Mirar solo la fecha de emisión puede falsear el riesgo de cobro. Una factura emitida el 1 de marzo con pago pactado a 60 días no está vencida el 31 de marzo. Si no acordasteis un plazo, la Ley 3/2004 establece, con carácter general, 30 días para pagar; entre empresas, el plazo pactado no puede superar 60 días naturales.
El saldo por antigüedad de cobros, o aging, ordena las facturas pendientes según los días transcurridos desde su vencimiento para detectar qué clientes requieren acción antes. Una tabla por tramos —vigente, 1-30, 31-60, 61-90 y más de 90 días— permite priorizar importes y riesgo, proteger la caja y reducir impagos con seguimiento sistemático.
Resume el proceso y ordena tu trabajo
Reúne las facturas pendientes, calcula los días desde el vencimiento y asigna una acción a cada cliente. El aging, también llamado antigüedad de saldos o aging de clientes, convierte una lista larga de cuentas a cobrar en una cola de cobro con prioridades claras.
- Fija el vencimiento real: revisa contrato, pedido o factura antes de contar días.
- Crea la tabla: registra saldo abierto, vencimiento, días vencidos y próxima acción.
- Agrupa por tramos: vigente, 1-30, 31-60, 61-90 y más de 90 días.
- Prioriza por riesgo: cruza importe, retraso, historial y promesas incumplidas.
- Actúa y registra: reclama, limita crédito o escala el expediente según el tramo.
- Revisa cada semana: compara los saldos vencidos con los de la semana anterior.
Un informe de antigüedad no sustituye una llamada. Te dice cuál puede proteger mejor tu caja hoy.
Una factura pendiente no es necesariamente un problema. Una deuda vencida, concentrada en un cliente y con una promesa de pago ya incumplida sí requiere una decisión concreta.
Aunque suelen usarse como sinónimos, conviene separar los conceptos para interpretar bien el informe. El saldo por antigüedad de cobros es el importe pendiente clasificado por tramos de vencimiento; el aging de cuentas por cobrar es el informe completo que muestra esa clasificación; el aging de clientes agrupa los saldos por deudor para ver concentración y comportamiento; y el método de antigüedad de saldos es el procedimiento de calcular días vencidos y asignar cada factura a un tramo.
Por ejemplo, dos facturas de 2.000 € y 3.000 € vencidas hace 15 y 75 días forman un saldo pendiente de 5.000 €, pero requieren acciones distintas dentro del aging.
Calcula el vencimiento legal antes de medir
Cuenta los días desde la fecha de vencimiento pactada y evitarás clasificar como morosa una factura que todavía está en plazo. En España, una factura emitida el 1 de marzo y pactada a 60 días no está vencida el 31 de marzo, aunque ya tenga 30 días desde su emisión.
Usa la fecha que obliga a pagar
Busca primero la fecha de vencimiento en la factura, el presupuesto aceptado, el pedido o el contrato. Si el cliente paga una parte, deja en el informe solo el saldo que falta. Piensa en ello como un recibo de alquiler: no importa cuándo se imprimió, sino el día en que tocaba pagarlo.
El error más frecuente es restar la fecha de emisión a la fecha actual. Ese atajo infla la morosidad y lleva a reclamar antes de tiempo a clientes que están cumpliendo su acuerdo.
Aplica el plazo legal si no hubo pacto
Si no hay plazo pactado, la Ley 3/2004, de lucha contra la morosidad en operaciones comerciales, establece con carácter general 30 días para pagar. Entre empresas, el plazo pactado no puede superar 60 días naturales, salvo los supuestos previstos por la norma.
Guarda también la fecha de entrega, aceptación del servicio o albarán. Sirve para resolver discusiones sobre cuándo empezó el plazo. Puedes contrastar el marco legal en la normativa publicada por el BOE.
El interés de demora y la indemnización por costes de cobro pueden proceder una vez vencida la deuda, pero reclamar esos importes no sustituye pedir el principal con rapidez.
Las fechas limpias cambian todo. Ahora toca convertirlas en una tabla que se pueda revisar sin abrir factura por factura.
Monta una tabla con una fila por factura abierta y podrás ver el riesgo de cobro en menos de un minuto. Excel basta para entre 10 y 50 facturas activas; con más volumen, el ERP o el software de facturación reduce errores porque actualiza cobros y vencimientos al conciliar el banco.
Introduce las columnas que sí necesitas
Crea estas columnas: cliente, número de factura, fecha de emisión, fecha de vencimiento, saldo pendiente, días vencidos, tramo, último contacto, promesa de pago, próxima acción y responsable. Tardarás entre 10 y 20 minutos si exportas las facturas abiertas desde tu programa.
En Excel, si la fecha de vencimiento está en E2, calcula los días vencidos con =MAX(0;HOY()-E2). El cero evita números negativos en facturas que aún no vencen.
Clasifica los saldos por cinco tramos
Usa estos tramos: vigente, 1-30, 31-60, 61-90 y más de 90 días. Son como semáforos: el primer tramo permite prevenir; los últimos exigen limitar exposición y decidir si sigues vendiendo a crédito.
| Herramienta | Volumen práctico | Tiempo semanal | Control de cobros |
|---|
| Excel | 10 a 50 facturas | 20 a 40 minutos | Manual |
| Software de facturación | 50 a 200 facturas | 10 a 20 minutos | Semiautomático |
| ERP conectado al banco | Más de 200 facturas | 5 a 15 minutos | Automático tras conciliación |
Fórmula para el tramo en Excel
Si los días vencidos están en F2: =SI(F2=0;"Vigente";SI(F2<=30;"1-30";SI(F2<=60;"31-60";SI(F2<=90;"61-90";"Más de 90"))))Flujo semanal de cobros
Facturas abiertas
→
Vencimiento real
→
Tramo y riesgo
→
Acción y seguimiento
El porcentaje de cartera vencida se calcula dividiendo el saldo vencido entre el total pendiente y multiplicando por 100. Si tienes 40.000 € pendientes y 12.000 € vencidos, tu ratio de morosidad es del 30%.
Un informe ordenado muestra los importes. La siguiente fase decide cuál de esos importes puede dejarte sin margen para pagar nóminas o proveedores.
Prioriza cobros con importe, riesgo y retraso
Ordena primero las facturas con mayor impacto de caja, no solo las que llevan más días vencidas. Una deuda de 12.000 € vencida hace 10 días puede ser más urgente que cinco facturas de 150 € vencidas hace 60 días, sobre todo si el primer cliente ya ha fallado dos promesas.
Puntúa cada cliente con una regla simple
Asigna entre 1 y 3 puntos a cada criterio:
- días vencidos, importe, retrasos anteriores, concentración de deuda y promesas incumplidas. Suma los puntos: de 5 a 7, seguimiento normal
- de 8 a 10, llamada prioritaria
- de 11 a 15, bloqueo preventivo y escalado
Un caso habitual en una pyme de Madrid: un cliente debe 8.500 € repartidos en tres facturas, promete pagar “la semana que viene” durante dos semanas y pide un nuevo pedido de 3.000 €. El riesgo no está en la factura más antigua, sino en permitir que la exposición pase de 8.500 € a 11.500 €.
Distingue retraso de riesgo real
Un cliente puede pagar siempre entre 5 y 10 días tarde y seguir siendo solvente, aunque conviene revisar su plazo concedido. Otro puede tener una factura reciente, pero evitar llamadas, discutir documentos ya aceptados o pedir más crédito. Esa combinación exige actuar antes.
La práctica demuestra que una promesa verbal no mejora el riesgo hasta que queda anotada con fecha, importe y responsable. Si vence la fecha prometida sin pago, aumenta un nivel su prioridad.
