No clasifiques una factura pendiente solo por la fecha que el cliente dice que pagará: el informe por antigüedad de facturas (aging) ordena cada importe pendiente según los días transcurridos desde su vencimiento y permite priorizar el cobro.
Resume el proceso y ordena la cartera
Incluye facturas abiertas, resta cobros y abonos, calcula días desde el vencimiento y prioriza según riesgo, importe e historial del cliente.
La forma correcta de elaborar el informe incorpora pagos parciales, notas de crédito, disputas y revisión por cliente; así evitas confundir una promesa informal con una deuda realmente al día.
Una factura emitida hace 75 días no tiene por qué estar vencida. Si vencía a 60 días, solo lleva 15 días de retraso. Clasificarla desde su emisión exagera el riesgo y desordena las reclamaciones.
Con la cartera ordenada, toca limpiar el informe para que cada cifra sea cobrable de verdad.
Calcula el aging sin falsear los saldos
Resta los movimientos y clasifica cada factura por su vencimiento real.
Calcula el saldo pendiente real
Calcula el importe clasificable como importe facturado menos cobros aplicados, menos abonos, menos notas de crédito . Un pago parcial reduce el importe pendiente, pero no cambia la fecha de vencimiento ni rejuvenece la factura.
Factura Vencimiento Facturado Cobros y abonos Saldo y tramo
F-104 Hace 12 días 1.200 € 0 € 1.200 €, 1-30 días F-105 Hace 42 días 3.000 € 1.000 € cobrados 2.000 €, 31-60 días F-106 Hace 68 días 4.500 € 500 € nota de crédito 4.000 €, 61-90 días F-107 Dentro de 8 días 900 € 0 € 900 €, no vencida
Separa disputas sin borrarlas
Mantén las facturas discutidas en el informe y registra el motivo, responsable, fecha prevista de solución e importe debatido para no tratarlas como un simple retraso administrativo.
Monta la hoja o el sistema adecuado
Registra cliente, factura, vencimiento, importe, cobrado, abonos, saldo pendiente, días vencidos, tramo, disputa y próxima acción para filtrar los cobros prioritarios.
Opción Coste orientativo Tiempo semanal Riesgo de error Cuándo encaja
Excel o Sheets 0-15 €/mes 30-90 min Alto con más de 80 facturas Autónomo o cartera pequeña Software de facturación 10-40 €/mes 15-30 min Medio Pyme con cobros repetidos ERP conectado a banco 40-150 €/mes 10-20 min Bajo si se concilia Más de 150 facturas al mes
1. Saldo neto
2. Días vencidos
3. Riesgo cliente
4. Acción
En Excel o Sheets, crea una fila por factura y usa columnas para cliente, número, fecha de emisión, fecha de vencimiento, importe facturado, cobros aplicados, notas de crédito aplicadas, saldo pendiente, estado de disputa y próxima acción.
La fórmula de días vencidos puede ser =MAX(0-HOY()-Fecha_de_vencimiento) y el tramo puede asignarse con una fórmula como =SI(Saldo_pendiente<=0-"Cerrada"-SI(Días_vencidos=0-"No vencida"-SI(Días_vencidos<=30-"1-30"-SI(Días_vencidos<=60-"31-60"-SI(Días_vencidos<=90-"61-90"-">90"))))). Actualiza los cobros conciliados antes de refrescar la tabla dinámica por cliente y tramo.
De ese modo, el aging de clientes no muestra como deuda vencida importes ya cobrados ni saldos anulados.
Detecta riesgo de mora antes del impago
Puntúa cada cliente y reclama según exposición, no solo por antigüedad.
Usa una matriz de riesgo simple
Combina días vencidos, importe expuesto, retrasos previos, concentración de deuda y movimiento del saldo hacia tramos más antiguos.
Señal Alerta media Alerta alta y acción
Días vencidos 31-60 días Más de 60 días, llamada y fecha cerrada Saldo del cliente Entre 10% y 20% de la cartera Más del 20%, revisar nuevo crédito Historial Dos retrasos recientes Retrasos repetidos y promesas incumplidas Evolución mensual Saldo que pasa a 31-60 Saldo que entra en más de 60 días
Respeta el límite comercial español
En operaciones entre empresas, la Ley 3/2004, de lucha contra la morosidad establece que el plazo pactado no puede superar normalmente 60 días naturales.
Actúa con un calendario de escalado
Recuerda el pago antes del vencimiento, llama a los 7 días, pide respuesta escrita entre 31 y 60 días y, desde 61 días sin disputa fundada, valora reclamación formal y suspensión de nuevo crédito.
⚠️ No uses el aging para afirmar que un cliente es insolvente. El informe muestra riesgo de cobro, no sustituye un análisis de solvencia ni información mercantil actualizada.
Además de revisar cada factura vencida, conviene controlar indicadores de la cartera de clientes cada mes.
El porcentaje vencido se calcula dividiendo la deuda vencida entre el total de cuentas por cobrar.
Si hay 18.000 € vencidos sobre una cartera de 60.000 €, el resultado es un 30 %. Mide también qué parte del saldo está en más de 30, 60 y 90 días, el DSO o periodo medio de cobro, y la concentración por cliente. El roll rate completa la visión: muestra qué porcentaje de deuda pasa de un tramo al siguiente.
Por ejemplo, si 8.000 € estaban en 1-30 días el mes pasado y 3.000 € pasan a 31-60, el deterioro merece una revisión inmediata.
Un informe consolidado ayuda a decidir dónde actuar primero.
Imagina una cartera de 20.000 €: Cliente A debe 2.000 € con 12 días de retraso.
Cliente B debe 6.000 €, de los que 4.000 € llevan 45 días vencidos.
Cliente C debe 5.000 € con 75 días de antigüedad, aunque 2.000 € están en disputas de facturas documentadas.
El importe vencido asciende a 11.000 €, o el 55 % de la cartera, y el riesgo no es igual en todos los casos. La prioridad sería llamar a Cliente C para resolver la disputa y proteger 3.000 € no discutidos, acordar una fecha y un plan de pago con Cliente B y enviar un recordatorio a Cliente A. Así, la priorización de cobros combina importe pendiente, plazo de vencimiento, riesgo de mora y posibilidad real de recuperación.
Lo que más preguntan
¿Qué es el aging de clientes?
Clasifica facturas pendientes por días hasta o desde el vencimiento, usando el importe pendiente real.
¿Qué fecha se usa para calcular la antigüedad de una factura?
La fecha de vencimiento contractual, no la de emisión.
¿Qué hago si el cliente ha pagado solo una parte?
Mantén el vencimiento original y clasifica solo el importe pendiente.
¿Cuándo se considera alta la deuda vencida?
Cuando supera 60 días, concentra más del 20% de la cartera o avanza continuamente entre tramos.
¿Qué diferencia hay entre aging de clientes y de proveedores?
El de clientes ordena cobros pendientes; el de proveedores, pagos pendientes.
Ayuda a ordenar la reclamación, pero no sustituye contrato, factura, albarán ni comunicaciones.
Lo esencial: Clasifica cada saldo desde su vencimiento y no desde la fecha de emisión. Resta cobros, abonos y notas de crédito antes de decidir qué importe reclamar. Da prioridad a la combinación de días vencidos, importe, historial y concentración de deuda. Activa llamadas y límites de crédito antes de que el saldo supere los 60 días.
Lecturas adicionales
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