes; aun así, revisa los vencimientos puntuales. Tampoco sustituye el análisis de solvencia de nuevos clientes ni el asesoramiento legal ante un impago persistente.
Resuelve tus dudas
Estas respuestas aclaran las dudas habituales.
¿Cada cuánto debo revisar el aging?
Revísalo semanalmente si tienes ventas a crédito y a diario si la caja está ajustada. También conviene revisarlo antes de emitir pedidos grandes a un cliente que ya acumula vencidos.
¿Qué hago si el cliente discute la factura?
Separa la factura discutida del saldo moroso y registra el motivo por escrito. No la des por cobrada ni la reclames como si no hubiera incidencia; fija una fecha de resolución y pide pruebas.
¿Debo provisionar toda deuda de más de 90 días?
No, una deuda de más de 90 días no obliga por sí sola a provisionar el 100%. El ICAC y el Plan General de Contabilidad exigen valorar evidencias de deterioro, como insolvencia, litigio, incumplimientos o falta de garantías.
¿Puedo reclamar intereses por una factura vencida?
Sí, en operaciones comerciales pueden proceder intereses de demora desde el vencimiento. Revisa el contrato y la Ley 3/2004 antes de calcularlos o incluirlos en la reclamación.
¿Sirve el aging si un cliente paga por remesas?
Sí, siempre que relaciones cada remesa con sus facturas concretas. Una remesa sin conciliar puede ocultar una factura antigua sin pagar detrás de un abono reciente.
¿Qué porcentaje vencido es preocupante?
Un porcentaje vencido superior al 30% merece revisión inmediata si el cliente compra de forma recurrente. Si supera el 60% o existen promesas incumplidas, limita el crédito hasta regularizar la deuda.
¿El factoring sustituye el control de cobros?
No, el factoring adelanta liquidez sobre facturas, pero no corrige datos erróneos ni clientes de riesgo. Antes de contratarlo, comprueba qué facturas son elegibles y si la entidad asume o no el impago.
¿Qué diferencia hay entre aging y periodo medio de cobro?
El aging muestra factura por factura cuánto lleva pendiente desde su vencimiento. El periodo medio de cobro resume en días la velocidad global de cobro, pero puede ocultar un cliente muy atrasado.
Lo esencial:- Cuenta siempre desde el vencimiento pactado, no desde la fecha de emisión.
- Prioriza por porcentaje vencido, días de atraso e incumplimientos previos.
- Contacta antes o justo al vencer para detectar incidencias pequeñas.
- Registra cada promesa de pago y limita el crédito si no se cumple.