No midas solo cuántas facturas están vencidas. Mide qué parte del saldo vencido se concentra en tus cinco mayores deudores, porque una sola insolvencia puede alterar toda la previsión de tesorería.
Con la cola de prioridad definida, falta convertir cada tramo en un mensaje y una consecuencia coherentes.
Actúa según cada tramo de vencimiento
Envía recordatorios antes del vencimiento y endurece las condiciones conforme la deuda cruza cada tramo. La gestión de cobros funciona mejor cuando el cliente conoce la siguiente consecuencia y el equipo la aplica siempre.
| Tramo | Acción concreta | Plazo de respuesta | Nueva venta |
|---|
| Vigente | Confirma recepción y ausencia de incidencias | Antes del vencimiento | Normal |
| 1-30 días | Correo con factura, IBAN y fecha concreta | 48 a 72 horas | Revisar |
| 31-60 días | Llamada y compromiso escrito | 24 a 48 horas | No ampliar crédito |
| 61-90 días | Reclamación formal y revisión del límite | 24 horas | Anticipo o bloqueo |
| Más de 90 días | Valora recobro externo o asesoramiento legal | Según expediente | Bloqueado |
Deja un mensaje que permita cobrar
Escribe: “La factura [número], por [importe], venció el [fecha]. Indique hoy la fecha y el importe del pago previsto. Mientras tanto, no podremos ampliar el crédito disponible”. Es directo, verificable y evita correos vagos que solo alargan el intercambio.
La mayoría de guías dicen que hay que ser amable. Lo que no mencionan es que la amabilidad sin fecha ni consecuencia deja el expediente en pausa. Ser correcto no significa aceptar respuestas imprecisas.
Este seguimiento recupera cobros. Su mayor valor aparece cuando evita que el mismo cliente vuelva a acumular deuda.
La automatización no elimina la gestión de cobros, pero evita que una factura venza sin seguimiento. Configura un recordatorio preventivo entre cinco y siete días antes de la fecha de vencimiento, otro el mismo día del vencimiento y una secuencia posterior con tareas para el responsable de cobros. El mensaje debe incorporar número de factura, saldo abierto, fecha de vencimiento y enlace o datos de pago.
Si no hay respuesta en 48 o 72 horas, el sistema puede crear una llamada pendiente y avisar al comercial. Cuando se registre una promesa de pago del cliente, pausa los recordatorios generales hasta la fecha comprometida y reactívalos automáticamente si el abono no se concilia.
Protege la tesorería y revisa cada semana
Usa el informe para reducir crédito antes de vender de nuevo y para prever qué dinero llegará realmente a la cuenta. El aging afecta al flujo de caja, al capital circulante y al período medio de cobro, también llamado DSO: los días que tardas de media en convertir ventas a crédito en dinero disponible.
Ajusta límite, anticipo y condiciones
Baja el límite de crédito si un cliente supera el saldo autorizado o entra en 31-60 días sin causa documentada. Pide anticipo, pago contra entrega o pago al contado a clientes nuevos, con retrasos repetidos o con pedidos que exceden el riesgo asumible.
No confundas vender más con cobrar más. Una venta de 5.000 € a un cliente ya vencido puede empeorar la tesorería, aunque eleve la facturación del mes.
Revisa cuatro cifras cada viernes
Anota el total pendiente, el saldo vencido, el porcentaje vencido y el importe situado en más de 60 días. Compara con el viernes anterior. Si el saldo de más de 60 días crece durante dos semanas, revisa límites, pedidos abiertos y responsables de cobro.
El deterioro de créditos comerciales y la provisión por insolvencias se tratan contablemente según el Plan General de Contabilidad, aprobado por el Real Decreto 1514/2007. Una factura vencida no es automáticamente una pérdida definitiva, pero sí una señal para coordinarte con asesoría si la exposición es relevante.
