Un software puede registrar facturas, gastos y movimientos bancarios sin preparar correctamente tus impuestos. Si eres autónomo en España, revisa que se adapte a tu régimen de IVA, retenciones de IRPF, tipo de actividad y obligación de conservar justificantes, porque una categoría mal asignada puede afectar al cierre trimestral.
El mejor software contabilidad autónomos no es el que reúne más funciones, sino el que encaja con tu actividad, régimen fiscal y volumen de facturas.
Elige según quién lleva tus impuestos y registros
El programa correcto depende de quién registra tus gastos, concilia el banco y prepara los modelos tributarios.
Un autónomo en estimación directa, el sistema habitual donde tributas por el beneficio real de tu actividad, necesita controlar ingresos, gastos deducibles, IVA e IRPF. Si tu asesoría hace todo eso, no hace falta pagar por una contabilidad compleja. Si quieres revisar tus cifras cada semana y entregar registros limpios, sí conviene una plataforma con esa capacidad.
Si presentas los modelos por tu cuenta
Necesitas una herramienta que registre facturas emitidas y recibidas, clasifique gastos, concilie movimientos bancarios y prepare los datos para revisar el IVA y los pagos fraccionados. Antes de contratar, comprueba que permite exportar libros registro y distinguir entre borradores, datos exportables y presentación efectiva de cada modelo.
Si una gestoría lleva la parte fiscal
Una herramienta de facturación con gastos puede ser suficiente cuando la gestoría revisa y presenta las declaraciones. Lo útil es que permita dar acceso a la asesoría o enviar exportaciones de facturas, bancos y justificantes sin copiar datos dos veces. Antes de contratar, pregunta a tu gestoría qué formato acepta: la compatibilidad operativa vale más que una función vistosa que nadie vaya a usar.
Si emites pocas facturas y tu gestoría presenta todos los impuestos, prioriza facturación correcta, captura de gastos y exportación. Si llevas los modelos tú mismo, añade conciliación bancaria y libros registro antes de valorar cuadros de mando.
Facturación, contabilidad y gestoría no son lo mismo
Un programa de facturación crea facturas; un software contable ordena operaciones para controlar impuestos; una gestoría aporta revisión fiscal y puede presentar declaraciones.
La factura debe incluir datos como numeración correlativa, fecha, emisor, cliente, base imponible, tipo de IVA y cuota. Una factura rectificativa corrige una factura previa y debe conservar el vínculo con ella. Una factura simplificada, habitual en pequeños comercios, tiene requisitos distintos y no siempre permite deducir el IVA si faltan datos del destinatario.
Lo que resuelve una app de facturas
Una app básica sirve para hacer presupuestos, convertirlos en facturas y saber qué clientes han pagado. Es una buena base para un profesional de servicios que factura por horas o proyectos y tiene pocos gastos. No basta si no permite registrar facturas recibidas, gastos con IVA, retenciones o movimientos bancarios.
Lo que aporta la gestoría online
Una gestoría online combina una plataforma con profesionales que revisan datos y, según el servicio contratado, presentan modelos ante Hacienda. Revisa por escrito qué incluye la cuota: algunos servicios preparan borradores, otros presentan el modelo 303, el 130, el 390, el 347 o el 349, y otros cobran cada declaración aparte.
Compara el coste final y no solo la cuota mensual
El coste real de un programa incluye mensualidad, IVA, límites de uso, extras y tiempo de gestión.
Para una persona autónoma, el gasto total habitual de una aplicación sin asesoría suele moverse entre 10 y 30 euros al mes con IVA en necesidades básicas. Cuando se añaden automatizaciones, varios usuarios, inventario o ventas online, es frecuente situarse entre 30 y 60 euros al mes. La asesoría integrada puede llevar el coste mensual a una franja de entre 60 y 120 euros, según declaraciones y complejidad.
La matriz que evita sorpresas en la factura
Compara cada proveedor con el mismo criterio y guarda una captura de la tarifa el día de la consulta.
| Tipo y ejemplos | Coste final orientativo | Comprueba antes de pagar | Encaja mejor con |
|---|
| Básico: Contasimple, FacturaDirecta | 10-30 €/mes con IVA | Facturas, clientes, bancos y exportación incluidos | Servicios con gestión simple |
| Intermedio: Quipu, Anfix, Sage | 30-60 €/mes con IVA | Conciliación, gastos, impuestos y usuarios | Autónomos que controlan el trimestre |
| Amplio: Holded, Sage con módulos | 30-120 €/mes con IVA | Inventario, ecommerce, nóminas y módulos | Comercio y negocio en crecimiento |
| Con asesoría: Declarando, Xolo u otra | 60-120 €/mes con IVA | Qué modelos presenta y qué operaciones excluye | Quien quiere apoyo fiscal continuo |
Las marcas citadas no tienen el mismo plan, precio ni alcance para todos los clientes. Confirma el precio final, IVA, permanencia y módulos directamente con el proveedor antes de contratar.
