En una operación B2B, cada factura vencida puede generar intereses de demora y una indemnización mínima de 40 euros por costes de cobro. Puedes reclamarla aunque hayas gestionado el impago por tu cuenta, siempre que la deuda sea exigible y el retraso no se deba a ti.
La gestión exige documentar la deuda, reclamar por escrito y elegir la vía adecuada según el importe, las pruebas y la respuesta del cliente.
Decide según la prueba y la conducta del cliente
Elige el canal según el importe, los documentos disponibles y la actitud del deudor: un retraso puntual admite un recordatorio, pero el silencio o las excusas repetidas justifican escalar la reclamación.
La Ley 3/2004 regula la morosidad entre empresas y profesionales: salvo pacto válido distinto, el plazo de pago no debe superar 60 días naturales y el acreedor puede reclamar intereses desde el vencimiento. Puedes consultar la norma en el Boletín Oficial del Estado.
Árbol para elegir la vía de cobro
Usa este criterio antes de iniciar una vía formal:
- Recordatorio por email: factura vencida hasta 7 días, cliente localizable y retraso que parece puntual.
- Plan de pagos: el cliente reconoce por escrito el importe, pero propone abonar en dos o más cuotas.
- Burofax: hay dos contactos escritos sin pago, promesas incumplidas o falta de respuesta.
- Mediación: ambas partes quieren conservar la relación y discuten una parte concreta del servicio.
- Monitorio: deuda dineraria, vencida, exigible y apoyada en documentos comerciales.
- Demanda declarativa: la factura está discutida con argumentos, el monitorio recibe oposición o hay que interpretar un contrato.
Cronograma desde el día de vencimiento
Un calendario interno evita que la reclamación dependa de decisiones improvisadas.
| Momento | Acción y canal | Responsable | Criterio para escalar |
|---|
| Día 1 | Email con factura y cuenta bancaria | Administración | Sin confirmación en 3 días |
| Día 4 a 7 | Llamada y confirmación por email | Responsable comercial | No hay fecha concreta de pago |
| Día 15 | Plan firmado o requerimiento final | Gerencia | Promesa previa incumplida |
| Día 30 | Burofax, mediación o revisión jurídica | Gerencia o asesoría | Silencio, negativa o riesgo de insolvencia |
Un impago no afecta únicamente al beneficio previsto: reduce la liquidez disponible para pagar nóminas, proveedores, impuestos e inversiones. Para medir su efecto, revisa cada semana el saldo vencido, el porcentaje de deuda con más de 30, 60 y 90 días, el plazo medio de cobro y la concentración de riesgo por cliente. Por ejemplo, una factura de 10.000 euros retrasada 90 días puede obligar a financiar pagos corrientes aunque el negocio sea rentable sobre el papel.
Un informe de antigüedad de saldos permite priorizar las deudas de mayor importe, detectar clientes reincidentes y actualizar una previsión de tesorería realista con fechas de cobro probables, no solo con las fechas pactadas.
Firma un plan de pagos
Un acuerdo solo sirve si el cliente reconoce el saldo y cumple una primera cuota en la fecha pactada.
El reconocimiento debe identificar al deudor, el importe, las facturas y la causa de la deuda, además del calendario, la cuenta de ingreso y el vencimiento anticipado del resto si se incumple una cuota. Conviene indicar los intereses, conservar la aceptación expresa y no aceptar aplazamientos sucesivos sin un primer pago efectivo.
Cláusulas que debe incluir el acuerdo
Incluye facturas, principal pendiente, cuotas, fechas, cuenta de ingreso, intereses aplicables y consecuencias del incumplimiento.
Modelo de email para el primer aviso
Puedes adaptar este texto sin amenazar ni disculparte por reclamar lo que corresponde:
Asunto: Pago pendiente de la factura [número]
Hola, [nombre]. La factura [número], por importe de [importe] euros, venció el [fecha] y figura pendiente de pago. Rogamos que se abone antes del [fecha, entre 3 y 7 días] en la cuenta [IBAN] o que nos indiquéis por escrito cualquier incidencia concreta. Si necesitáis un aplazamiento, enviad una propuesta de calendario con fecha e importe de cada cuota.
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En B2B suma intereses y 40 euros por factura
En una operación comercial B2B puedes reclamar el principal, intereses de demora y una indemnización mínima de 40 euros por costes de cobro por cada factura vencida, sin necesidad de contratar una empresa de recobro.
El interés comercial equivale al tipo de referencia del Banco Central Europeo más ocho puntos porcentuales, salvo pacto válido distinto. Separa siempre el principal, los intereses desde el vencimiento, los 40 euros por factura y los costes adicionales razonables que puedas acreditar.
Para calcular la reclamación, separa siempre: principal pendiente + intereses desde el vencimiento + 40 euros por cada factura + costes adicionales acreditados. Esta separación permite negociar una quita de intereses sin confundirla con una rebaja del principal.
Ejemplo de cálculo de lo reclamable
Dos facturas vencidas de 2.000 y 1.500 euros suman 3.500 euros de principal, 80 euros de indemnización y los intereses calculados individualmente desde cada vencimiento hasta el pago.
Requerimiento final por burofax
El burofax acredita el contenido y el envío; identifica las facturas, el importe y el plazo final de pago.
Se requiere el pago de las facturas [números], por principal de [importe] euros, vencidas los días [fechas]. A dicha cantidad se añadirán los intereses de demora previstos en la Ley 3/2004 y la indemnización de 40 euros por cada factura vencida. El pago deberá efectuarse antes del [fecha, entre 5 y 10 días]; en otro caso se valorará la reclamación judicial.