Para preparar la revisión semanal, crea una pestaña llamada “Seguimiento” con cliente, saldo, fecha prometida, acción y responsable. Esa hoja simple suele evitar que una llamada importante se pierda entre correos.
Para comprobar si la reducción de morosidad funciona, no basta con mirar el total vencido. Revisa semanalmente el porcentaje de saldo en cada tramo, el importe recuperado sobre el saldo reclamado y el DSO. La tasa de recupero puede calcularse como importe cobrado de facturas reclamadas / importe reclamado en el periodo × 100; si se reclamaron 20.000 € y entraron 14.000 €, la tasa es del 70 %. El DSO puede estimarse como cuentas a cobrar medias / ventas a crédito del periodo × número de días.
Si baja el saldo de más de 60 días pero sube el DSO, revisa si están creciendo los retrasos recientes o si se han concedido plazos de pago más largos.
Corrige errores y limita el método cuando toque
Corrige los datos antes de reclamar y no uses el aging como sustituto de un análisis jurídico o de solvencia. El informe ordena el problema, pero no resuelve por sí solo una insolvencia, una disputa contractual o una contabilidad desactualizada.
Evita los cuatro fallos que falsean la tabla
No uses emisión como vencimiento sin comprobar condiciones de pago. No reclames siempre lo más antiguo sin mirar importe y concentración. No actualices solo a fin de mes. Y no conviertas una promesa verbal en previsión de tesorería.
Si hay datos duplicados, cobros sin conciliar o facturas rectificativas, dedica entre 15 y 30 minutos a limpiar la lista antes de llamar. Esta limpieza tarda más de lo que parece, pero reclamar una factura ya pagada deteriora la relación comercial.
Separa cobro comercial y acción legal
Conserva facturas, contratos, albaranes, correos y confirmaciones de servicio. Si hay indicios graves de insolvencia, consulta el Registro Mercantil, la información disponible de la empresa y un profesional especializado antes de seguir concediendo crédito.
Este método no basta si cobras siempre al contado, tienes muy pocas facturas pendientes o careces de fechas fiables de vencimiento. Tampoco sustituye una reclamación jurídica, un análisis de solvencia ni una política de crédito cuando ya existen indicios serios de insolvencia.
Dudas habituales
¿Qué es el aging de cuentas por cobrar?
El aging de cuentas por cobrar es un informe que agrupa facturas pendientes por días transcurridos desde su vencimiento. Permite detectar saldos vigentes, vencidos y con más de 90 días de retraso.
¿Desde qué fecha se calcula la antigüedad de una factura?
La antigüedad se calcula desde la fecha de vencimiento pactada, no desde la fecha de emisión. Si no hubo pacto, aplica el plazo legal que corresponda según la Ley 3/2004.
¿Cómo calculo el porcentaje de cartera vencida?
Divide el saldo vencido entre el total pendiente y multiplica el resultado por 100. Con 12.000 € vencidos sobre 40.000 € pendientes, el porcentaje es del 30%.
Revisa el informe de aging una vez por semana y después de conciliar los cobros bancarios. En negocios con muchas facturas, una revisión de 10 a 15 minutos diaria evita acumulaciones.
¿Debo reclamar primero la factura más antigua?
No siempre debes reclamar primero la factura más antigua. Da prioridad a deudas altas, clientes con promesas incumplidas y saldos que superan el límite de crédito.
¿Una factura vencida debe ir a recobro externo?
Una factura vencida no debe ir automáticamente a recobro externo. Valóralo cuando supera 90 días, hay pruebas documentales y el coste de gestión compensa el importe recuperable.
Lo esencial:- Calcula los días desde el vencimiento real, no desde la emisión.
- Prioriza por importe, retraso, concentración y comportamiento del cliente.
- Registra cada promesa con fecha e importe para no confundir intención con cobro.
- Revisa el informe semanalmente y limita el crédito antes de que la deuda envejezca.
Fuentes de interés
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