Prueba soporte, salida y seguridad
La propiedad práctica de tus datos depende de poder sacarlos en un formato útil. Exige exportación de facturas, clientes, libros registro, movimientos y, si existe, diario contable. Pregunta dónde se guardan las copias de seguridad, cuánto tiempo conserva el proveedor la información tras una baja y cómo recuperas los adjuntos.
Coste real de una herramienta contable
1. Cuota
Precio del plan
2. IVA
Multiplica por 1,21
3. Extras
Bancos, usuarios, módulos
4. Tiempo
Horas que te ahorra
Compara siempre el mismo mes, el mismo número de facturas y las mismas funciones.
Para comparar precios de forma útil, anota siempre el nombre exacto del plan, la fecha de consulta y si el importe se muestra antes o después de IVA. Una cuota anunciada de 15 euros al mes antes de IVA pasa a 18,15 euros, pero el coste puede aumentar si el plan limita el número de facturas emitidas, usuarios, empresas, bancos conectados o adjuntos. Revisa también si la conciliación bancaria, la digitalización de tickets, el inventario, la conexión con ecommerce, la exportación CSV o el acceso de la asesoría requieren módulos adicionales.
Si comparas un programa de contabilidad para autónomos con una gestoría online, suma las declaraciones incluidas, las operaciones excluidas y cualquier coste por presentación o consulta fiscal.
Comprueba VeriFactu, TicketBAI y facturae por escrito
La compatibilidad fiscal debe comprobarse por función, fecha y plan contratado, no por una frase comercial.
VeriFactu es el sistema ligado a los requisitos de los sistemas informáticos de facturación previstos en el Real Decreto 1007/2023; no equivale automáticamente a que cualquier función de una aplicación esté activa para tu cuenta. La Agencia Tributaria es la referencia para obligaciones estatales de IVA e IRPF, y puedes consultar sus criterios en la Sede electrónica de la Agencia Tributaria.
Matriz mínima de cumplimiento
Esta tabla no certifica a ningún proveedor: sirve para documentar tu comprobación antes de contratar.
| Requisito | Qué debe confirmar el proveedor | Estado que debes anotar | Fecha |
|---|
| VeriFactu y Ley Antifraude | Trazabilidad, registros y versión contratada | Disponible, prevista o no aplicable | Fecha de respuesta escrita |
| TicketBAI | Integración para territorio foral concreto | Confirmar si operas allí | Fecha de respuesta escrita |
| Facturae | Creación y firma para Administración Pública | Incluido o módulo adicional | Fecha de respuesta escrita |
| SII | Envío al Suministro Inmediato de Información | Solo si estás obligado | Fecha de respuesta escrita |
Modelos que puede generar o presentar
Un programa puede preparar datos para el modelo 303 de IVA, el 130 de IRPF o el 131 de módulos. La estimación objetiva, conocida como módulos, calcula el rendimiento con parámetros fijados y no con el beneficio real. Confirma también los casos menos frecuentes: modelo 349 para operaciones intracomunitarias, modelo 347 para determinadas operaciones con terceros y modelo 390 como resumen anual de IVA.
No basta con que una herramienta mencione impuestos: conviene separar qué modelos calcula, cuáles exporta y cuáles puede presentar mediante una gestoría o una autorización específica. Como referencia, el modelo 303 corresponde al IVA, el modelo 130 a pagos fraccionados de IRPF en los casos en que proceda, el 111 a retenciones practicadas y el 349 a determinadas operaciones intracomunitarias. El modelo 390 puede ser necesario como resumen anual de IVA, aunque existen supuestos exonerados.
Antes de elegir, crea una ficha por proveedor con las columnas «modelo», «genera borrador», «exporta datos», «presenta» y «advertencia de régimen». Así evitarás contratar una función de gestión fiscal de autónomos que solo muestra estimaciones y no cubre tu obligación concreta.
El programa cambia según tu actividad y tu régimen
El régimen fiscal y el canal de venta determinan más funciones que el número de facturas.
Un profesional de servicios suele necesitar facturas recurrentes, retenciones y gastos; un comercio necesita controlar ventas e inventario; un ecommerce debe cuadrar cobros de plataformas. En ecommerce, un ingreso de 100 euros puede llegar al banco reducido por comisión, y el software debe reflejar ambas partes para que la conciliación sea real.
Servicios, comercio y hostelería
Para servicios profesionales, busca presupuestos, facturas periódicas, retenciones de IRPF y avisos de cobro. Para comercio y hostelería, revisa TPV, factura simplificada, caja, devoluciones e inventario. El software no funciona bien si tienes varios puntos de venta o almacenes y el plan contratado solo admite un stock básico.
Ecommerce, recargo y sociedad
En ecommerce, confirma integración con marketplace, tienda online, pasarelas de pago, ventas en la Unión Europea y modelo 349 cuando corresponda. Si aplicas recargo de equivalencia, un régimen especial de IVA para ciertos comerciantes minoristas, no actives cálculos automáticos sin validar el tratamiento con asesoría. Un autónomo societario tampoco debe elegir como si fuera persona física: una sociedad tiene obligaciones contables y fiscales propias.
Prueba un cierre trimestral antes de migrar tus datos
La prueba más útil consiste en reproducir un trimestre completo antes de trasladar todos tus registros.
Para elegir una herramienta contable siendo autónomo, prueba primero el ciclo que termina en tu declaración: ticket con datos válidos, gasto clasificado, banco conciliado y resumen de IVA e IRPF. Si solo puedes emitir facturas pero no justificar gastos, revisar cobros ni exportar libros, necesitarás otra solución o el apoyo de una gestoría.
Del ticket al gasto deducible
Un gasto deducible es un gasto relacionado con la actividad que puede reducir la base sobre la que tributas, siempre que cumpla las condiciones fiscales y esté justificado. Registra proveedor, fecha, importe, IVA y categoría; conserva el justificante y revisa que el cargo aparezca en el banco.
Del banco al modelo trimestral
Relaciona una factura emitida con su cobro y una factura recibida con su pago. Las comisiones bancarias, pagos duplicados y facturas pendientes deben quedar visibles antes de calcular el trimestre. Después, revisa la previsión del modelo 303 y del 130 o 131, según tu régimen, y exporta los libros necesarios.
No conviene elegir un software estándar sin asesoramiento adicional si tienes una sociedad compleja, nóminas avanzadas, operaciones internacionales frecuentes, varios almacenes o una obligación fiscal específica que la herramienta no cubre. Si emites muy pocas facturas y una gestoría lleva toda la gestión, puede bastar una solución básica de facturación o incluso el sistema que indique tu asesoría.
Preguntas frecuentes
¿Cuál es el mejor programa para autónomos?
El mejor es el que cubre tu régimen fiscal y el trabajo que haces sin duplicar tareas con la asesoría. Para entre 5 y 30 facturas mensuales, prioriza gastos, banco y exportación antes que inventario o nóminas.
¿Puedo llevar la contabilidad gratis con Excel?
Sí, Excel puede servir al empezar si tienes pocas operaciones y mantienes facturas ordenadas. No crea trazabilidad ni conciliación automática, por lo que el riesgo de errores crece cuando superas varias decenas de movimientos al mes.
¿El software presenta el modelo 303 por mí?
Solo lo presenta si el servicio contratado lo indica expresamente y tienes autorizada esa gestión. Muchas herramientas calculan un borrador o exportan datos para que presentes tú el modelo 303 o lo haga tu asesoría.
¿Qué tengo que comprobar sobre VeriFactu?
Debes confirmar por escrito si tu plan incluye la función, qué versión aplica y desde qué fecha está disponible. VeriFactu no debe asumirse por un anuncio general del proveedor.
Una elección segura empieza con una prueba real
Elige dos o tres opciones y prueba el mismo circuito con datos ficticios antes de migrar desde Excel: una factura con IVA e IRPF, un ticket, un cobro bancario y un informe trimestral. Solicita al proveedor una respuesta escrita sobre exportación, soporte y cumplimiento fiscal, y pide a tu asesoría que confirme si podrá trabajar con esos datos.
La mejor compra es la que te permite cerrar el trimestre con registros claros, justificantes localizables y una salida de datos que no te deje atrapado.
Antes de pagar una cuota anual, comprueba que puedes registrar un gasto, conciliar un banco y exportar tus libros. Si esas tres tareas funcionan, la herramienta ya está resolviendo el núcleo de tu contabilidad.