Monitorio si la deuda está probada y exigible
El monitorio permite reclamar una deuda dineraria, líquida, vencida y exigible respaldada por documentos comerciales.
Presenta el contrato o presupuesto aceptado, pedido, albaranes, factura, correos de aprobación, mensajes relevantes y justificantes de entrega, ordenados por fecha y vinculados a cada factura. Tras la admisión, el deudor tiene 20 días para pagar u oponerse; si no responde, puedes solicitar ejecución.
Documentos para sostener la petición
La combinación de encargo, entrega y aceptación reduce el margen para alegar que el servicio nunca se prestó.
Si se opone o no tiene bienes
La oposición no supone perder, pero puede derivar el asunto al juicio correspondiente según la cuantía y las circunstancias. Antes de aumentar gastos, revisa la solvencia y posibles señales de insolvencia, actividad reducida o embargos previos.
Ruta de cobro desde el vencimiento
Días 1-7
Recordatorio escrito
Días 8-15
Plan firmado o aviso final
Días 16-30
Burofax y revisión de prueba
Desde día 31
Monitorio o demanda
IVA, factura discutida y concurso cambian el plan
Una factura impagada puede exigir cobrar al cliente y corregir el IVA cuando la ley lo permite.
La modificación de la base imponible no es automática: requiere requisitos, factura rectificativa, comunicación y plazos distintos para crédito incobrable o concurso. Si existe disputa, pide que el cliente concrete por escrito si cuestiona el precio, la entrega, la calidad o el alcance; si entra en concurso, consulta el anuncio oficial y comunica el crédito conforme a la normativa concursal.
Recupera el IVA sin dejar pasar el plazo
Revisa los plazos legales antes de desistir del cobro y confirma el procedimiento aplicable antes de emitir una rectificativa.
Disputa real o concurso del deudor
Una queja vaga no impide reclamar, pero una controversia documentada sobre el cumplimiento puede requerir ajustar la cuantía o acudir a juicio.
Los intereses comerciales, la indemnización de 40 euros y la recuperación de IVA no se aplican automáticamente a deudas con consumidores, nóminas, alquileres u obligaciones sin una operación comercial documentada. Si hay fraude, deuda transfronteriza, concurso o una cuantía relevante discutida, conviene revisar el expediente con un profesional antes de enviar un requerimiento o presentar demanda.
Dudas habituales
¿Cómo puedo cobrar una factura impagada?
Envía un requerimiento escrito, reúne las pruebas y escala a burofax o monitorio si no hay pago.
¿Puedo reclamar 40 euros por cada factura?
Sí, en operaciones B2B puedes reclamar 40 euros por cada factura vencida, además del principal e intereses.
¿Cuánto tiempo tiene el deudor para responder a un monitorio?
Tiene 20 días para pagar u oponerse tras la admisión del monitorio.
¿Puedo reclamar una factura solo con un WhatsApp?
Puede servir como prueba, pero conviene aportar también factura, pedido, presupuesto, albarán o prueba de entrega.
Pide que concrete por escrito qué discute y con qué motivo; una controversia real puede exigir juicio.
¿Cuándo prescribe una factura entre empresas?
Muchas acciones personales prescriben a los 5 años, con matices; un requerimiento fehaciente puede interrumpir la prescripción.
¿Puedo recuperar el IVA de una factura que no he cobrado?
Puedes modificar la base imponible si cumples los requisitos, plazos y procedimiento fiscal aplicables.
Cierra cada impago con una decisión documentada
Cada vencimiento debe tener responsable, pruebas conservadas y una fecha concreta para escalar la reclamación.
Lo esencial:- Reclama por escrito desde el primer día y conserva cada prueba de envío.
- Exige un plan firmado cuando el cliente reconoce la deuda pero no puede pagar al contado.
- En B2B, calcula principal, intereses y 40 euros por cada factura vencida.
- Antes del monitorio, verifica documentos y solvencia para no gastar más de lo recuperable.
- Revisa el IVA y el concurso sin demora, porque sus plazos siguen reglas propias.
Para prevenir futuros impagos, crea límites de crédito, alertas de vencimiento y criterios de riesgo que permitan decidir cuánto crédito conceder antes de emitir la próxima factura.
La prevención empieza antes de emitir la factura. Clasifica a cada cliente con un scoring de riesgo que tenga en cuenta su historial de pagos, antigüedad de la relación, importe medio de los pedidos, incidencias anteriores y señales externas de dificultad financiera. Con esa información puedes fijar límites de crédito, exigir anticipos en operaciones de mayor riesgo o bloquear nuevos pedidos cuando existan facturas vencidas. También conviene establecer una política escrita: quién autoriza excepciones, qué plazo máximo se concede y cuándo se pasa de pago a 30 días a pago anticipado.
Así, el cobro de facturas deja de depender solo de perseguir retrasos y pasa a formar parte del control comercial.
Cuando hay muchas facturas vencidas o el equipo interno no puede mantener el cronograma de contactos, puede ser útil externalizar parte del recobro o apoyarse en herramientas de automatización. Un sistema de gestión puede enviar recordatorios por email, registrar llamadas, programar alertas de vencimiento y conservar la reclamación por escrito junto con los justificantes de entrega. La externalización conviene especialmente si hay expedientes dispersos, deudores difíciles de localizar o necesidad de preparar un proceso monitorio con rapidez.
Antes de contratar, compara la comisión sobre lo recuperado, los gastos fijos, la forma en que contactarán al cliente y si el servicio incluye asesoramiento jurídico o cobertura de costes. La supervisión final debe seguir siendo de la empresa acreedora.
Para saber más
Si deseas profundizar, aquí tienes algunos recursos de interés:
